Von kurz- und langfristigen Aufgaben

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In diesem Blog geht es um Aufgaben, die man kurzfristig erledigen kann oder langfristig bearbeiten muss, um sie abzuschließen. Das erfordert Organisation, damit man nicht den Überblick verliert und planlos durch den Arbeitsalltag irrt.

Meine Arbeit besteht meist aus vielen kleinen und großen Aufgaben. Natürlich ist jede davon wichtig und soll so schnell wie möglich bearbeitet werden. Besser noch: Am besten sofort und gleich erledigt sein.

Vielleicht hat man schon einmal diese Antwort bekommen: "Gestern ist ok!" Welche Frage wurde vorweg gestellt? Klar: "Wann soll es erledigt sein?" Die Antwort ist nicht wirklich lustig. Manchmal verbirgt der Gesprächspartner damit auch nur, dass er selbst keinen Zeitplan hat. Das nur so nebenbei.

Um auf jeden Fall eine realistische und ausbalancierte Bearbeitung aller persönlichen Aufgaben zu gewährleisten, ist etwas Planung und Organisation notwendig. Trügerisch ist nämlich Folgendes.

Die sofortige Bearbeitung kleiner, kurzfristig zu lösender Aufgaben bringt zunächst einmal eine große Zufriedenheit. Man arbeitet ja an etwas und es geht voran. Aber eben nur mit dieser Art von Aufgaben. Gleichzeitig nehmen die anderen, langfristigen, vielleicht von ihrer Natur her eher komplexen Aufgaben überhand. Die Chance auf eine realistische Abarbeitung sinkt dann rapide. Ein Missverhältnis entsteht, die Balance geht verloren. Mögliche Folgen: Unzufriedenheit. Bei sich selbst, den Arbeitskollegen oder gar bei Kunden. Letztlich wirtschaftliche Nachteile.

Wie versuche ich nun, das angesprochene Missverhältnis täglich zu vermeiden? Und ja, man muss meiner Erfahrung nach täglich etwas dagegen tun. Mehrfach. Ist wie mit dem Zähneputzen.

Überblick verschaffen

Zunächst einmal benötige ich einen Überblick in Form einer Liste. Dazu nutze ich die Aufgabenverwaltung meines E-Mail-Clients Microsoft Outlook. Jetzt laufen natürlich alle Outlook-Abgeneigten Sturm, wie ich diese Software nur einsetzen kann. Aber ich bin mir sicher, es gibt noch viele andere gute Anwendungen für das Thema. Wird für jeden schon etwas dabei sein. Und ganz nebenbei: Outlook ist in vielen Unternehmen verbreitet.

Zurück zur Liste. Die muss für einen guten Überblick stets aktuell sein. Deswegen erfordert das folgende Vorgehen täglich einiges an Zeit. Die Investition lohnt sich aber.

E-Mails müssen bei Bedarf als Aufgabe markiert werden. Ergibt sich aus einem Telefonat oder einem persönlichen Treffen eine Aufgabe, muss ich sie in die Liste eintragen. Auch aus der Bearbeitung einer Aufgabe können neue Aufgaben resultieren. Der Aufgabenkurztext muss aussagekräftig sein. Manchmal sind zusätzliche Notizen erforderlich. Die werden in den Details der Aufgabe hinterlegt.

Vor dem Erstellen eines neuen Eintrags stelle ich mir die Frage, ob die jeweilige Aufgabe tatsächlich auf meine Liste gehört. Eventuell ist jemand anderes zur Bearbeitung fachlich besser geeignet oder hat gerade mehr Zeit? In diesem Fall wird die Aufgabe umgehend weitergegeben.

Manche Aufgaben lassen sich auch als Termin darstellen. Beispiel: Jemanden anrufen. Dazu lege ich dann keine Aufgabe, sondern einen Termin an. Meine Liste wird dadurch nicht unnötig vergrößert.

Bisher habe ich noch keinen anderen Weg gefunden, als mit viel Eigendisziplin die Verwaltung der Liste durchzuführen. Wichtig ist auf jeden Fall, dass ich es zeitnah in einer zentralen Anwendung mache. Was nicht auf der Liste steht, droht vergessen zu werden.

Reihenfolge überarbeiten

Die Aufgabenverwaltung von Microsoft Outlook "lebt" von der Fälligkeit einer Aufgabe: Heute, morgen, diese Woche, nächste Woche oder ein Datum. Man kann die Fälligkeit beliebig und schnell anpassen. So habe ich mir angewöhnt, die Aufgaben nach ihrer Fälligkeit zu planen. Das, was heute erledigt werden soll, ist auch heute fällig. Falls etwas morgen erledigt werden muss, verschiebe ich die Fälligkeit eben auf den nächsten Tag.

Das Ganze ist dynamisch: Prioritäten in der Bearbeitung können sich kurzfristig ändern. Allerdings darf das nicht zu häufig geschehen, ansonsten macht das Planen keinen Sinn.

Komplexe Aufgaben umwandeln

Komplexe Aufgaben sind oftmals mit einem entsprechenden zeitlichen Aufwand verbunden. Meiner Erfahrung nach kann man sie aber in mehrere kleine Teilaufgaben umwandeln. Dabei spielt die Reihenfolge eine Rolle. Auf jeden Fall mit einer geeigneten Teilaufgabe anfangen, auch wenn es nur für eine halbe Stunde ist. Die Einstiegshürde ist dann überwunden. Meist investiert man doch eher etwas mehr Zeit.

Wichtig ist, dass der Gesamtkontext nicht verloren geht. Sonst verwechselt man sie schnell mit den elementaren, kurzfristig zu lösenden Aufgaben, die in keinem größeren Kontext stehen.

Missverhältnis vermeiden

Die Aufgabenverwaltung von Microsoft Outlook speichert unter anderem das Datum der Erstellung einer Aufgabe. Mit dieser Information kann man schnell Einträge identifizieren, die bereits etwas länger in der Liste verweilen. Ein guter Hinweis, sie endlich abzuarbeiten. Insgesamt lohnt sich die Beschäftigung mit den Darstellungsmöglichkeiten der Liste.

Aufgaben abhaken

Das ist wichtig: Erledigte Aufgaben sofort aus der Liste streichen. Die Liste wird dadurch einfacher zu verwalten. Außerdem bringt das Abhaken einer Aufgabe ein gutes Gefühl.

Notbremse ziehen

Eine ungewöhnlich lange Liste ist ein starkes Indiz für zu viele Aufgaben bei zu wenig Zeit, um sie abzuarbeiten. Da hilft nur die Notbremse ziehen. Und damit erst einmal keine neuen Einträge in die Liste aufnehmen. Anschließend die Priorisierung überprüfen und überlegen, ob man Aufgaben an Kollegen übergeben kann. Dann an die Abarbeitung.

Möglichkeiten prüfen

Ich arbeite nur mit einem Bruchteil der Möglichkeiten von Microsoft Outlook. Bisher hat es für die persönliche Organisation meiner Aufgaben gereicht. Für andere mögen Themen wie "Bearbeitungsfortschritt in Prozent" ein wichtiges Thema sein. Ich kann nur empfehlen, sich die Möglichkeiten der eingesetzten Software in Ruhe anzusehen. Manche Funktionen sparen, sobald man sie einmal erlernt hat, unglaublich viel Zeit.

In diesem Sinne, bleibt gesund und strukturiert

euer Michael ()