E-Patienentenakte: Krankenhäuser tauschen sich in "Selbsthilfegruppe" aus

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This article is also available in English. It was translated with technical assistance and editorially reviewed before publication.

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Über den Stand der elektronischen Patientenakte (ePA) tauschten sich Experten auf einer Veranstaltung der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) aus, die auch als Selbsthilfegruppe bezeichnet wurde. Ärzte und IT-Verantwortliche aus Krankenhäusern diskutierten über ihre Erfahrungen aus Pilot‑ und frühen Produktivphasen – jenseits von politischen Zielbildern und technischen Hochglanzfolien.

Schnell zeigte sich: Die ePA ist weniger ein abgeschlossenes Produkt als ein komplexer Umbau laufender Versorgungs- und Dokumentationsprozesse. Themen wie Dokumentenformate, Automatisierung, Widerspruchsrechte, technische Abhängigkeiten, Kostenfragen, IT-Sicherheit und die tatsächliche Nutzbarkeit durch Patientinnen und Patienten rückten in den Vordergrund.

Herzstück der Digitalisierung des Gesundheitswesens

Die ePA gilt als eines der zentralen Digitalisierungsprojekte im deutschen Gesundheitswesen. Sie soll medizinische Informationen sektorenübergreifend verfügbar machen, Doppeluntersuchungen vermeiden und die Versorgung koordinierter gestalten. Politisch wird sie seit Jahren als Schlüssel zu einer modernen, datengetriebenen Gesundheitsversorgung positioniert.

Gleichzeitig wurde bereits lange vor dem Start der „ePA für alle“ darauf hingewiesen, dass dieses Ziel nicht von Beginn an erreicht werden kann. Insbesondere aus ärztlichen, technischen und organisatorischen Kreisen kam früh die Einschätzung, dass die ePA zum Start vor allem als Dokumentenakte ausgestaltet sein werde. Inhalte würden zunächst überwiegend als PDF‑Dateien vorliegen, während strukturierte, maschinenlesbare Informationen erst schrittweise folgen könnten.

Dokumentenzentrierter Start der elektronischen Patientenakte

Schon in der Vorbereitungsphase der ePA war absehbar, dass eine weitgehend strukturierte Akte zum Start nicht realistisch ist. Fachbeiträge und Stellungnahmen – unter anderem aus der ärztlichen Selbstverwaltung – machten deutlich, dass Strukturierung tief in die Primärsysteme eingreift, neue Arbeitsabläufe erfordert und hohe Anforderungen an Standardisierung stellt.

Strukturierte Daten benötigen stabile Standards, tiefgreifende Anpassungen von Krankenhausinformationssystemen (KIS) und Subsystemen, klar geregelte Prozesse über Sektorgrenzen hinweg sowie eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern. All dies ließ sich nicht gleichzeitig mit einem bundesweiten Roll‑out umsetzen. Die Folge: Die ePA startete zwangsläufig als dokumentenzentrierte Akte, ergänzt um einzelne strukturierte Elemente wie die Medikationsliste.

Moritz Esdar von der DKG ordnete dies entsprechend ein. Der Gesetzgeber formuliere Übermittlungspflichten, lasse aber die konkrete technische Umsetzung bewusst offen. Das ermögliche einen schrittweisen Einstieg, gehe jedoch mit einer Diskrepanz zwischen politischem Anspruch und operativer Realität einher. Es müsse zwar „nicht jeder einzelne Laborbefund, der in einem Behandlungsfall entsteht, in die ePA geladen werden [...] sondern eben vor allem der Kumulativbefund, also der Befund und die Labordaten, die auch für die Nachsorge letztlich relevant sind.“

Organisatorische und technische Rahmenbedingungen

Bei der Veranstaltung wurde deutlich, dass sich die Herausforderungen der ePA‑Einführung im Krankenhaus nicht auf Dateiformate reduzieren lassen. Vielmehr überlagern sich mehrere Ebenen: rechtliche Vorgaben, technische Spezifikationen, gewachsene IT‑Landschaften, Kosten‑ und Ressourcenfragen sowie ein klinischer Alltag, der kaum Raum für zusätzliche manuelle Arbeitsschritte lässt.

Krankenhäuser arbeiten mit hochkomplexen Systemumgebungen. Neben dem zentralen Krankenhausinformationssystem existieren zahlreiche Subsysteme – etwa für Radiologie, Sonografie, Funktionsdiagnostik oder Pathologie. Diese Systeme erzeugen Daten und Dokumente in sehr unterschiedlichen Formaten und Reifegraden.

