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Mobiltelefone, Smartphones, Laptops und dergleichen gehören sowohl zur Geschäftswelt als auch zum Privatleben. In beiden Bereichen sind viele immer "auf Empfang". Da liegt es nahe, über die private Mitbenutzung des geschäftlichen Smartphones oder des Firmen-Laptops sowie den Gebrauch privater Geräte fürs Berufliche nachzudenken, um nicht immer mehrere Geräte dabeihaben zu müssen. Doch beides wirft eine Vielzahl rechtlicher Fragen auf. Nur selten sind alle Aspekte eindeutig vertraglich geregelt. Neben arbeits- und steuerrechtlichen Aspekten spielen insbesondere Lizenzfragen eine Rolle. Der überwiegende Teil der Gerichtsentscheidungen und Diskussionen beschäftigt sich mit Mobiltelefonen. Das liegt schlicht daran, dass die Geräte schon länger auf dem Markt sind und bereits etliche juristische Reibereien ausgelöst haben. Daraus lassen sich rechtliche Rahmenbedingungen für alle anderen mobilen Geräte ableiten, wobei jede Technik aber zusätzlich rechtliche Besonderheiten aufweist.

Mobiles öffnet Tür und Tor

Viele Mitarbeiter, Geschäftsführer und Vorstände von Unternehmen sind mobil erreichbar. Der Siegeszug der Smartphones in den vergangenen Jahren hat zu einer Konvergenz von Mobiltelefonie und mobilen Datengeräten geführt. BlackBerry, iPhone & Co. gehören selbst verständlich zum Handwerkszeug von Geschäftsleuten. Die private Mitnutzung der Geräte ist in den meisten Fällen scheinbar selbstverständlich, solange der Arbeitgeber sie nicht ausdrücklich untersagt. Damit stellt sich aber die Frage, wem das Gerät gehört, wer für die Gebühren aufkommen muss und wer bei Missbrauch oder Verlust in Rechenschaft zu ziehen ist. Häufig gibt es vor allem (juristische) Auseinandersetzungen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder gar zur Konkurrenz wechselt. Darf er das Gerät behalten? Darf er die Rufnummer "mitnehmen"? Was geschieht mit den Daten auf dem Gerät?

Klar ist die Rechtslage nur, wenn der Arbeitgeber jede Form der privaten Mitnutzung solcher Kommunikationsgeräte ausdrücklich untersagt hat. Steht im Arbeitsvertrag, dass Mobilfunkgeräte ausschließlich der Erfüllung geschäftlicher Zwecke zu dienen haben, kann eine vertragswidrige Mitnutzung für private Zwecke arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen – von einer Abmahnung bis hin zur fristlosen Kündigung. Als Ausnahme gilt nur, wenn ein privater Anruf ausnahmsweise dienstlich veranlasst ist. Rechtliche Schritte muss man nicht fürchten, wenn man etwa seinem Ehepartner mitteilt, dass man aus beruflichen Gründen ungeplant später nach Hause kommt.

Empfindlich geregeltes Vertrauensverhältnis

Ist eine private Nutzung nicht gestattet, spielt es zunächst keine Rolle, ob dem Arbeitgeber ein finanzieller Schaden entstanden ist. Führt jemand beispielsweise ein privates Telefongespräch vom geschäftlichen Handy aus, ohne dass dies zu Mehrkosten führt (etwa weil eine Flatrate greift), kann darin dennoch eine Verletzung des Vertrauens des Arbeitgebers in seinen Arbeitnehmer liegen. Jüngste Gerichtsverfahren zu "kleinen" Vergehen, wie unerlaubtem Aufladen eines privaten Handys auf Kosten des Arbeitgebers mit einem Schaden im Centbereich und einer daraufhin erfolgten fristlosen Kündigung des Mitarbeiters haben zu Schlagzeilen geführt.

Entsteht dem Arbeitgeber kein finanzieller Schaden, gilt rechtlich in den meisten Fällen allenfalls eine Abmahnung als angemessen und gerechtfertigt. Anders sieht es aus, wenn sich der Mitarbeiter schon zuvor etwas hat zu Schulden kommen lassen. Ist ein finanzieller Schaden entstanden, liegt schnell eine Kündigung auf dem Tisch.

