Home-Office, virtuelle Teams, Videokonferenzen statt Reisen – die Pandemie hat die „Anywhere Economy“ beschleunigt, und private und berufliche Aufgaben können immer einfacher von ĂĽberall erledigt werden. Digitale Kommunikations-Tools wirken dabei als Katalysator der digitalen Transformation. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie nutzen inzwischen drei Viertel der Unternehmen Videokonferenzen, wohingegen Brief und Fax endgĂĽltig zum Auslaufmodell werden.
Doch sobald Papierdokumente im Spiel sind, gerät die Digitalisierung in den Unternehmen noch immer ins Stocken – allen voran bei der Verwaltung von Verträgen. Diese finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Sie weisen meist einen erheblichen Umfang auf und werden oft mehrfach ausgedruckt, verschickt, eingescannt und so fort. Diese Vorgehensweise birgt nicht nur diverse Risiken und Nachteile, sie hindert Unternehmen auch daran, nahtlose digitale Prozesse einzuführen. Doch gerade die Umwandlung alltäglicher Prozesse in einen digitalen Arbeitsablauf sorgt dafür, dass Unternehmen effizienter und kundenorientierter agieren können.
Volle Transparenz bei digitalen Verhandlungen und VertragsabschlĂĽssen
Die Digitalisierung des Vertragsmanagements umfasst viel mehr als nur das Versenden von elektronisch unterzeichneten Unterlagen. Digitalisierte Prozesse laufen grundsätzlich geordneter ab als die manuelle Verwaltung. Die Verträge liegen mit allen relevanten Informationen an einem einzigen, durchsuchbaren Ort – mit Berechtigungskontrolle. Während sämtlicher Verhandlungsphasen können Anpassungen digital nachverfolgt werden. Es ermöglicht den Parteien, Verträge zur Überprüfung zu senden, Änderungen über mehrere Versionen hinweg zu verfolgen und allen Akteuren ihre jeweilige Rolle im Genehmigungsprozess zuzuweisen. Die geforderte Rechtssicherheit, die Unternehmen bei der Ausgestaltung und für den Abschluss von Verträgen benötigen, wird gemäß den Vorschriften der jeweiligen Branche gewährleistet. Zudem können Verträge mit Hilfe von KI umfassend analysiert werden.
Um einen nahtlosen Datenaustausch und eine reibungslose Interaktion zwischen Benutzern zu ermöglichen, lassen sich die digitalen Vertragsmanagementsysteme (das sogenannte Contract Lifecycle Management CLM) in alle gängigen Geschäftslösungen integrieren. In CRM-Systemen wie Salesforce können neue Verträge automatisch mit vorhandenen CRM-Daten ausgefüllt werden. Mit der Integration in Videokommunikations-Plattformen wie Zoom ist es zudem möglich, Verträge sicher und live zu unterschreiben und vor der Unterzeichnung noch Details zu besprechen.
Folgende Abteilungen profitieren am stärksten vom digitalen Vertragsmanagement:
Vertrieb: Während des Verkaufsprozesses definieren Verträge jeden wichtigen Meilenstein – von der Verhandlung und Unterzeichnung bis hin zur Abrechnung und Verlängerung. Folglich können ineffiziente Methoden der Vertragsverwaltung und -speicherung wie E-Mail oder Excel-Tabellen dem Unternehmen spürbare Umsatzeinbußen kosten. Eine effektive Vertragsmanagementlösung optimiert nicht nur den Verkaufsprozess und minimiert die Betriebskosten, sondern verbessert auch das Kundenerlebnis – und steigert somit den Umsatz und erhöht die Kundenbindung.
Rechtsabteilung: Die rechtliche Prüfung und Genehmigung ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg jedes Vertrags, aber traditionell auch einer der zeitintensivsten. Studien wie beispielsweise von Forrester bestätigen, dass Jusristinnen und Juristen Ineffizienzen in ihrem Vertragsmanagement auf die manuelle Übertragung von Daten zurückführen und Verträge aufgrund von Fehlern regelmäßig überarbeiten müssen. Durch die Einführung von Analyse-, Sicherheits- und Sendeverfolgungs-Funktionen in den Vertragsmanagement-Prozess lassen sich solche Risiken reduzieren und die Einhaltung von Richtlinien und Regulationen sichern. Zudem kann die betriebliche, vertragliche und regulatorische Compliance mit Klauselbibliotheken und künstlicher Intelligenz verbessert werden.
Einkauf: Als wichtigstes Bindeglied zwischen einer Organisation und ihren Lieferanten steht der Einkauf unter enormem Druck, schnell zu handeln. Manuelle Prozesse und papierbasierte Verfahren führen im Einkauf zu Ineffizienzen und unvorhergesehenen Kosten und schränken die Fähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.
Weniger BĂĽrokratie und mehr Nachhaltigkeit
Mit dem Umstieg auf papierlose Prozesse leisten Unternehmen außerdem einen wesentlichen Beitrag zu weniger CO2-Emissionen. Dazu ein Beispiel: Der Personaldienstleister doctari hatte im Jahr 2020 ein Gesamtvolumen von 22.500 Verträgen und wandte sich an DocuSign, um lästige Papierberge zu vermeiden und von den digitalen Lösungen zu profitieren. Auf fünf Jahre hochgerechnet kann das Drucken von 112.500 Verträgen somit vermieden werden – und das allein für ein Unternehmen.
Fazit: Digitale Prozesse können Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können dadurch viel flexibler und unabhängiger arbeiten. Das digitale Vertragsmanagement kann hier ein entscheidender Baustein sein und zusätzliche Effizienz in Unternehmensprozesse bringen, um auch künftig wettbewerbsfähig zu bleiben.
kommentar field