Geschäftsbriefe: So überzeugen Sie schriftlich

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Anne M. Schüller, Management-Consultant und führende Expertin für Loyalitätsmarketing, kennt die Probleme, vor denen Vertriebsmitarbeiter stehen, wenn sie einen Brief an ihre Kunden schreiben sollen. Da drückt sich der sonst so souverän und schlagfertig wirkende Verkaufsprofi plötzlich total behäbig und gestelzt aus. Benutzt Standard-Textbausteine oder gar Vorlagen aus dem Internet. Eine lebendige und angenehme Wortwahl oder gar eine persönliche Note sind hier Mangelware.

Zeit für eine Schreibstil-Inventur, meint Anne M. Schüller. Schließlich gilt es, beim Kunden mit kurzen Sätzen und verständlichen Worten für Entspannung und angenehme Gefühle zu sorgen. Der Verkäufer muss versuchen, seine Neugier und die Kauflust zu wecken. Das ist gar nicht so schwer, denn Schreiben ist ein Handwerk, dass man lernen kann. Hier die wichtigsten Tipps von Anne M. Schüller für eine erfolgreiche Kundenkorrespondenz.

Anne M. Schüller ist Management-Consultant und gilt als führende Expertin für Loyalitätsmarketing. Über 20 Jahre hat sie in leitenden Vertriebs- und Marketingpositionen verschiedener Dienstleistungsbranchen gearbeitet und dabei mehrere Auszeichnungen erhalten. Die Diplom-Betriebswirtin und neunfache Buchautorin gehört zu den gefragtesten Wirtschafts-Speakern im deutschsprachigen Raum. Sie arbeitet als Referentin und Trainerin und lehrt an mehreren Hochschulen. Zu ihrem Kundenkreis zählt die Elite der Wirtschaft. Kontakt: www.anneschueller.de und www.kundenrueckgewinnung.com

Entspannen Sie sich

Schreiben ist ein kreativer Prozess, der mit einem weißen Blatt Papier beginnt (oder einem leeren Word-Dokument – je nachdem). Bevor Sie die weiße Fläche stundenlang anstarren und immer angespannter werden, sollten Sie lieber einen kleinen Spaziergang machen. Sauerstoff tanken, ein wenig Wasser trinken und Ihren Gedanken freien Lauf lassen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie so einen "genialen Einfall" bekommen, ist deutlich größer, als wenn Sie am Schreibtisch sitzen bleiben.

Fokussieren Sie sich

Jeder Brief ist ein kleines Verkaufsgespräch. Und nur, wer sich verstanden fühlt, wird auch kaufen. Damit Sie verstanden werden, sollten Sie nicht Ihre eigenen Worte benutzen, sondern die Sprache Ihres Kunden sprechen. Versuchen Sie sich dafür in diese Person hineinzuversetzen. Prüfen Sie, ob sich der Kunde durch Ihre Botschaft angesprochen fühlt.

Ordnen Sie sich

Fangen Sie Ihre Gedanken ein. Beginnen Sie mit einer Stoffsammlung, notieren Sie Ihre Ideen in Stichworten. Sagen Sie das, was Sie Ihrem Kunden Auge in Auge sagen würden, einem Diktiergerät. Schreiben Sie die gesprochene Sprache ab und haben schon einen groben Entwurf Ihres Briefes geschafft.

Fassen Sie sich kurz

Verkürzen, verfeinern und verdichten Sie dieses Schreiben. Und zwar so lange, bis nur noch der für den Empfänger relevante Nutzen drin steht: konkret, knapp und appetitlich aufbereitet. Lassen Sie ein Wort oder einen Satz weg und prüfen Sie, ob sich die Aussage dadurch verändert hat. Wenn nicht, dann waren das Wort oder der Satz überflüssig. Schreiben Sie kurze, einfache Sätze mit maximal 14 Worten. Nur ein Gedanke pro Satz! Benutzen Sie einfache, kurze und anschauliche Worte, die Ihre Zielgruppe versteht. Kein Fachjargon!