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Gulp-Umfrage: Private Internetnutzung im Projekt (3 Bilder)

Recht und Freiheit

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Will ein Arbeitgeber die Einhaltung eines Verbots privater Telefonate überwachen, ist Vorsicht geboten. Soll die Überwachung mit technischen Einrichtungen geschehen, ist der Betriebsrat unbedingt vorab einzubeziehen. Nach § 87 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes unterliegt unter anderem die "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" der Mitbestimmung. Das Protokollieren von Zeit und Dauer von Telefonaten und der jeweiligen Rufnummer fällt ohne Weiteres unter diese Vorschrift.

Selbst dort, wo kein Betriebsrat existiert, sind einer Mitarbeiterüberwachung rechtlich enge Grenzen gesetzt. Das Bundesarbeitsgericht hat 2004 ein wegweisendes Urteil dazu gefällt (Az. 1 ABR 34/03). Zwar ging es dort um die Frage der Zulässigkeit einer verdeckten Videoüberwachung einer Mitarbeiterin, aber pauschal führten die Karlsruher Richter aus, dass jede Überwachungsmaßnahme eines Arbeitgebers am allgemeinen Persönlichkeitsrecht eines Mitarbeiters zu messen ist.

Verdeckte Überwachung streng reglementiert

Nur wenn die schutzwürdigen Interessen des Arbeitgebers diejenigen des Arbeitnehmers im konkreten Einzelfall überwiegen, kann eine verdeckte Überwachungsmaßnahme gerechtfertigt sein. Hat der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter vor Einrichtung einer solchen Maßnahme ausreichend darüber informiert und ist die private Nutzung von firmeneigenen Geräten ausdrücklich verboten, ist die Überwachung zwar zunächst einmal zulässig, muss sich aber an Regeln halten. Zum Beispiel kann die lückenlose Überwachung sämtlicher Telefonate eines Mitarbeiters das zulässige Maß überschreiten.

Soll die private Mitnutzung von Mobilfunkgeräten gestattet sein, ist zur rechtlichen Absicherung eine klare und eindeutige Vereinbarung notwendig. Das kann entweder individuell für einen Mitarbeiter im Rahmen des Arbeitsvertrages oder durch den Abschluss von Betriebsvereinbarungen für sämtliche Mitarbeiter oder nur bestimmte Gruppen erfolgen, beispielsweise bei Mitarbeitern im Außendienst. Wichtig ist, dass es sich um klare und präzise Vereinbarungen handelt. Zu regeln sind der private Gebrauch auch im Ausland oder für Anrufe in das Ausland, die private Datennutzung bei Smartphones sowie die Verwendung von Sonderrufnummern wie 0900er.

Duldung führt zu betrieblicher Übung

Duldung führt zu betrieblicher Übung

Rechtlichen Zündstoff bergen oft die Fälle, in denen es keine Regelung gibt. Grundsätzlich gilt, dass Betriebsmittel, zu denen Geschäftshandys zählen, dem Arbeitgeber gehören und der Mitarbeiter sie nur im Rahmen der Erfüllung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten verwenden darf. Das schließt jede private Nutzung aus. Oft dulden Arbeitgeber aber eine private Nutzung im mehr oder minder großen Umfang, was aus juristischer Sicht zu einer sogenannten "betrieblichen Übung" führen kann.

Hat ein Arbeitgeber mehrfach die private Nutzung eines Handys durch den Mitarbeiter gestattet oder offenbar geduldet, entsteht mit der Zeit ein Rechtsanspruch des Mitarbeiters, privat telefonieren zu dürfen. Das kann der Arbeitgeber nicht mehr durch einseitige Anweisung ändern. Er muss eine Änderungskündigung aussprechen, die der Arbeitnehmer in vielen Fällen anfechten kann. Außerdem ist, so vorhanden, der Betriebsrat einzubeziehen. Das Gleiche gilt, wenn sich der Arbeitgeber entschließt, private Telefonkosten von einem Tag auf den anderen vom Lohn abzuziehen.

