Die häufigsten Fehler in Meetings

"Die einzige Gewinnerin der vielen Meetings ist die Firma Bahlsen" – an diesem Spruch ist etwas dran. Denn die Kekse, die in den zahlreichen Konferenzen verdrückt werden, steigern sicher den Umsatz des Snack-Herstellers. Der Nutzen für die veranstaltende Firma bleibt indessen zweifelhaft.

Denn die meisten Besprechungen sind nach wie vor pure Zeitverschwendung. Dabei sollen sie Mitarbeiter oder Teams doch den eigentlichen Zielen näher bringen. Warum klappt das also nicht? Hier sind die häufigsten Fehler, die bei der Organisation und Durchführung von Meetings gemacht werden. Vermeidbar sind sie alle.

Schlechte Vorbereitung

Das Meeting steht im Terminkalender, die Alarmfunktion erinnert brav an die Teilnahme. Aber Vorbereitung? Vielleicht wirft man vorher noch kurz einen Blick auf die Agenda oder in die Unterlagen. Es wurden kreative Ideen gewünscht? Ups, da muss man sich auf dem Weg ins Meeting oder besser noch in der Veranstaltung selbst, was aus den Fingern saugen. Um solch schlampige "Vorbereitung" zu vermeiden, sollten Fragen und Ideen zum Thema bereits vor dem Meeting abgefragt werden.

Keine Agenda

Wird das Ziel des Meetings nur grob umrissen, braucht man sich nicht zu wundern, wenn sich alle verzetteln bzw. plötzlich neue Themen auf den Tisch kommen. Am Ende wurde dann über vieles gesprochen, aber eigentlich nichts zu Ende gedacht und gebracht. Deshalb sollte man vor dem Meeting eine dazugehörige Agenda verschicken. Die Teilnehmer dürfen dann gerne noch Ergänzungswünsche einschicken. Dann wird geprüft, ob sich diese noch unterkriegen lassen. Wenn nicht, werden sie geschoben. Wenn es eine Agenda gibt, dann kann man sich auch auf diese berufen: "Herr Müller, das ist heute leider nicht unser Thema...".

Zu viele Themen auf der Agenda

Das Meeting soll eigentlich nur eine Stunde dauern, hat aber 10 Tagesordnungspunkte – das kann gar nicht funktionieren. Denn bevor sich alle eingefunden und den Small-Talk beendet haben, ist schon eine Viertelstunde vorbei. Dann werden die Themen schnell durchgepeitscht und das Ergebnis bleibt unbefriedigend.

Zu lange Meetings / Meetings unter Zeitdruck

Zu viele Themen auf der Agenda oder auch gar keine Agenda haben zur Folge, dass der Themenblock viel größer ist, als von den Organisatoren eingeschätzt und sich das Treffen ziemlich zieht. Das hat ein paar unangenehme Nebeneffekte: zum einen lässt die Konzentration mit der Dauer des Meetings doch deutlich nach. Dann wird einiges stumm durchgewunken, nur damit das Drama endlich ein Ende hat. Oder ein Teil der Kollegen wird immer zappliger und unkonzentrierter, weil eigentlich schon das nächste Meeting ruft oder der nahe Abgabetermin so lange Plauderstündchen eigentlich nicht zu lässt. Deswegen lieber weniger Punkte auf die Agenda setzen und das Zeitlimit maximal um zehn Prozent überschreiten.

Zu viele Meetings

Es ist eine Unsitte, dass inzwischen zu jeder Frage, die eigentlich auch mit einem Anruf bei zwei Kollegen geklärt werden könnte, gleich ein Meeting einberufen werden muss. Wer aber vier oder fünf Mal pro Woche in einem Meeting sitzt, hat kaum die Chance, die dazugehörigen Informationen auch wirklich zu verarbeiten oder abzuarbeiten. Bevor ein Meeting einberufen wird, sollte man genau prüfen, ob das wirklich notwendig ist. Oder ob es nicht einfach ausreichen würde, die Kollegen per E-Mail auf den aktuellen Stand zu bringen.

Kein Protokoll

Es werden wunderbare Ideen geboren, tolle Pläne geschmiedet, die Aufgaben verteilt. Nur weiß eine Woche später leider keiner mehr so genau, wie das jetzt eigentlich gewesen ist. Auch wurden keine Deadlines gesetzt. Und irgendwie hat jeder ein anderes Ergebnis in Erinnerung. Daher ist es wichtig, nach einem Meeting ein Protokoll an alle Teilnehmer zu schicken. Hier müssen die wichtigsten Punkte und Ergebnisse nochmal zusammengefasst werden. Nur so lassen sich auch Missverständnisse in Bezug auf die Ergebnisse vermeiden. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)