Geschäftsbriefe per E-Mail: Vorsicht, Abmahnfalle
Seit Jahresbeginn müssen geschäftliche E-Mails Angaben enthalten, die man aus den Fußzeilen gedruckter Geschäftsbriefe kennt.
Geschäftsleute, die Teile ihrer Korrespondenz per E-Mail abwickeln, müssen seit Jahresbeginn eine neue Rechtslage berücksichtigen. Recht still und leise hat das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10. November 2006 (PDF-Datei) zum Jahresanfang neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe aufgestellt.
Informationen, die Kaufleute bislang nur auf gedruckten Briefen unterbringen mussten und die dort zumeist die Fußzeile der ersten Seite belegen, müssen nun in Geschäftsbriefen jedweder Form auftauchen, also auch in E-Mails. Die Angaben müssen deutlich auf dem Geschäftsbrief lesbar sein. Eine Übermittlung wie in Form einer angehängten elektronischen Visitenkarte wird den Anforderungen wohl nicht genügen, da nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann.
Dies ergibt sich unmittelbar aus dem geänderten Wortlaut der Paragraphen 37a im Handelsgesetzbuch, 80 Abs. 1 S. 1 im Aktiengesetz sowie 35a Abs. 1 S. 1 im GmbH-Gesetz. Diese Vorschriften regeln, dass ein Gewerbetreibender seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitzuteilen hat. So muss eine Gesellschaft, die unter die Regelungen des Handelsgesetzbuches fällt, nicht nur die Bezeichnung der Firma mitteilen, sondern auch den Ort ihrer Handelsniederlassung, die Nummer, unter der sie im Handelsregister eingetragen ist, und das Handelsgericht, an dem sie eingetragen ist.
Davon betroffen ist der externe Geschäftsverkehr – jegliche schriftliche Mitteilung nach außen, unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist. Dies betrifft Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.
Nach dem Willen des Gesetzgebers unterliegen diese Schriftstücke nunmehr auch in ihrer elektronischen Form den genannten Anforderungen. Ausnahmen ergeben sich nur aus den jeweils zweiten Absätzen der oben genannten Vorschriften. Demnach dürfen die genannten Angaben bei solchen Mitteilungen und Berichten wegfallen, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung als ausgefüllte Formulare ausgetauscht werden. Bestellscheine fallen jedoch ausdrücklich nicht unter diese Ausnahme.
Dabei hat jeder betroffene Kaufmann die Vorgaben zu beachten, die abhängig von der Rechtsform seiner Firma für ihn gelten. Andernfalls droht etwa einer GmbH ein Zwangsgeld von bis zu 5000 Euro. Dazu kommt für alle Firmen die Gefahr einer Abmahnung wegen unlauteren Wettbewerbs. Schließlich kann man einem Mitbewerber, der in seinen Geschäftsbriefen nicht ausreichend informiert, einen solchen unlauteren Wettbewerbsvorteil nachsagen, und sei es nur als Vorwand für eine Abmahnung. Mancher E-Mail-Absender mag es andererseits als verordneten Nachteil empfinden, wenn er neuerdings selbst in Kurzmitteilungen, die sich theoretisch als SMS übermitteln ließen, einen Rattenschwanz von Förmlichkeiten einbinden muss, die bei den meisten Adressaten nur ein resignierendes Kopfschütteln hervorrufen. (Helge Helms) / (hps)
