Buchführung: Sieben Tipps für Existenzgründer

Wer sich selbständig macht, muss sich mit vielen neuen Themen beschäftigen: Markteintritt, Preisgestaltung, Neukundengewinnung. Die Liste ist lang – und die Buchführung steht meist ganz unten. Zu Unrecht, denn die Grundlagen der Buchführung sind wichtig für jeden, der an der finanziellen Situation seines Unternehmens interessiert ist. Schließlich sichert die Buchführung den Überblick über die Geschäftsentwicklung: Sie zeigt Umsätze und Gewinne auf, informiert über ausstehende Zahlungen, über Ausgaben und Liquidität, kurz: Sie liefert Informationen, die jeder Unternehmer benötigt, um sein Unternehmen erfolgreich zu führen. Nicht zuletzt verlangt auch das Finanzamt, dass ein Unternehmen Buch führt, damit es auf dieser Grundlage die Steuern des Unternehmens berechnen kann.

Um Existenzgründern den Einstieg in das Thema Buchhaltung zu erleichtern, hat Marion Orthmann, Bilanzbuchhalterin und Scopevisio Service Partnerin, für Sie die folgenden sieben Ratschläge zusammengestellt.

1. Kümmern Sie sich möglichst früh um das Thema "Buchführung und Verwaltung"!

Am Thema Buchhaltung führt kein Weg vorbei. Zeit und Energie müssen Sie also immer investieren. Fangen Sie deshalb lieber früher als später damit an! Denn je eher sie sich mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen, desto weniger Zeit benötigen Sie.

2. Legen Sie sich ein einfaches Ablagesystem an!

Stapeln Sie Belege nicht im Schuhkarton! Heften Sie diese besser gleich nach einem leicht verständlichen und strukturierten System ab. Welches Ordnungssystem (z.B. Hängeregister, Ordner) Sie wählen, bleibt Ihnen überlassen. In jedem Fall stellen Sie mit Hilfe eines klaren Systems sicher, dass Sie jeden Beleg nur einmal in die Hand nehmen und – falls notwendig – sehr leicht wiederfinden.

Sollten Sie mit Ordnern arbeiten, legen Sie unterschiedliche Ordner für die verschiedenen Belegtypen – etwa für Eingangs- und Ausgangsrechnungen – an. Bei den Ordnern für Rechnungen handelt es sich um sogenannte Jahresordner, die am Ende des Jahres archiviert werden. In diese Ordner heften Sie Ihre Rechnungen alphabetisch sortiert ab. Innerhalb der einzelnen Registerbuchstaben ordnen Sie zeitlich von "neu nach alt" oder anders gesagt: die neuen Belege immer oben auf. Beachten Sie dabei, dass Quittungen auf Thermopapier schnell verbleichen. Deshalb sollten Sie diese vor dem Abheften kopieren. Jahresordner müssen laut aktuellem Recht mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Mein Tipp: Notieren Sie das Datum der Vernichtung direkt auf dem Ordnerrücken.

Unterlagen wie etwa Verträge oder Gewerbeanmeldung legen Sie dagegen in einem Dauerordner ab, der nicht ins Archiv wandert. Hier bietet es sich an, ein individuelles Register mit selbst definierten Reitern zu verwenden.

3. Arbeiten Sie Ihren "Bürokram" regelmäßig ab!

Setzen Sie sich einen fixen Termin in Ihren Kalender, um regelmäßig wenig zu erledigen. Wenn sich erst die Berge an Belegen stapeln, verlieren Sie schnell den Überblick.

4. Holen Sie sich Hilfe!

Viele Existenzgründer müssen sich erst in das Thema Buchhaltung einarbeiten. Deshalb sollten Sie keine Scheu haben, sich die wichtigsten Vokabeln zu diesem Thema erklären zu lassen, wenn Sie sie nicht verstehen. Auch kann es ratsam sein, fachkundige Hilfe hinzuzuziehen, um Ihre buchhalterischen Konten so einzurichten, dass sie möglichst aussagekräftig sind.

6. Führen Sie ein separates Geschäftskonto!

Wenn Sie Ihr Privatkonto auch für geschäftliche Transaktionen nutzen, werden Sie leicht den Überblick verlieren. Deshalb ist es angeraten, ein eigenes Geschäftskonto zu eröffnen, auch wenn dadurch doppelte Kosten auf Sie zukommen können. Denn die Vorteile überwiegen: Sie behalten einerseits den Überblick und sparen andererseits Zeit, weil Sie nur die geschäftlichen Buchungen erfassen müssen. Die erhaltene Umsatzsteuer sollten Sie übrigens vom ersten Tag an auf ein zweites Konto (z.B. ein separates Tagegeldkonto) überweisen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldungen zum fälligen Termin auch zahlen können und dieses Geld nicht aus Versehen für andere Dinge ausgeben.

7. Führen Sie Ihre Kasse sorgfältig!

Wenn Sie eine Barkasse führen, bedeutet das, dass Sie Ihre Ein- und Auszahlungen zeitnah in einen Kassenbuch dokumentieren müssen – und zwar leserlich, damit sich ein sachverständiger Dritter, zum Beispiel ein Prüfer vom Finanzamt, in Ihren Aufzeichnungen zurechtfindet. Für jede Buchung benötigen Sie einen Beleg. Die Belege für die Kasse heften Sie chronologisch ab. Auch hier gilt: Ihre Kassenbücher samt Belegen müssen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Wenn Sie eine elektronische Registrierkasse nutzen, müssen Sie außerdem die Tagesendsummenbons aufbewahren. Und der wohl wichtigste Hinweis in Sachen Kasse lautet: Ihre Kasse darf niemals einen Minusbestand ausweisen.

Was aber, wenn Sie keine Bargeschäfte abwickeln und somit gar keine Kasse führen? Dann gilt: Sortieren Sie Ihre Belege chronologisch und heften Sie diese ab, wenn Sie zum Beispiel Büromaterialien aus der "Hosentaschenkasse", also Ihrem Portemonnaie, bezahlen. In Ihrer Buchhaltung werden diese Ausgaben als "Privateinlagen" verbucht. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)