Besonders kritisch ist schließlich das Ausscheiden eines Mitarbeiters. War eine private Nutzung untersagt und hat der Arbeitnehmer kein Recht darauf aufgrund betrieblicher Übung erworben, kann der Arbeitgeber ihm das Handy mit dem Verlassen des Betriebes abnehmen. Alle anderen Fälle bergen wiederum rechtliche Fallstricke. Bei erlaubter Privatnutzung endet die Handynutzung ebenfalls mit Beendigung des Anstellungsverhältnisses. Bei leitenden Mitarbeitern spricht die Geschäftsleitung zusammen mit einer Kündigung häufig eine Freistellung aus. Der Arbeitgeber verzichtet damit gegenüber dem in der Regel nicht mehr motivierten Arbeitnehmer auf dessen Leistungen, bis das Dienstverhältnis beendet ist. Während der Freistellung bleibt aber der Anspruch auf die Privatnutzung des Handys bestehen. Der Arbeitgeber kann erst nach deren Ablauf die Herausgabe verlangen.

In vielen Fällen sind Mitarbeiter daran interessiert, zumindest die Mobilfunkrufnummer zu übernehmen, vor allem, wenn der Mitarbeiter wegen der Mitnutzung über kein privates Mobiltelefon verfügt. Ohne eine vertragliche Vereinbarung ist die Rechtslage unklar. Hat der Arbeitgeber den Mobilfunkvertrag des Mitarbeiters beim Eintritt ins Arbeitsverhältnis übernommen, dürfte er bei seinem Ausscheiden verlangen können, den laufenden Mobilfunkvertrag zu übernehmen. Die Mobilfunkanbieter stimmen einer solchen Übernahme in der Regel zu. Für den Mitarbeiter bedeutet das oft, dass er künftig nur noch den Privatkundentarif und nicht mehr günstigere Großkundentarife nutzen kann.

Weitergabe nach Kündigung kritisch

In den anderen Fällen ist abzuwägen: Hat der Arbeitnehmer ein größeres Interesse an der Weiternutzung der Mobilfunknummer als der Arbeitgeber, könnte ein Anspruch auf Eintritt in den laufenden Mobilfunkvertrag bestehen. Andernfalls nicht. Streit ist vorprogrammiert, wenn der Arbeitgeber die Rufnummer einem anderen Mitarbeiter geben möchte, etwa weil der sich zukünftig um die bestehenden Kundenkontakte kümmern und als neue Kontaktperson erreichbar sein soll. Hier kommt es ganz auf den Einzelfall an, wobei im Zweifel das Interesse des Arbeitgebers vorgehen dürfte. Hat ein Mitarbeiter Anspruch auf Rufnummernübernahme und Eintritt in den Mobilfunkvertrag, könnte er die Übergabe des mit dem Mobilfunkvertrag rechtlich oder über SIM-Locks technisch verknüpften Mobilfunkgeräts verlangen. Gerichtsentscheidungen zu dem Aspekt sind noch nicht bekannt.

Darf ein Mitarbeiter das Mobiltelefon nach Ausscheiden mitnehmen, ist zu klären, was mit den auf dem Gerät gespeicherten Geschäftskontakten, wie Telefonnummern der Kunden, geschehen soll. Über einen solchen Fall hat der Bundesgerichtshof 2009 entschieden (Az. I ZR 28/06). Kundendaten gelten danach häufig als Geschäftsgeheimnisse. Nimmt sie jemand ohne Genehmigung des Chefs mit, kann das eine Straftat nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb darstellen. Dies gilt, wenn es sich um Kunden oder potenzielle Kunden handelt, mit denen Geschäfte nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters denkbar sind.

Adressen und das Geschäft

Nur solche Informationen sind von dem Verbot ausgenommen, die sich aus allgemein zugänglichen Quellen nachvollziehen lassen, etwa Telefonbüchern oder Internetseiten. Von Bedeutung sind hingegen die direkten Durchwahlnummern von Mitarbeitern eines Kunden und deren E-Mail-Adressen, die nicht öffentlich verfügbar sind. Sie darf der Mitarbeiter auch dann nicht einfach mitnehmen, wenn er sie selbst zusammengestellt und elektronisch gespeichert hat, da das in Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten geschehen ist. Dies gilt erst recht, wenn arbeitsvertraglich ein Wettbewerbsverbot für die Zeit nach dem Ausscheiden vereinbart ist. Vertragliche Geheimhaltungsvereinbarungen kommen ebenfalls ins Spiel.

Beachtet ein Mitarbeiter diese Punkte nicht, stehen zivilrechtliche Ansprüche auf Schadensersatz, Löschung und Auskunft im Raum. Ein Arbeitgeber kann Strafanzeige erstatten, womit der Mitarbeiter eine Verurteilung zu Geld oder Freiheitsstrafe riskiert. Da es sich bei Kunden- und Geschäftsdaten häufig um wesentliche Werte handelt, lassen Arbeitgeber nicht mit sich spaßen. Erst recht nicht, wenn ein Mitarbeiter zu einem Konkurrenten wechselt.