Sven Lindenau von der Alexianer DaKS GmbH, dem IT‑Dienstleister der Alexianer, sagte dazu: „Die Komplexität liegt nicht im KIS, sondern in den vielen angebundenen Subsystemen.“ Viele dieser Systeme seien technisch nicht in der Lage, strukturierte Inhalte zu liefern oder valide PDF/A‑Dokumente zu erzeugen, ohne zusätzliche Konvertierungs‑ und Prüfschritte.

Dateien wie Arzt‑ und Entlassbriefe gehören aktuell eindeutig zur Dokumentenwelt. Laden Versicherte Dateien hoch, werden diese ebenfalls automatisch in PDF‑Dateien umgewandelt. Demgegenüber stehen strukturierte Inhalte wie Medikationslisten. Diese basieren auf Standards wie den von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung spezifizierten Medizinischen Informationsobjekten (MIO) und HL7 FHIR und sind maschinenlesbar.

PDF/A nicht gleich PDF/A

Auch an der PDF/A‑Thematik wurde Kritik geübt. PDF/A sei als Archivformat grundsätzlich sinnvoll, um zentrale Dokumente langfristig stabil zu speichern. Gleichzeitig wurde deutlich, dass PDF/A nur ein Baustein unter vielen ist. Hinzu kommt, dass PDF/A kein einheitlicher Standard ist. Die Varianten PDF/A‑1, ‑2 und ‑3 mit unterschiedlichen Konformitätsstufen unterscheiden sich erheblich. Nicht jedes KIS oder Subsystem erzeugt valide PDF/A‑Dateien, automatische Konvertierungen sind fehleranfällig. In der Praxis wird daher pragmatisch vorgegangen. Entscheidend sei, dass Dokumente vollständig, korrekt klassifiziert und nutzbar sind – nicht, ob sie formell jeder PDF/A‑Ausprägung genügen.

Einige KIS‑Hersteller hätten sich bewusst gegen eine automatische PDF/A‑Konvertierung entschieden, weil PDF/A bestimmte Inhalte und Darstellungsformen nicht unterstützen. Hersteller befürchten, im Fall fehlerhafter oder unvollständiger Konvertierungen haftbar gemacht zu werden. Eine manuelle Qualitätskontrolle jedes einzelnen Dokuments ist in der Praxis jedoch kaum leistbar. Konvertierungen erfolgen häufig erst im Schritt des Hochladens in die ePA – ein Prozess, der in vielen Krankenhäusern durch Mitarbeitende der Kliniksekretariate erfolgt. Diese verfügen zwar über organisatorische, nicht aber zwingend über medizinische Expertise, um beurteilen zu können, ob etwa ein Bildbefund nach der Konvertierung vollständig und korrekt dargestellt ist.

Krankenhaus‑Entlassbrief

Konzeptionell existiert mit dem Krankenhaus‑Entlassbrief 1.0.0 bereits ein ausgearbeitetes medizinisches Informationsobjekt (MIO), entwickelt von DKG, KBV und mio42. In der Praxis ist dieses MIO noch nicht produktiv nutzbar. Krankenhäuser stellen Entlassbriefe demnach aktuell weiterhin als PDF‑Dokumente in die ePA ein. Bald soll die ePA auch um den elektronischen Medikationsplan erweitert werden.

Christian Schöps vom Albertinen‑Krankenhaus in Hamburg betonte: „Der Entlassbrief bleibt das zentrale Kommunikationsinstrument.“ Zugleich verwies er auf ein strukturelles Defizit: „Wir können nicht verlässlich nachhalten, was wirklich in der ePA gelandet ist.“ In der Vergangenheit hatten Ärzte aus Praxen regelmäßig kritisiert, dass sie nur selten Daten mit Krankenhäusern austauschen können. Der elektronische Arztbrief (eArztbrief) ist für Praxisärzte bereits seit Juli 2025 verpflichtend. Kassenärztliche Vereinigungen, wie die Sachsens, hatten bereits darauf hingewiesen, dass die ePA kein Ersatz für das Verschicken von Arztbriefen über den E-Mail-Dienst KIM ist. Schließlich werde die ePA von Versicherten geführt, der Arztbrief könne somit auch von ihnen gelöscht werden.

eArztbrief und regulatorische Entwicklungen

In der DKG‑Veranstaltung wurden im Zusammenhang mit dem eArztbrief vor allem Sicherheits‑ und Stabilitätsfragen diskutiert. Eine Vorabversion der Gematik-Spezifikation zur ePA 3.1 sieht vor, dass eArztbriefe künftig wieder als PDF-Dokumente hochgeladen werden müssen. Dort heißt es „Das Einstellen von DischargeLetterContainern in eine ePA wird unterbunden. Primärsysteme müssen daher eArtzbriefe als PDF/A einstellen“. Der eArztbrief verwendet ein Containerformat (DischargeLetterContainer-Format), was das Einbetten zusätzlicher Inhalte ermöglicht und damit möglicherweise potenzielle Angriffsflächen für Schadsoftware.

