DE-Mail kommt an

Internet-Provider, Behörden, Unternehmen und schließlich die Anwender haben auf der CeBIT ein positives Fazit zum sechsmonatigen Feldtest von DE-Mail in Friedrichshafen gezogen. Fast alle wünschen sich, dass der Feldtest der Bürgermail über den Stichtag 31. März 2010 hinaus verlängert wird und weitere Anwendungsfälle getestet werden. Die größten Wünsche haben dabei die Behörden: Sie fordern eine umfassende gesetzliche Neuregelung, damit De-Mail wirklich in der Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung eingesetzt werden kann.

19,2 Milliarden Briefe werden in Deutschland jährlich verschickt. Gut die Hälfte des Postaufkommens sind Mitteilungen mit juristischer Bedeutung, die durch DE-Mail abgelöst werden könnten, wenn die Technik da ist – und der juristische Rahmen stimmt. Wie Stean Söchtig, Leiter der T-City-Projekte in Friedrichshafen, berichtete, stößt die rechtsverbindliche Übertragung von Dokumenten mit dem DE-Mail-System schnell an ihre Grenzen, weil die Rechtsvorschriften nicht angepasst sind. Die Stadt Friedrichshafen hat DE-Mail in drei Anwendungsszenarien erfolgreich installiert: So können Urkunden wie etwa Geburtsbescheinigungen oder auch die Aufenthaltsbestätigungen des Ausländeramtes elektronisch verschickt werden. Erleichtert werden auch Rundschreiben, die nach dem Waffenrecht an alle Waffenbesitzer verschickt werden müssen.

Diese einfachen Anwendungen kämen hervorragend an, berichtete Söchtig. Besonders die Aufenthaltsbestätigungen, für die sonst der Gang zum Ausländeramt und zum Arbeitsamt notwendig ist, hätten sich mit einer Bearbeitungszeit von drei bis vier Stunden als Erfolg in einer Stadt erwiesen, in der mit der ZF Friedrichshafen AG ein Arbeitgeber sitzt, bei dem laufend viele Projektgruppen für ein paar Monate in Deutschland arbeiten müssen. Allerdings muss der Widerspruch gegen eine Aufenthaltsgenehmigung schriftlich eingereicht, die hochmoderne DE-Mail mit dem Bescheid also ausgedruckt werden. Der Sachbearbeiter muss dann den Widerspruch einscannen und dem Mailwechsel zuordnen, damit er prüfen kann, ob der Widerspruch fristgerecht erfolgte. Die Eingangsbestätigung kann er zwar als DE-Mail schicken, doch wenn ein Rechtsanwalt hinzugezogen wird, muss dieser eine ordentliche Papierakte bekommen. Söchtig resümierte: "Der richtige Workflow fehlt noch".

Ähnlich sieht das Martin Frick aus der Perspektive der ZF Friedrichshafen AG mit 34.000 Mitarbeitern. Das Unternehmen hat die Lohnbuchhaltung und die Entgeltabrechnung auf eine "elektronische Lohntüte" für alle Mitarbeiter mit einem De-Mail-Konto umgestellt. Bei komplizierteren Angelegenheiten stehen Erfahrungen noch aus, weil Juristen Bedenken haben, etwa eine schriftliche Kündigung via DE-Mail zu verschicken. Frick betonte, dass die Einrichtung einer DE-Mail-Adresse für alle Mitarbeiter freiwillig ist und dies auch weiterhin so bleiben soll. Von positiven Erfahrungen berichtet auch Detlef Frank vom Versicherer HUK24 Online. Dort haben 50 Kunden De-Mail im Einsatz und können Schadensmeldungen oder Vertragsänderungen elektronisch verschicken.

Die Sicht der Anwender fasste Martin Frick mit einer Nutzerumfrage zusammen. Danach wollen 89 Prozent der DE-Mail-Tester den Dienst weiter nutzen. 90 Prozent würden ihn weiter empfehlen, obwohl viele Anwendungsfälle vermisst werden. So wünschten sich Befragte ein eigenes POP3-Postfach, um nicht über das Web-Interface auf DE-Mail zugreifen zu müssen. Weiterhin gibt es Wünsche, den DE-Safe genannten Online-Speicher für Dokumente über 100 MByte auszubauen, zum Beispiel für Bauanträge, und die Entsperrfunktion flexibler zu gestalten. Wer sich dreimal beim DE-Mail Passwort irrt, bekommt vom System ein neues Passwort – per Post. (anw)