Elektronische Rechnungen nur mit digitaler Signatur

Für Firmen, die im großen Umfang Rechnungen versenden, ist die Möglichkeit einer elektronisch übermittelten Rechnung eine lohnenswerte Alternative zur bisherigen Papierrechnung. Allerdings müssen elektronisch übermittelte Rechnungen nicht nur alle nach dem Umsatzsteuergesetz (UstG) § 14 Abs. 4 relevanten Angaben enthalten, sondern auch mit einer elektronischen Signatur versehen sein, um rechtlich und steuerlich anerkannt zu werden, schreibt das IT-Magazin iX in seiner aktuellen Ausgabe 4/05.

Zur Erstellung der Signatur benötigt der Rechnungssteller ein qualifiziertes Zertifikat, das ein Zertifizierungsdiensteanbieter ausstellt und mit dem sich die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigen lässt. Einen Überblick über die zuständigen Anbieter findet sich auf den Internetseiten der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post. Auskünfte und Hilfestellung hinsichtlich der elektronischen Signatur geben auch die örtlichen Industrie- und Handelskammern.

Auch für Rechnungsempfänger können sich elektronisch übermittelte Rechnungen durchaus lohnen. So gewähren einige Unternehmen ihren Kunden Preisnachlässe oder belohnen sie mit Gutscheinen. Dennoch sollten Empfänger elektronische Rechnungen nicht leichtfertig akzeptieren, sondern darauf achten, dass diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind. Das gilt auch für Privatpersonen, da sonst die steuerliche Absetzbarkeit vom Gutdünken des Sachbearbeiters im Finanzamt abhängt.

Weitere Informationen zum Thema liefert der Artikel in der aktuellen iX, der auch online verfügbar ist. (js)