Geschäftsessen richtig absetzen
Geschäftsessen lohnen sich auch steuerlich: 70 Prozent der Kosten können als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Genau deshalb schaut der Fiskus bei solchen Belegen genau hin.
Wer Erfolg haben will, muss seine Kontakte pflegen, das sehen auch die Finanzbehörden ein. Sie unterstützen Geschäftstreibende sogar dabei, in dem sie die steuerliche Berücksichtigung von Geschenken für Geschäftspartner, Betriebsfeiern und Geschäftsessen zulassen. Bei einer Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass sind 70 Prozent der Aufwendungen inklusive Trinkgeld und Garderobengebühr als Betriebsausgabe abziehbar.
So manch einer kann aber der Versuchung nicht widerstehen, das Essen mit Freunden oder mit der Familie ebenfalls als Geschäftsessen zu deklarieren. Das wissen auch die Finanzbehörden und schauen deshalb ganz genau hin. Schummeleien kommen dank neuer digitaler Prüfmethoden jetzt sogar noch schneller ans Licht, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC).
Bei Betriebsprüfungen wird ein Schwerpunkt häufig auf die Bewirtungskosten gesetzt. Die Prüfer suchen dann gezielt nach Kriterien, die gegen einen geschäftlichen Anlass sprechen. Der Tag der Bewirtung wird auf jeden Fall genau unter die Lupe genommen, wie BVBC-Präsidentin Bärbel Ettig erklärt: „Fällt die Bewirtung auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird der betriebliche Anlass schnell angezweifelt.“ Auch schauen die Prüfer bei den konsumierten Waren genau hin: Wenn angeblich zwei bewirtete Personen nur ein Getränk und ein Essen ordern, werden die Finanzbeamten schnell misstrauisch. Auch eine auffällig hohe Anzahl von Speisen und Getränken oder Kinderessen auf der Rechnung lassen sie an einem reinen Business-Mahl zweifeln.
Doch auch wenn es sich zweifellos um ein Geschäftsessen gehandelt hat, muss der Unternehmer darauf achten, dass bei der Rechnung alle steuerlichen Vorschriften genau eingehalten werden. Fehlen auf dem Bewirtungsbeleg nämlich Pflichtangaben, kann das Finanzamt den kompletten Kostenabzug streichen. Wer das Essen absetzen will, muss darauf achten, dass auf dem Bewirtungsbeleg Ort und Datum des Treffens, die Namen aller bewirteten Personen und der Anlass des Treffens aufgeführt sind. Vorsicht beim letzten Punkt: Allgemeine Aussagen wie "Kooperationsgespräch" oder "Arbeitsessen" reichen nicht aus. Außerdem muss der Bewirtungsbeleg vom Steuerpflichtigen unterschrieben sein. Ab 150 Euro brutto muss außerdem das einladende Unternehmen als Leistungsempfänger auf der Rechnung aufgeführt werden, wie BVBC-Expertin Ettig betont.
Probleme kann es auch geben, wenn Abrechnung und Verbuchung von Bewirtungskosten nicht zügig erfolgen. Werden die Bewirtungskosten erst Monate später verbucht, werden dadurch die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung verletzt. Deshalb, so die Expertin des BVBC, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu anhalten, Bewirtungsabrechnungen monatlich einzureichen: „So kann die Buchhaltung alle Belege zeitnah auf ihre Richtigkeit hin prüfen. Fehlende oder lückenhafte Belege lassen sich dann unter Umständen noch nachbessern.“
Findet die Bewirtung im Restaurant statt, muss ein maschinell erstellter Restaurantbon oder eine Rechnung vorgelegt werden. Für Bewirtungen in den eigenen Geschäftsräumen reichen Eigenbelege aus. Diese müssen natürlich auch alle Pflichtangaben enthalten. Die steuerlichen Vorschriften sollten auf jeden Fall genau eingehalten werden, sonst drohen dem Unternehmen hohe Nachzahlungen. ()
