Längst ist digitale Kommunikation ein zentraler Bestandteil des täglichen Lebens geworden. E-Mails sind hierbei ein unverzichtbares Mittel der Kommunikation, sei es für persönliche Angelegenheiten oder geschäftliche Transaktionen. 347 Milliarden E-Mails wurden 2023 täglich ausgetauscht – Tendenz steigend! Doch während E-Mails zweifellos bequem und effizient sind, bergen sie auch erhebliche Risiken, insbesondere dann, wenn sie unverschlüsselt versendet werden.
Laut aktuellem Bericht zur Lage der IT-Sicherheit in Deutschland des BSI ist die Bedrohungslage durch Cyberkriminalität so hoch wie nie. In diesem Zusammenhang wird die Bedeutung von E-Mail-Verschlüsselung immer deutlicher. Durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien wird effektiv verhindert, dass Unbefugte auf vertrauliche Informationen zugreifen. Das macht E-Mail-Verschlüsselung zu einem unverzichtbaren Instrument für die Sicherheit der digitalen Kommunikation.
Herausforderungen und Risiken
Unverschlüsselte E-Mails bergen eine Vielzahl von Risiken. Ein Verstoß gegen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist nur eine der möglichen Konsequenzen. Die unbeabsichtigte Offenlegung sensibler Daten kann zu schwerwiegenden Datenschutzverletzungen und erheblichen finanziellen Strafen führen – vom Vertrauensverlust von Kunden:innen und Geschäftspartnern ganz zu schweigen.
Auch das ungewollte Abhören und Mitlesen sensibler, geschäftskritischer Informationen ist ein Risiko für Unternehmen. Unverschlüsselte Daten können von Angreifern während der Übertragung abgefangen und mitgelesen werden. Das Risiko steigt, wenn ungesicherte Netzwerke wie öffentliches WLAN oder ungesicherte Internetverbindungen verwendet werden – in Zeiten von Mobile und Remote Work keine Seltenheit.
Trotz der hohen Sicherheitsrisiken, die mit einem unverschlüsselten E-Mail-Verkehr einhergehen, sind Lösungen zum verschlüsselten E-Mailversand noch nicht flächendeckend im Einsatz. Die Gründe dafür sind vielfältig:
- Mangelndes Bewusstsein und Verständnis: Viele Unternehmen sind sich der Bedeutung von E-Mail-Verschlüsselung nicht bewusst. Ohne ausreichende Aufklärung über die Risiken unverschlüsselter Kommunikation fehlt oft die Motivation, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
- Kosten und Ressourcen: Die Erhöhung des Schutzniveaus stellt für viele Unternehmen einen zusätzlichen Kostenpunkt dar, sei es für den Erwerb von Softwarelizenzen, Schulungen für Mitarbeiter oder die Implementierung und Wartung von Verschlüsselungssystemen. Insbesondere kleinere Unternehmen mit begrenzten Budgets zögern bei diesen Investitionen.
- Komplexität und Benutzerfreundlichkeit: Verschlüsselung, die auf manuellen Austausch von Zertifikaten basiert, ist oft sehr technisch und umständlich für die tägliche Nutzung. Mangelnde Benutzerfreundlichkeit und eine fehlende Integration in bestehende E-Mail-Systeme können die Akzeptanz und Implementierung von Verschlüsselungslösungen behindern.
Kriterien für eine Lösungen zum verschlüsselten E-Mail-Versand
Auf der Suche nach einer Lösung für eine funktionierende E-Mail-Verschlüsselung, die von Mitarbeitenden akzeptiert und tatsächlich genutzt wird, sind einige entscheidende Kriterien zu beachten, die bei der Auswahl einer einer E-Mail-Verschlüsselungslösung berücksichtigt werden sollten:
- Maximaler User Komfort: Die E-Mail-Verschlüsselungslösung ist einfach und intuitiv, was die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden erhöht. Ein entsprechendes Schulungsangebot oder ein umfassendes Onboarding gehören zu jeder Softwarelösung dazu.
- Höchste Sicherheit: Die Lösung bietet unterschiedliche Sicherheitsstufen bis hin zur durchgehenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des E-Mail-Verkehrs. Damit sind die Daten zu jeder Zeit vor unbefugten Zugriff geschützt, sowohl während der Übertragung als auch während der Speicherung.
- Transparenz: Empfangs- und Downloadbestätigungen sorgen dafür, dass die E-Mail-Kommunikation nachvollziehbar bleibt. Mitarbeitende haben so einen klaren Überblick darüber, ob Daten sicher übertragen und erfolgreich empfangen wurden.
- Nahtlose Integration: Die Lösung lässt sich durch entsprechende Add-Ons nahtlos in bestehende E-Mail-Systeme integrieren, so dass Mitarbeitende direkt in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten können, ohne ihre Arbeitsweise wesentlich zu ändern.
- Geringer Administrationsaufwand: Neben einer nahtlosen Integration sollte in Zeiten des chronischen Fachkräftemangel auch der Administrationsaufwand so gering wie möglich gehalten werden. Damit wird die IT-Abteilung entlastet und kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
- Deutscher Lösungsanbieter: Beim Thema Datensicherheit spielt der Standort des Anbieters eine signifikante Rolle. Wenn Entwicklung, Support und Hosting der E-Mail-Verschlüsselungslösung in Deutschland liegen, können Unternehmen sicher sein, dass sie den deutschen Datenschutzbestimmungen und hohen europäischen Sicherheitsstandards entsprechen.
Letztendlich ist es entscheidend, dass Unternehmen die Sicherheit ihrer digitalen Kommunikation ernst nehmen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um sich vor den Risiken unverschlüsselter E-Mails zu schützen. Indem sie auf Lösungen setzen, die den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen und gleichzeitig den Komfort und die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen, können sie sicherstellen, dass ihre sensiblen Daten jederzeit geschützt sind.
Die FTAPI Software GmbH aus München ist Experte im Bereich E-Mail-Verschlüsselung. Dank zertifizierter Sicherheit und intuitiver Benutzbarkeit der Software wird das Versenden verschlüsselter E-Mails fester Bestandteil des Arbeitsalltags.
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