Die zehn schlimmsten Anfänger-Fehler in der Buchhaltung
Auch wer einen Steuerberater an seiner Seite hat, sollte die Buchhaltung sorgfältig erledigen. Denn damit spart man sich Ärger und Mehrkosten.
- Marzena Sicking
Viele Existenzgründer und Freiberufler kommen im Zuge ihrer Selbstständigkeit erstmals mit dem Thema Buchhaltung in Berührung. Fehler bleiben da nicht aus – selbst dann, wenn man seine Buchhaltung nur vorbereitet und letztendlich vom Steuerberater oder Buchhalter erledigen lässt. Das weiß auch Marion Orthmann zu berichten, die als Bilanzbuchhalterin täglich mit Gründerfragen rund um die Buchhaltung konfrontiert ist. Auf der Grundlage Ihrer Praxiserfahrungen als Scopevisio Service Partnerin hat sie hier einige simple, aber nützliche Tipps zusammengestellt, die Gründern helfen, ihre Unterlagen für die Buchhaltung optimal vorzubereiten. Der Existenzgründer erleichtert damit nicht nur seinem Buchhalter oder Steuerberater das (Arbeits-)leben, sondern erspart sich auch unnötige Mehrkosten.
1. Keine Dokumentenhüllen
Nichts gegen Sorgfalt – aber jeden Beleg einzeln in eine Klarsichthülle zu packen, ist zu viel des Guten. Für den beauftragten Buchhalter bedeutet dies nämlich, dass er jedes Dokument entnehmen, beschriften und anschließend wieder "eintüten" muss. Das kostet unnötig Arbeitszeit und Nerven. Existenzgründer sollten deshalb beim Sammeln ihrer Belege auf Dokumentenhüllen verzichten, auch im Interesse der Umwelt.
2. Nicht tackern
Eifrige Ordnungsfanatiker heften gerne Belege zusammen. Büroklammern sind dabei noch das kleinste Übel – schlimmer ist es für den Buchhalter, wenn der Tacker zum Einsatz kommt. Dann müssen nämlich erst einmal alle Dokumente mühsam voneinander gelöst werden, ehe sie bearbeitet werden können. Auch dies kostet unnötig Arbeitszeit, die der Gründer am Ende bezahlen muss.
3. Richtig lochen
Es sollte eigentlich selbstverständlich sein: Dokumente werden nicht an der kurzen oder an der rechten langen, bedruckten Seite gelocht, sondern an der linken langen Seite! Ansonsten muss der Sachbearbeiter wahlweise den Ordner oder den Kopf verdrehen. Meist wird er – um das zu vermeiden – die Dokumente lieber gleich neu lochen, was wiederum Zeit kostet. Beim Lochen sollten außerdem keine Informationen vom Locher "gefressen" werden!
4. Thermopapier kopieren
Kassenbons von Tankstellen, Restaurants oder Geschäften sind häufig auf Thermopapier gedruckt. Für die Buchhaltung ist dies problematisch, weil Thermopapier im Laufe der Zeit verbleicht und somit die Daten unleserlich werden. Sie sollten Belege auf Thermopapier deshalb grundsätzlich kopieren!
5. Sich auf das Wesentliche beschränken
Angebote, Lieferscheine, E-Mails und Briefe sind in der Regel für Ihren Buchhalter uninteressant und müssen nicht zusammen mit den Belegen abgegeben werden. Am besten klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter ab, welche Dokumente er braucht, damit er keine unnötige Zeit damit zubringen muss, überflüssige Informationen auszusortieren. Gleichwohl ist zu beachten: Nicht nur überflüssige, sondern auch fehlende Dokumente sind Zeitfresser. Wenn Verträge (z.B. Versicherungen, Miete, Darlehen) sich ändern, sollte der Buchhalter oder Steuerberater immer eine Kopie erhalten. Nur so werden lästige Nachfragen vermieden.
6. Durch Vorsortieren sparen
Wer seine Belege unsortiert und ungelocht – zum Beispiel im Schuhkarton oder als Loseblattsammlung – an seinen Buchhalter weiterreicht, muss wissen, dass er die Zeit bezahlt, die der Buchhalter benötigt, um das Chaos zu ordnen. Mit einer simplen Vorsortierung nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen, nach Buchstaben geordnet oder chronologisch abgeheftet, erspart er dem Buchhalter Arbeit und sich selber Kosten.
7. Frühzeitig beginnen
Wer zu spät kommt… – den bestraft unter Umständen das Finanzamt! Wer sich Säumniszuschläge ersparen will, muss seine Unterlagen zeitgerecht abliefern. Auch wenn Sie viel beschäftigt sind, sollten Sie sich deshalb einen festen monatlichen Termin im Kalender setzen, an dem Sie Ihre Unterlagen durchgehen. So kann es gar nicht erst dazu kommen, dass Sie Ihre Belege auf den letzten Drücker oder gar Tage oder Wochen zu spät abgeben.
8. Auf Vollständigkeit achten
Nichts ist ärgerlicher für den Buchhalter oder Steuerberater als kleckerweise eintrudelnde Unterlagen. Deshalb sollten Sie an dem festen Termin, den Sie für die Buchhaltung festlegen, auch auf die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen achten. So kann Ihr Dienstleister die Buchführung in einem Durchgang komplett erledigen. Das schont seine Nerven und Ihr Portemonnaie.
9. Private und geschäftliche Ausgaben trennen
Wenn Sie private Einkäufe mit der EC-Karte der Firma begleichen, bedeutet das für Ihren Buchhalter Mehrarbeit. Auch die Privatausgaben müssen nämlich verbucht werden, damit der Saldo des Geschäftskontos stimmt. Diesen buchhalterischen Aufwand und die daraus entstehenden Kosten können Sie sich sparen, wenn Sie private Ausgaben grundsätzlich über Ihr Privatkonto begleichen. Das sollten Sie zum Beispiel beherzigen, wenn Sie im Supermarkt nicht nur schnell ein paar Dinge fürs Büro, sondern auch noch Obst und Gemüse für Zuhause besorgen möchten. Natürlich geht das – aber bitte auf getrennten Kassenbons!
10. Ehrlich bleiben
Versuchen Sie nicht, private Rechnungen in die Buchhaltung hineinzuschmuggeln. In der Regel fällt dies auf! Restaurantbesuche am Sonntag, regelmäßige Geschenke an "Geschäftsfreunde" – manche Ausgaben sind auf den ersten Blick als Privatausgaben zu erkennen. Unweigerlich werden solche Versuche von Steuerhinterziehung bei einer Betriebsprüfung ans Tageslicht kommen. Setzen Sie Ihre bisherigen Erfolge nicht aufs Spiel und konzentrieren Sie Ihre Energie lieber auf Ihr Business! (masi)
