Zum Umgang mit E-Rechnungen

Gut dreizehn Monate, nachdem der Bundestag das Steuervereinfachungsgesetz 2011 beschlossen hat, erläutert ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (PDF-Datei), wie die im Gesetz proklamierte Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung aussehen soll.

Die neue Regelung gilt rückwirkend bereits seit dem 1. Juli 2011 und verzichtet auf die oft ignorierte Forderung, jede elektronische Rechnung mit einer aufwendigen qualifizierten Signatur zu versehen und diese beim Empfang mit weiterem Aufwand nachweislich auf ihre Gültigkeit zu überprüfen. Stattdessen verlangt das Gesetz (als PDF verfügbar) jetzt nur noch, "Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden". Die Formulierung gab in der Vergangenheit Anlass zu sehr freien Auslegungen, etwa, man möge erhaltene E-Rechnungen einfach ausdrucken und als Papierbelege weiterverarbeiten. Diese pragmatische Vorgehensweise scheint zwar weit verbreitet, widerspricht aber nach wie vor den Grundlagen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, hier als PDF), und wer dabei erwischt wird, muss mit einem Bußgeld rechnen.

Mit Datum vom 2. Juli 2012 erläutert ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die "Oberste[n] Finanzbehörden der Länder", zur Begründung des Vorsteuerabzugs aufgrund einer bezahlten Rechnung genüge fortan ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Dieses solle zwar weder die "materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzuges" überprüfen noch "die inhaltliche Ordnungsmäßigkeit der Rechnung" gewährleisten, sondern lediglich "die korrekte Übermittlung der Rechnungen" sicherstellen. Allerdings rechtfertige "eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger)" die Annahme, dass bei der Übermittlung keine wesentlichen Fehler vorgekommen sind. Das Prüfverfahren habe im Interesse des Unternehmers zu gewährleisten, dass dieser nur solche Rechnungen begleicht, zu deren Ausgleich er auch verpflichtet ist. Im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug komme ihm aber keine eigenständige Bedeutung mehr zu.

Übersetzt ins Deutsche könnte das heißen, Unternehmen müssten zumindest irgendein innerbetriebliches Prüfverfahren für elektronische Rechnungen nachweisen können. Das dürfe zwar nach wie vor auf der Prüfung digitaler Signaturen beruhen, müsse es aber nicht. Wenn ein Buchhalter stattdessen behaupte, er bezahle prinzipiell nur Rechnungen, die ihm inhaltlich korrekt vorkommen, dann genüge das auch.

Damit kehrt das Ministerium endgültig von der vorherigen Marschrichtung ab, denn die bisherige Vorschrift, empfangene E-Rechnungen auf Gültigkeit ihrer Signatur zu prüfen, war ja ein eigenständiges Prüfverfahren, das aus kaufmännischen Gesichtspunkten zumeist als überflüssig empfunden wurde.

Ebenfalls von praktischer Bedeutung ist die ausdrückliche Erklärung, dass zwar GDPdU ebenso wie GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, hier als PDF) von den aktuellen Änderungen unberührt bleiben, dass deren Einhaltung aber keine Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind. Verletzt zum Beispiel ein Unternehmer seine Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen, kann dies als Ordnungswidrigkeit geahndet werden, gefährdet aber mitnichten den Anspruch auf Vorsteuerabzug. (hps)