Grundsätzlich gelten die Regelungen auch für Smartphones. Wegen der zusätzlichen Funktionen gibt es ein paar Besonderheiten: Ist privates Telefonieren gestattet, folgt nicht automatisch, dass die Nutzung als privates Datengerät erlaubt ist. Wer privat genutzte Apps auf einem Smartphone der Firma installieren möchte, sollte sich vorher per Absprache rückversichern.

Bei privater Datennutzung gilt ebenso, dass die Erlaubnis zum privaten Telefonieren mit einem Smartphone nicht automatisch heißt, privat surfen oder Downloads durchführen zu dürfen. Eine Daten-Flatrate alleine genügt nicht, um sich vor Ärger mit dem Chef zu schützen. Nur weil dem Arbeitgeber keine Kosten entstehen, ist man noch nicht auf der sicheren Seite. Andere Interessen des Arbeitgebers, wie Schutz vor Viren aus Downloads et cetera, sind ebenfalls zu berücksichtigen.

Die oben diskutierte Mitnahme der Telefonnummer und des Gerätes beim Ausscheiden aus einem Arbeitsverhältnis kommt beim Smartphone, den privaten Daten und kostenpflichtigen Apps eine besondere Bedeutung zu. Der Mitarbeiter hat in der Regel einen Anspruch darauf, dass ihm der ehemalige Arbeitgeber die privaten Daten aushändigt und sie anschließend löscht oder er sich seine Daten herunterladen darf, was aber bei gerätegebundenen Apps, etwa fürs iPhone, oft nicht möglich ist.

Apps und Daten sicher entfernen

Apps und Daten sicher entfernen

Hat ein Mitarbeiter zum Ende seines Arbeitsverhältnisses noch unternehmensspezifische Apps oder Unternehmensdaten seines bisherigen Arbeitgebers auf dem Gerät gespeichert, besteht ein Anspruch des Arbeitgebers auf deren Löschung, wenn der Mitarbeiter das Gerät behalten darf. Ideal ist es, wenn der Arbeitsvertrag eine Regelung enthält, die das Löschen der Daten betrifft, um Streitereien vorzubeugen. Dabei sollte geklärt sein, ob der Mitarbeiter selbst die Daten löscht und dem ehemaligen Arbeitgeber hierüber eine schriftliche Bestätigung schicken muss, oder ob der Arbeitnehmer das Gerät vorübergehend der IT-Abteilung übergeben soll, damit dort das Löschen stattfinden kann.

Wie bei der Überwachung des Telefonierverhaltens von Mitarbeitern sind der Überwachung von Laptops enge Grenzen gesetzt. Ist eine private Mitnutzung gestattet, ist die Überwachung kaum realisierbar. Auf jeden Fall hat der Betriebsrat ein Wörtchen mitzureden. Zudem sind die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters zu berücksichtigen.

In besonderem Maße gilt das für Software, etwa für BIOS-Module oder Produkte wie LoJack von Absolute Software, mit dem jederzeit die Ortung eines Laptops durchführbar ist. Geschieht das mit Einwilligung von Betriebsrat und des jeweiligen Mitarbeiters, spricht nichts gegen deren Einsatz. Die Nutzung der Software muss aber auf Fälle beschränkt bleiben, in denen beispielsweise ein Laptop abhandengekommen ist. Zur Erstellung von Bewegungsprofilen des Mitarbeiters dürfen solche Techniken nur in besonderen Fällen dienen, etwa wenn ein besonderes Interesse des Arbeitgebers gegeben ist.

Verliert ein Mitarbeiter ein ihm überlassenes Betriebsmittel, sei es ein Handy oder ein Laptop, ist fraglich, unter welchen Umständen er seinem Arbeitgeber den finanziellen Schaden zu ersetzen hat. Es kommt darauf an, ob den Mitarbeiter ein Verschulden am Verlust trifft. Bei vorsätzlichem Handeln muss er auf jeden Fall zahlen. Bei fahrlässigem Handeln erfolgt eine Haftungsverteilung je nach Schwere der Sorgfaltspflichtverletzung des Mitarbeiters.

