Wann kommt das papierlose Büro? Vielleicht nie, aber zumindest das papierreduzierte Arbeiten ist in vielen Unternehmen längst Alltag. Das hat eine Studie von Statista im Auftrag von Adobe ergeben. Darin berichten viele Unternehmen von erheblichen Effizienz- und Kostenvorteilen.
Hand aufs Herz: Was geht Ihnen durch den Kopf, wenn sie den Begriff „papierloses Büro“ hören? Vielleicht so was wie: Ja ja, das wird seit Jahrzehnten versprochen, aber Realität geworden ist es nie. Mit dieser Meinung sind Sie sicher nicht allein, dennoch ist nun die Zeit gekommen, die Vorurteile zu revidieren. Denn: Das papierlose Büro kommt – oder zumindest das papierreduzierte Büro. Und zwar mit Macht. Das belegt eine Umfrage unter 400 Unternehmen, die Statista im Dezember 2023 und Januar 2024 in Deutschland im Auftrag von Adobe ausgeführt hat. 89 Prozent der Befragten räumen papierreduziertem Arbeiten einen hohen oder sehr hohen Stellenwert ein. Lediglich ein Prozent will damit nichts zu tun haben. 24 Prozent der Befragten haben schon entsprechende Maßnahmen ergriffen, dreiviertel planen es.
Die Studie zeigt eindeutig: Unternehmen, die Papier-Prozesse reduzieren, ziehen daraus klare Vorteile hinsichtlich Effizienz, Kosten und Planbarkeit. Von den Unternehmen, die das papierreduzierte Arbeiten bereits aktiv vorantreiben, berichten 94 Prozent von (sehr) hohen Effizienzsteigerungen. Im Einzelnen profitieren diese Unternehmen von einem geringeren Papierverbrauch und damit geringeren Druckkosten sowie von einem besseren Zugriff auf Dokumente in der Cloud und damit von einem Zeitgewinn. Die Befürchtung, durch digitale Dokumente könnte die Datensicherheit leiden, ist unbegründet. 42 Prozent der Vorreiter berichten sogar von einer verbesserten Datensicherheit, vor allem weil leicht zugängliche Aktenarchive wegfallen. Das schützt die Daten und vereinfacht komplexe Abläufe und spart obendrein Fläche für unnütze Aktenschränke.
Auch nimmt die Umfrage den Kritikern den Wind aus den Segeln, die behaupten, die Einführung von digitalen Lösungen werde immer teurer und dauere länger als geplant. Während das bei anderen IT-Projekten durchaus vorkommt, gilt das nicht für das papierreduzierte Arbeiten. 78 Prozent der Befragten haben den Aufwand für die Implementierung genau richtig eingeschätzt.
Bisher war allgemein von digitalen Lösungen die Rede. Die sind die Voraussetzung, um Papier zu ersetzen. Die Wege dorthin sind aber unterschiedlich. Besonders beliebt sind Dokumentenmanagement-Systeme (78 Prozent). Sie erlauben es, unabhängig von Zeit und Ort zu arbeiten – ein großer Vorteil, weil sich nach der Corona-Pandemie das Home-Office als bleibende Arbeitsform etabliert hat. Das gilt auch für Cloud-Speicherlösungen (73 Prozent). Einen hohen Stellenwert genießen Systeme für die elektronische und rechtskräftige Unterschrift wie zum Beispiel Adobe Acrobat Sign, die bereits in 64 Prozent der Unternehmen vorhanden sind. 52 Prozent der Unternehmen wollen für das papierreduzierte Arbeiten keine eigene Technik einführen, sondern planen die Integration in bereits bestehende Systeme.
Eines zeigt die Umfrage aber auch: Digitalisierung allein bringt nicht die erhofften Effizienzvorteile, wenn die Prozesse nicht mitziehen. Die Hälfte der Befragten gibt an, dass eine transparente Kommunikation entscheidend ist, um die Zusammenarbeit zu fördern und um Missverständnisse zu vermeiden. Klare Zuständigkeiten zur Vermeidung von Doppelarbeit (43 Prozent) und eine eindeutige Definition von Prozessen und Standards (43 Prozent) seien ebenfalls essenziell. Nicht minder hilfreich sind Schulungen (41 Prozent), damit die Mitarbeitenden zügig produktiv und effizient mit dem digitalen Papierersatz arbeiten können.
Unternehmen profitieren also erheblich vom papierreduzierten Büro – aber auch die Umwelt. 2022 lieferte die deutsche Papierindustrie 17,9 Millionen Tonnen Papier, was einem durchschnittlichen Verbrauch pro Person von 211,6 Kilogramm entspricht. 2010 waren es noch 247 Kilogramm. Ein reduzierter Papierverbrauch macht sich also positiv im CO2-Fußabdruck und im Ressourcenverbrauch bemerkbar und zahlt auf die Nachhaltigkeitsbemühungen eines Unternehmens ein. Wieviel sich etwa allein mit E-Signaturen in elektronischen statt gedruckten Dokumenten konkret einsparen lässt, können Sie anhand des Resource Saver Calculators von Adobe selbst überprüfen.
Nochmal zurück zur Eingangsfrage: Das papierreduzierte Büro rückt ein großes Stück näher. Aber wird aus „papierreduziert“ jemals „papierlos“? Danach sieht es derzeit nicht aus. Unternehmen werden Papier vermutlich noch lange verwenden, aber viel bewusster und nur für wirklich wichtige Dokumente.
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Lesen Sie hier Details der Statista-Studie:
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