Auf den Punkt kommen

Manche Menschen scheinen alle Zeit der Welt zu haben. Sie kommen zu spät zum Meeting, weil "der Kaffee noch nicht durch war", brechen unnötige Disskussionen vom Zaun oder kommen bei ihren Monologen einfach nicht auf den Punkt. Gerne wird dann noch die eine oder andere Frage nachgeschoben, die eigentlich zuvor schon erörtert worden ist. Oder gleich ein komplett neues Thema aufgemacht. Und weil man doch gerade so gemütlich zusammensaß, schlendert der Kollege anschließend noch an Ihren Schreibtisch. Im besten Fall will er noch einmal die Themen des Meetings aufgreifen, im schlechtesten einfach nur plauschen. Wobei es ihm vor allem darum geht, seine Ansichten loszuwerden. Auf die Frage, was Sie von dem Thema halten, werden Sie vergeblich warten. Solche Typen kosten Zeit und Nerven und bringen einen nicht weiter, weder beruflich noch privat. Deshalb sollte man sich gegen diese „Zeiträuber“ wehren. Je eher Sie das tun, desto besser, denn solche Typen ändern sich nicht mehr.

Klare Grenzen ziehen

Der Kollege steht mit seiner Kaffeetasse an Ihrem Schreibtisch. Strahlt Sie an und sagt: "Na, wie isses?" Sie wissen genau, dass dies der Auftakt zu einem Dauermonolog über den neuesten Bürotratsch oder auch nur die aktuellen Fußball-Ergebnisse sein könnte. Darauf haben Sie keine Lust, möchten aber auch nicht unhöflich sein. Das müssen Sie auch nicht. Aber deutlich sollten Sie schon werden. Fragen Sie nach, welches konkrete Anliegen der Kollege hat. Dreht es sich tatsächlich um die Arbeit, können Sie durch weitere Nachfragen dafür sorgen, dass der Typ schnellstens auf den Punkt kommt. Lassen Sie ihn keinesfalls seinen Monolog unkommentiert abspulen. Das ist genau das, was er will und er kommt garantiert wieder. Je öfter Sie ihn unterbrechen, desto ungemütlicher findet er das und sucht sich wahrscheinlich doch ein anderes Opfer. Falls er nur tratschen möchte, bieten Sie an, das später in der Kantine nachzuholen, Sie hätten im Augenblick nämlich leider noch keine Pause. Die Erinnerung an die vertraglichen Arbeitspflichten wirkt manchmal wie eine kalte Dusche und der Zeiträuber schleicht davon.

Wenn ihnen diese direkten Ansagen nicht liegen, haben Sie noch eine andere Möglichkeit: Bitten Sie den Zeiträuber kurz Platz zu nehmen. Sie müssten noch eben etwas fertig stellen, würden sich danach aber gerne seinem Anliegen widmen. Dann konzentrieren Sie sich wieder auf Ihre Arbeit und lassen Sie ihn schmoren. Nach spätestens fünf Minuten ist er garantiert wieder weg.

Ausbremsen durch Nachfragen

Gerne profilieren sich solche Menschen auch in Meetings. Ihnen klare Grenzen aufzuzeigen, ist in einem solchen Fall eigentlich die Aufgabe des Disskussionsleiters. Haben Sie das Meeting einberufen, sind Sie auch derjenige, der die dazugehörigen Regeln aufstellen darf. Und das sollten Sie tun: Verschicken Sie im Vorfeld eine Agenda mit den Themen, die besprochen werden sollen. Wichtig: Setzen Sie klare Zeitfenster für die Dauer des Meetings und die Zeit, die für die einzelnen Punkte bleibt. Bitten Sie alle Teilnehmer, Ihnen vorab mitzuteilen, ob Gesprächsbedarf für weitere Themen besteht. So können Sie im Meeting mit Verweis auf die nun feststehende Agenda verhindern, dass neue Baustellen aufgemacht werden.

Um abschweifende Disskussionen zu unterbinden, sollten Sie nicht nur die Themen festlegen, sondern auch, welche dazugehörigen Fragen eigentlich erörtert werden sollen. Die arbeiten Sie dann Punkt für Punkt ab. Für mehr bleibt keine Zeit, deshalb ist es legitim, die Teilnehmer um kurze Beiträge zu bitten. Und auch wenn Sie nicht der Disskussionsleiter sind, haben Sie die Chance, Zeiträuber im Meeting auszubremsen. Fragen Sie einfach immer wieder nach. Warum genau ist diese Information wichtig für das aktuelle Thema? Welche konkrete Handlungsempfehlung möchte er oder sie aussprechen? Das lässt die lange Rede oftmals auf ein Minimum schrumpfen. Schlimmstenfalls bleibt Ihnen nur eins: Das auf eine Stunde angesetzte Meeting nach 60 Minuten tatsächlich zu verlassen. Niemand kann Ihnen schließlich vorwerfen, dass Sie sich an die Planung halten und ein paar Querschläger nicht. (gs)
(masi)