Eine leichte Fahrlässigkeit entbindet den Mitarbeiter nach der Rechtsprechung deutscher Arbeitsgerichte vom Schadensersatz. Bei mittlerer und grober Fahrlässigkeit findet eine Aufteilung der Schadenssumme zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer statt. Bei grober Fahrlässigkeit muss danach ein Mitarbeiter in der Regel den überwiegenden Teil des Verlustes tragen.

Allerdings hat der Arbeitgeber einen Teil zu übernehmen, wenn er einen Schaden hätte versichern können. Er kann nicht einerseits einfach Prämien für angemessenen Versicherungsschutz einsparen und andererseits sich jeden entstandenen Schaden von seinen Mitarbeitern ersetzen lassen. Zudem spielen die sogenannte Gefahrgeneigtheit und die Schadenshöhe eine Rolle im Rahmen der Haftungsquotelung. Letztlich kommt es immer auf den Einzelfall an. Die Gerichte haben hier einen sehr weiten Entscheidungsspielraum.

Haftpflicht bei Missbrauch

Ähnliche Erwägungen gelten bei Missbrauch eines Betriebsmittels. Gestattet ein Mitarbeiter seinen Kindern beispielsweise das Spielen mit Apps auf einem Smartphone und entstehen dadurch hohe Kosten durch Datenabrufe, kostenpflichtige Leistungen und dergleichen, kommt man schnell zur groben Fahrlässigkeit und einer Haftung des Mitarbeiters für den gesamten Schaden. Eine heikle Situation entsteht für einen Mitarbeiter, wenn er ungefragt einen Firmenlaptop mit in den Urlaub oder anderswo hin mitgenommen und ihn verloren hat. Das kann einen bedeutenden Datenverlust nach sich ziehen, etwa wenn der Mitarbeiter die Daten nicht gesichert hat. Gelangen sie in falsche Hände, droht weiteres Ungemach. Es stehen neben Haftungsfragen Abmahnungen oder gar die fristlose Kündigung im Raum.

Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters gelten ähnliche Regelungen wie bei privatem Gebrauch von Smartphones: Eigene Dateien darf er kopieren und mitnehmen. Sämtliche geschäftsrelevante Daten, Softwarekomponenten et cetera sind für ihn tabu. Wer sich nicht daran hält, muss mit juristischem Ärger rechnen. Sicherheitshalber sollten private Daten durch die IT-Abteilung oder unter Zeugen kopiert werden.

Besondere Rechtsfragen stellen sich bei der privaten Mitnutzung von auf einem Laptop oder PC installierter Software. Streng genommen ist der Lizenznehmer, also der Arbeitgeber und Vertragspartner des Softwareherstellers, Inhaber eines Rechts zur Nutzung im Rahmen seines Geschäftsbetriebs. Hierzu zählt aber nicht mehr die nichtgeschäftliche Nutzung durch den Arbeitnehmer im Rahmen seiner privaten Tätigkeiten. Das Interesse der Lizenzgeber, gegen solche Verstöße vorzugehen, dürfte gering sein. Es sind keine Fälle bekannt, in denen ein Lizenzgeber gegen einen seiner Geschäftskunden oder deren Mitarbeiter wegen Rechtsverletzungen in der Konstellation vorgegangen ist – rechtlich denkbar bleibt es aber.

Manche Softwarehersteller haben hier einen Markt entdeckt. Microsoft beispielsweise bietet seinen Firmenkunden als Dienst der Software Assurance gegen eine Zusatzgebühr eine Lizenzerweiterung im Rahmen des "Employee Purchase Program" (EPP) für die private Nutzung für Office 2007 an. Ab dem November 2010 erfolgt die Umstellung auf das "Home Use Program" für Office 2010.

Im umgekehrten Fall, der Nutzung "mitgebrachter" Software, gelten rechtliche und tatsächliche höhere Einschränkungen. Bekannt ist, dass durch das eigenmächtige Installieren von Software auf Firmencomputern Viren ins System geraten können, was arbeitsrechtliche oder haftungsrechtliche Konsequenzen haben kann. Darüber hinaus kann es weiteren Ärger geben: Häufig sind Softwarepakete für den privaten Gebrauch billiger als für einen geschäftlichen Einsatz. Hier kommt es auf die Regelungen im jeweiligen Lizenzvertrag an: Ist die kommerzielle Verwendung ausgeschlossen, verletzt der Mitarbeiter die Rechte des Lizenzgebers.