Vergessen Sie die Konkurrenz nicht

Bevor Ihr Schreiben seine "symphatische" Wirkung entfalten kann, muss es erst ankommen. Schließlich befindet es sich im Wettstreit mit unzähligen anderen Botschaften, die der Kunde bekommt. Innerhalb von Sekunden wird sein Unterbewusstsein entscheiden, ob es sich lohnt, Ihren Brief zu öffnen und zu lesen. Vergessen Sie das nie, weder bei der Form, noch bei der Formulierung des Briefes.

Der äußere Eindruck

Ihr Brief kann eine Werbebotschaft enthalten, sollte aber auf keinen Fall daherkommen, wie die billige Werbepost. Denn das erhöht nur die Wahrscheinlichkeit, dass der Brief ungeöffnet im Altpapier landet. Also achten Sie auch beim Kuvert auf gute Papierqualität. Kleben Sie eine "echte" Briefmarke drauf und vergessen Sie Adress-Aufkleber. Der Brief selbst sollte in einer einfachen, klaren, ausreichend großen Schrift verfasst sein und auf Sperrungen und Passagen in Großbuchstaben verzichten. Verwenden Sie dunkle Schrift auf hellem Grund. Und möglichst auch Farbe. Gliedern Sie Ihren Text durch Aufzählungen, Zwischen-Überschriften und Absätze, so vermeiden Sie den Eindruck einer "Bleiwüste". Schreiben Sie am besten linksbündig im Flattersatz – oder im Blocksatz.

Fehlerfrei und positiv

Schreiben Sie nicht über Probleme, sondern über deren Lösungen. Lassen Sie Ihren Text einer Schlusskorrektur unterziehen. Fehler wirken unprofessionell und stören den Lesefluss. Sprechen Sie möglichst wenig von sich und Ihrer Firma und möglichst viel von den Kundenbedürfnissen. Schließlich steht doch der Adressat im Mittelpunkt und nicht Sie, oder? Verwenden Sie den Namen des Angesprochenen möglichst drei Mal: in der Anschrift, in der Begrüßungszeile, und einmal, lieber Leser, mitten im Text. Und natürlich im Response-Element. Lassen Sie möglichst etwas Persönliches einfließen, damit es nicht nach Textbausteinen 'riecht'.

Und dann?

Ihr Brief sollte nicht nur die werbende Botschaft, sondern auch Vorschläge für das weitere Vorgehen oder auch gleich Handlungsaufforderungen beinhalten. Vergessen Sie nicht, einen Ansprechpartner mit Vor- und Zunamen sowie Telefonnummer und eMail-Adresse für Rückfragen anzugeben. Unterschreiben Sie die Briefe persönlich und mit farbiger Tinte. Melden Sie sich spätestens drei Tage nach Posteingang beim Kunden. Verschicken Sie nie mehr Briefe, als Sie in den folgenden Tagen telefonsich nachbearbeiten können. Fügen Sie dem Brief außerdem ein Bestellformular, einen Gutschein oder eine (vorfrankierte) Antwortkarte bei. Denn die wichtigste Regel lautet: Je einfacher Sie dem Leser die Antwort machen, desto größer die Chance, dass Sie eine bekommen! (Marzena Sicking) / (map)

Buchtipp: Anne M. Schüller: "Der Kunde ist der wahre Boss. 5 x 25 Erfolgsrezepte für ein perfektes Kundenmanagement – in Unternehmen von morgen". Vorgeschlagen für den Deutschen Hörbuchpreis 2011 in der Kategorie „Beste Information“. Umfang: 5 Audio-CDs mit ca. 352 Minuten, Verlag: BREUER & WARDIN GmbH, Preis: 89 Euro / 133 CHF, ISBN: 978-3-939621-87-4 (masi)