Fahrplan für die E-Bilanz - So gelingt die Umstellung, Teil I

Der Countdown für die E-Bilanz läuft. Zwar müssen Unternehmen erst ab dem Jahr 2014 ihren Jahresschluss auf elektronischem Wege – als sogenannte E-Bilanz – an das Finanzamt übermitteln. Jedoch tut jedes Unternehmen, das Zeit und Kosten sparen will, gut daran, seine Buchhaltung schon ab dem 1.1.2013 auf die neue E-Bilanz auszurichten. Dr. Markus Cramer, Dipl.-Kaufmann und Unternehmer, hat für unsere Leser einen Fahrplan ausgearbeitet.

Die E-Bilanz kommt

Kann der Abschluss für das Jahr 2012 dem Finanzamt noch in der klassischen Papierform gesendet werden, wird dies, außer in Härtefällen, für das Jahr 2013 nicht mehr möglich sein. Dann muss die Übermittlung elektronisch über ELSTER und gemäß den Vorgaben der Finanzverwaltung erfolgen. Denn ab dem Jahr 2014 wird die elektronische Übermittlung des Jahresabschlusses nach § 5b EStG und damit die E-Bilanz (elektronische Bilanz) verbindlich. Betroffen sind davon alle Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, AG, UG), aber auch bilanzierungspflichtige Personengesellschaften.

Dr. Markus Cramer ist Vorstand der Scopevisio AG, die neben weiteren kaufmännischen Lösungen eine Online-Buchhaltungssoftware entwickelt und vertreibt. Er ist bei der Scopevisio AG verantwortlich für Produktmanagement und Entwicklung.

Was ist neu?

Eine Anforderung der E-Bilanz besteht darin, viele Positionen aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufgeschlüsselter als bisher gefordert darzustellen. Bei Systemhäusern beispielsweise wurde bislang der gesamte Einkauf über das Konto „Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“ (SKR03, 3000) gebucht. Jetzt muss differenziert werden: Genügte es bisher dieses eine Sachkonto mit unterschiedlichen Steuerschlüsseln zu verwenden, muss künftig verbindlich für jeden steuerlichen Fall ein eigenes Konto verwendet und entsprechend in der E-Bilanz ausgewiesen werden.

Selbstverständlich kann alternativ im Jahr 2013 noch wie bisher gebucht werden. Allerdings muss dann am Ende des Jahres das bisherige Sachkonto gesichtet und die betroffenen Posten nachträglich auf die neuen Konten verteilt werden. Diese nachträgliche Klärung kann leicht zu einer unüberschaubaren Belastung werden, wenn Konto für Konto und Buchung für Buchung kontrolliert und eventuell umgebucht werden muss.

Zeit und insbesondere kostensparender ist dagegen, die laufende Buchhaltung bereits ab dem 1.1.2013 so zu organisieren, dass die E-Bilanz am Jahresende ohne großen Aufwand erstellt werden kann. Beachten sollte man bei Umstellung, dass durch die E-Bilanz nicht nur in der Buchhaltung, sondern ebenfalls in anderen Bereichen des Unternehmens wie zum Beispiel im Personalwesen und der Fakturierung Anpassungen an die neuen Vorgaben notwendig sind.

Zu den angeforderten Daten der E-Bilanz zählen:

• Einheitsbilanz oder Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung zur Anpassung an die steuerlichen Vorschriften oder Steuerbilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Ergebnisverwendung
• Kapitalkontenentwicklung bei Personenhandelsgesellschaften und ähnlichen Unternehmen
• Steuerliche Gewinnermittlung bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften

Freiwillig oder auf Anforderung der Finanzverwaltung sind zu übermitteln:

• Anlagespiegel
• Kontennachweise

Lesen Sie morgen den zweiten Teil unseres Beitrags zur E-Bilanz. (masi)