Kritischer Einsatz von Lizenzen

Diese Grundsätze gelten übrigens auch, wenn der Arbeitgeber von einem solchen Softwareeinsatz keine Kenntnis hat. In § 99 des Urheberrechtsgesetzes heißt es: "Ist in einem Unternehmen von einem Arbeitnehmer oder Beauftragten ein…geschütztes Recht widerrechtlich verletzt worden, hat der Verletzte die Ansprüche…auch gegen den Inhaber des Unternehmens". Arbeitgeber haften für ihre Mitarbeiter. Sie schützen sich am besten durch ein striktes Verbot, Software ohne vorherige ausdrückliche Freigabe zu installieren. Flankieren sollten sie das durch Beschränkungen in den Nutzungsrechten der Mitarbeiter auf den Firmen-PCs.

Ist die geschäftliche Nutzung nicht gestattet, liegt eine Urheberrechtsverletzung vor. Das kann zu Schadensersatz in Form erhöhter Lizenzzahlungen an den Softwarehersteller führen. Dabei kann der Lizenzgeber den mit der rechtswidrig verwendeten Software erzielten Gewinn berücksichtigen. Daneben besteht ein Anspruch auf Auskunft und Unterlassung.

Abhängig von den Lizenzbedingungen kann es zu weiteren Forderungen kommen, wenn ein Mitarbeiter Software auf seinem Firmen-PC oder Firmen-Laptop für weitere geschäftliche Aktivitäten, etwa im Rahmen eines Nebenjobs, einsetzt. Lizenzverträge umfassen solche Nutzungen meist nicht; trotzdem liegt eine Rechtsverletzung vor, die entsprechend geahndet werden kann.

Schließlich gelten für die private E-Mail- und Internet-Nutzung durch Arbeitnehmer ähnliche Bedingungen wie für den privaten Gebrauch von Geschäftshandys: Duldet ein Arbeitgeber private E-Mails, kann der Arbeitnehmer daraus einen Rechtsanspruch herleiten, womit nach Auffassung vieler Juristen das Telekommunikationsgeheimnis gilt: Das Öffnen von E-Mails eines Mitarbeiters durch den Arbeitgeber kann demnach eine Straftat darstellen, selbst wenn er nur nach geschäftlichen E-Mails sucht. Außerdem stehen die Verletzung des Datenschutz sowie des Persönlichkeitsrechts und des Arbeitsvertrages mit ihren juristischen Konsequenzen zur Debatte.

Nicht immer soll ein Zugriff auf E-Mails erfolgen, um Missbräuche oder Fehlverhalten eines Mitarbeiters zu dokumentieren. Häufiger kommen Fälle vor, in denen Mitarbeiter wegen Krankheit oder Urlaubs eines Kollegen wichtige Informationen aus dessen E-Mail-Postfach benötigen. Ohne eine Vereinbarung mit dem Mitarbeiter und gegebenenfalls Zustimmung durch den Betriebsrat darf ein solcher Zugriff aber nicht erfolgen. Schwierigkeiten entstehen vor allem, wenn Daten vom PC eines plötzlich verstorbenen Mitarbeiters benötigt werden. Juristisch vorbeugende Maßnahmen sind unbedingt erforderlich.

Fazit

In keinem anderen Bereich lässt sich so gut verfolgen, dass die Grenzen zwischen privater und geschäftlicher Welt verschwimmen, wie bei der Nutzung von Handys, Smartphones, Laptops und dergleichen. Diskussionen entstehen häufig beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus einem Betrieb, sollen die Firmendaten im Haus bleiben. Darf er ein Mobiltelefon oder Smartphone übernehmen, kann der alte Arbeitgeber zuvor ein Löschen "seiner" Daten verlangen. Umgekehrt gilt dies für private, wenn der Mitarbeiter vorher zur Mitnutzung berechtigt war und das Gerät beim Verlassen des Unternehmens abgibt.

Vorsicht ist geboten vor dem Einsatz von Überwachungssoftware, etwa zur Ortung von verlorenen Laptops oder der Protokollierung von Telefonanrufen. Lizenzrechtlicher Klärungsbedarf entsteht, wenn ein Mitarbeiter Software auf Firmen-PCs installiert, die nicht dafür lizenziert ist. Auf der sicheren Seite bei all dem ist, wer die Art und Weise der privaten Nutzung von solchen Betriebsmitteln eindeutig vertraglich regelt.

