Trend zu papierlosem Stadtrat und digitaler Verwaltung
Immer mehr Stadträte in Rheinland-Pfalz arbeiten papierlos. Das spart nicht nur Hunderttausende Blatt und richtig Geld, sondern ist auch praktisch.
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Keine Papierberge auf dem Schreibtisch mehr, sondern alle Unterlagen übersichtlich auf dem Tablet-Computer: Immer mehr Stadträte in Rheinland-Pfalz stellen auf papierlos und digital um. In Trier würden durch den Umstieg im Stadtrat und in den Ausschüssen rund 1,6 Tonnen Papier im Jahr eingespart, sagte der Trierer Oberbürgermeister Wolfram Leibe (SPD). Dies entspreche inklusive Druckkosten einer Ersparnis von rund 22.500 Euro. Die Tablets, die für 11.300 Euro angeschafft wurden, seien bereits nach sechs Monaten gegenfinanziert gewesen.
Für die "vorbildliche Einsparung" von Steuergeld ist Trier im vergangenen Herbst vom Bund der Steuerzahler Rheinland-Pfalz und dem Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz symbolisch mit dem "Spar-Euro" ausgezeichnet worden. "Diese Idee haben wir deswegen ausgezeichnet, um andere Kommunen, die noch nicht so weit sind, zu animieren, es genauso zu machen", sagte der Geschäftsführer des Steuerzahlerbunds, René Quante, in Mainz. Der "Spar-Euro", der 2018 erstmals vergeben wurde, werde dieses Jahr erneut verliehen. Neu seien nun auch der Städtetag und der Landkreistag mit an Bord.
Vorteile und Datensicherheit
Leibe hat noch mehr in der Planung, will er doch das Trierer Rathaus bis 2020 zur modernsten Kommunalverwaltung in Rheinland-Pfalz machen. Dazu gehöre auch die Einführung der digitalen Akte: "Wir sind in den Startlöchern." Begonnen werde zunächst mit einem internen Amt. Bei diesem Projekt spiele Datensicherheit eine große Rolle. Zudem würden Synergien zwischen Ämtern ausgelotet, um schneller zu werden. Und: Bürger könnten bereits online Termine bei der Kfz-Zulassungsstelle und im Bürgeramt vereinbaren.
Die Staatsministerin für Digitales, Dorothee Bär, hat die öffentliche Verwaltung ermuntert, an der Spitze der Digitalisierung zu marschieren. Jeder Einzelne sollte im Alltag einen Vorteil davon für sich verspüren.
Papier einzusparen macht sich nicht nur in der Kasse bemerkbar, sondern ist auch für die Umwelt gut. Außerdem können manche Dinge digital einfacher und schneller erledigt werden – und man braucht weniger Platz, um Papier zu lagern. Trier schätzt, dass bei einem Jahresverbrauch der Verwaltung von 8,5 Millionen Blatt durch den "Sitzungsdienst 2.0" knapp vier Prozent eingespart werden.
"Ich hatte vorher Unterlagen von mehr als einem halben Meter auf meinem Schreibtisch", sagte der Vorsitzende der CDU-Fraktion im Trierer Stadtrat, Udo Köhler. Er komme "hervorragend" mit dem papierlosen Arbeiten zurecht. Ein großer Vorteil sei auch, dass er die Unterlagen immer auf dem Tablet dabei habe. Er könne Notizen machen und nachschlagen, egal wo er sei.
Immer mehr Dienste gehen Online
Auch bei der Stadt Mainz läuft vieles schon digital: Rundschreiben, Newsletter sowie Einladungen zu Ausschüssen und zum Stadtrat werden per Mausklick verschickt. Auch Unterlagen zum Stadtrat gibt es digital: Seit 2014 arbeiten die Ratsmitglieder ebenfalls mit Tablets, wie ein Sprecher der Stadt sagte. Aktuell würden Rechnungen digitalisiert und Personalakten digital geführt. Und den Grundsatz, dass Papier doppelseitig gedruckt werden solle, gebe es auch. Die Bilanz: Im Vergleich zu 2016 habe sich der Papierverbrauch um 20 Prozent reduziert. Im Jahr 2018 wurden bei der Stadt rund 29 Millionen Blatt Papier gebraucht.
Der Stadtrat in Kaiserslautern arbeitet seit 2014 papierlos: Alle Unterlagen werden an Ratsmitglieder in digitaler Form übermittelt – dafür wurden ihnen Tablets zur Verfügung gestellt. Pro Jahr könnten somit allein für Stadtratssitzungen zwischen 350.000 und 500.000 Druckseiten Papier eingespart werden, sagte ein Sprecher. Das seien geschätzt rund 25.000 Euro im Jahr. Zudem nutze die städtische Ausländerbehörde die E-Akte seit 2013. Und immer mehr Dienste der Stadt gebe es online, sodass der klassische Antrag immer öfter entfalle. Generell gelte die Regel, Papier einzusparen, wo es gehe.
E-Mail-Ausdruck nur bei unbedingter Notwendigkeit
In Koblenz erhält der größte Teil der Stadtratsmitglieder Unterlagen digital. Intern werde immer wieder daran erinnert, Mails nur auszudrucken, wenn es unbedingt nötig sei, sagte der Sprecher der Stadt. Und bei den modernen Druckern werden darauf geachtet, dass immer beidseitig gedruckt werde. Die Stadt merke bereits, dass der Papierverbrauch sinke: In 2017 lag diese bei rund 7,7 Millionen Blatt in der Verwaltung. In den beiden Jahren davor seien es noch jeweils acht Millionen Blatt gewesen.
Die Stadt Ludwigshafen will ihre Gremienarbeit im Stadtrat von 2019 bis 2024 testweise digitalisieren. Die Mandatsträger sollten entscheiden können, ob sie digital mitmachen oder weiter die Unterlagen in Papierform haben wollten, teilte die Stadt mit. Ansonsten stelle die Verwaltung auf mehreren Kanälen Schritt für Schritt um: Beispielsweise bei Ausschreibungsverfahren oder beim Erstellen von Rechnungen oder elektronischen Akten. Wie viel Papier bereits eingespart werde, könne nicht gesagt werden. Dies werde nicht getrennt erfasst, hieß es. (bme)