Ähnliche Erwägungen hatten bereits kurz vor dem Start der ePA dazu geführt, dass die Möglichkeit, Bilddateien in der ePA hochzuladen, nach einem Gutachten des Fraunhofer SIT aus der ePA entfernt wurden. Bilder in den Formaten JPG, PNG oder TIFF werden daher in PDF-Dateien umgewandelt, was Versicherte auch selbst ausprobieren können.

Widerspruchsrechte und Informationspflichten

Ein weiterer Diskussionspunkt war die Widerspruchsthematik. Krankenhäuser sind verpflichtet, Patienten darauf hinzuweisen, dass Dokumente – insbesondere sensible Daten – in der ePA gespeichert werden können. Diese Hinweispflicht ist rechtlich eindeutig geregelt, ihre Umsetzung im Klinikalltag jedoch anspruchsvoll. Esdar wies darauf hin, dass der Gesetzgeber zwar Informations‑ und Dokumentationspflichten vorgibt, die konkrete Ausgestaltung aber den Krankenhäusern überlässt.

Widersprüche gegen die Speicherung von Dokumenten würden laut Christian Schöps nur selten aktiv im Krankenhaus erklärt. In seinem Haus sei dies bislang nur einmal vorgekommen: „Die meisten Patienten wissen gar nicht, dass sie eine ePA haben.“

Nutzungsmöglichkeiten auf Patientenseite

Eng damit verbunden ist die Frage der tatsächlichen Nutzung durch die Patienten. In der Diskussion wurde deutlich, dass ein erheblicher Teil der Versicherten die ePA praktisch nicht oder nur sehr eingeschränkt bedienen kann. Gründe sind fehlende Endgeräte, geringe digitale Kompetenz oder komplexe Krankenkassen‑Apps.

Gerade ältere oder multimorbide Patienten seien häufig nicht in der Lage, ihre Akte aktiv zu verwalten oder gezielt Einstellungen zur Sichtbarkeit von Dokumenten vorzunehmen. Die Vorstellung einer vollständig patientengeführten Akte erweist sich damit zumindest aktuell als nur eingeschränkt realistisch. Für die Krankenhäuser stellt die DKG Informationsschreiben für Patienten bereit.

Aufwände bei Telematikinfrastruktur

Lukas Schmidt‑Russnak vom Universitätsklinikum Hamburg‑Eppendorf verwies darauf, dass große Krankenhäuser heute mit mehr als zehn unterschiedlichen Systemen, die an die TI angebunden werden müssen, etwa Krankenhausinformationssysteme, Subsysteme, Portale und Zusatzdienste. „Wir reden hier nicht von einer Anbindung, sondern von sehr vielen parallelen Abhängigkeiten.“ Entscheidend sei den Beteiligten zufolge die Größe der Einrichtung, da dieser die Komplexität und wie viele Komponenten erforderlich sind, mitbestimmt.

Problematisch sei insbesondere, dass bei Störungen oft unklar bleibe, wo die Ursache liege. Arne Beeck, bei der Asklepios Service IT GmbH für den Bereich Telematik zuständig, griff dazu eine frühere Aussage seines Kollegen Andreas Hempel auf, der von „nicht sprechenden Fehlermeldungen“ gesprochen hatte.

Datenschutz, IT‑Sicherheit und begrenzte Ressourcen

Auch Datenschutz‑ und Sicherheitsfragen spielten eine Rolle. Auf der Veranstaltung wurde zudem daran erinnert, dass Krankenhäuser Datenschutz‑Folgenabschätzungen vornehmen sollten, um Risiken systematisch zu bewerten. Zudem sollten Schulungsunterlagen, Verfahrensanweisungen und Dienstvereinbarungen mit dem Personalrat und dergleichen zur Verfügung gestellt werden.

Einig waren sich die Teilnehmer darin, dass die ePA im Krankenhaus nur dann funktionieren kann, wenn sie weitgehend automatisiert ist – speziell im Bezug auf das richtige Befüllen der Metadaten, was aktuell nicht der Fall ist. Jeder zusätzliche manuelle Schritt – Konvertierung, Signatur oder Prüfung – reduziert die Akzeptanz bei den Anwendern. Der weitere Erfolg der ePA werde daher maßgeblich davon abhängen, ob es gelingt, die heute dokumentenzentrierte Startrealität schrittweise in stabile, automatisierte und praxistaugliche Prozesse zu überführen.

(mack)