Schließlich können technische Verfahren die Brisanz der juristischen Fragestellungen mindern. Für Handys und Smartphones bieten einige Mobilfunkanbieter Produkte an, die auf einem Gerät virtuell zwei Nutzerkonten einrichten, je eines für die private und geschäftliche Zwecke. Zwischen den beiden Konten wechselt der Nutzer durch die Eingabe der passenden PIN. Für Laptops und dergleichen ist ebenfalls die Einrichtung mehrerer Benutzerkonten oder sogar eines zweiten Betriebssystems denkbar, um lizenzrechtlichen Reibereien aus dem Weg zu gehen. Für Smartphones sowie iPad & Co. sind solche Verfahren derzeit noch nicht in Sicht.

Der Autor Tobias Haar, LL.M., ist Syndikusanwalt und Rechtsanwalt mit Schwerpunkt IT-Recht. / (rh)

Literatur

1. Tobias Haar; Recht; Weggenommen; Beschlagnahme von E-Mails; iX 7/2010, S. 102
2. Tobias Haar; Recht; Gleichgezogen; Smartphone-Apps jenseits des iPhone; iX 5/2010, S. 109
3. Tobias Haar; Recht; Kommuniziert; Neuer EU-Rechtsrahmen für Telekommunikation; iX 2/2010, S. 119
4. Tobias Haar; Recht; Aufgefrischt; Bundesdatenschutzgesetz neu geregelt; iX 9/2009, S. 111

Der Staat spielt mit

Der Staat spielt mit

Die steuerliche Behandlung der privaten Mitnutzung von Laptops oder PCs des eigenen Arbeitgebers ist nicht eindeutig. Eine Ausnahmevorschrift existiert nur für Telekommunikationsgeräte, nicht aber für Computer. Hierfür fehlt eine klare Vorgabe vom Gesetzgeber. Streng genommen müsste aber ein entsprechender geldwerter Vorteil ermittelt und versteuert werden. Allerdings ist der finanzielle Vorteil einer solchen Nutzung häufig deutlich geringer als bei privat genutzten Handys. In vielen Fällen dürfte eine Versteuerung nicht erfolgen, selbst wenn es streng genommen aus rechtlicher Sicht nicht korrekt ist.

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen und will aber sein Handy mitnehmen, kann der Arbeitgeber ihm etwaige Anschaffungskosten in Rechnung stellen, wenn das Gerät noch nicht abgeschrieben ist. "Schenkt" er es ihm, kann das einen geldwerten Vorteil nach sich ziehen, den der Mitarbeiter versteuern muss. Für die private Nutzung von Mobiltelefonen und dergleichen gilt die Regel nicht. Nach § 3 des Einkommensteuergesetzes ist die private Nutzung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten steuerfrei.

Zu Diskussionen kann auch die Frage nach den GEZ-Gebühren führen. PCs und Laptops zählen zu den sogenannten "neuartigen Rundfunkgeräten". Gerade hat das Bundesverwaltungsgericht in höchster Instanz entschieden (Az. 6 C 12.09, 6C 17.09, 6 C 21.09), dass deren Erhebung für Firmen-PCs zulässig ist. Jedes Jahr fallen pro Gerät bis zu 65,12 Euro an. Brisant ist das Autoradio im Privatwagen, sobald der Eigentümer ihn geschäftlich nutzt: Dies löst eine zusätzliche Gebührenpflicht aus, unabhängig davon, ob er dafür zu Hause bereits die Forderungen der GEZ erfüllt hat. Dasselbe gilt, wenn jemand seinen privaten Laptop für die Firma einsetzt. Umgekehrt muss ein Unternehmen seine Laptops bei der GEZ anmelden. Dürfen die Mitarbeiter sie zusätzlich privat nutzen, ist die Verwirrung komplett, denn daheim dürfte laut dem Gebührenstaatsvertrag keine zusätzliche Gebühr zur bereits entrichteten anfallen. Für die Nutzung von unterwegs müsste streng genommen eine zusätzliche Anmeldung erfolgen.

Bleibt nur zu hoffen, dass sich mit der geplanten Reform des Verfahrens für 2013 der Dschungel lichtet und man das Gefühl loswird, ständig den Häschern der GEZ ausgesetzt zu sein. (map)