Fahrtenbuch: Diese Fehler sollten Sie nicht machen

Wer die Nutzung seines Firmenwagens anhand eines Fahrtenbuchs nachweist, muss strenge formale Anforderungen erfüllen. Verweigert das Finanzamt die Anerkennung, kann das teuer werden: Dann wird nachträglich die 1%-Regelung angewendet, die dem Fahrer eine durchaus beträchtliche Nachzahlung bescheren kann.

Zeitnahe Aufzeichnung: Der Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt e.V. weist Firmenwagennutzer darauf hin, dass die Forderung, die Fahrten "zeitnah" aufzuzeichnen, vom Finanzamt wörtlich gemeint ist. Nachträgliche Aufzeichnungen würden regelmäßig nicht anerkannt. Deshalb ist es auf jeden Fall sinnvoll, das Fahrtenbuch im Auto zu haben und die Eintragungen direkt nach jeder Fahrt vorzunehmen.

Dann besteht auch nicht die Gefahr, sich im wahrsten Sinne des Wortes zu "verzetteln": Wer sein Fahrtenbuch auf losen Zetteln führt, läuft ebenfalls Gefahr, dass das Finanzamt die Anerkennung ablehnt. Ein Fahrtenbuch muss laut dem Steuerberaterverband nämlich eine in sich geschlossene Form haben und in einem fortlaufenden Zusammenhang geführt werden. Der lässt sich bei einer Zettelsammlung aber schwerlich nachweisen. Der Bundesfinanzhof lehnt diese Form deshalb regelmäßig ab: die Gefahr der nachträglichen Manipulation ist zu groß.

Ein Fahrtenbuch, das mit Hilfe von Excel-Tabellen geführt wird, erscheint dem Fahrer vielleicht sinnvoll, dem Finanzamt aber leider nicht. Denn auch hier können die Daten theoretisch nachträglich geändert und das zeitnahe Erfassung nicht hinreichend belegt werden. Also lieber Finger weg.

Gegen die Fahrtenbuchführung mit Smartphones habe das Finanzamt hingegen nur selten etwas einzuwenden, bestätigt der Steuerberaterverband. Vorausgesetzt, es wurde eine entsprechende "App" auf dem Smartphone installiert, in der die Fahrten erfasst und per Mail auf eine Fahrtenbuchsoftware auf dem PC geschickt werden. Wieder im Büro muss allerdings schnell eine Festschreibung erfolgen, die garantiert, dass nichts mehr verändert werden kann. Allerdings muss geprüft werden, ob diese Form mit den berufs- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen vereinbar ist, da hierbei auch personenbezogene Daten verschickt werden.

Weiterer Tipp der Experten: Wer im Fahrtenbuch Abkürzungen für häufig genannte Ziele oder Reisezwecke nutzt, sollte nicht vergessen, für das Finanzamt eine entsprechende Auflistung beizufügen, in der die Begriffe erklärt werden. Kann das Finanzamt die Abkürzungen nämlich nicht nachvollziehen, droht ebenfalls eine Ablehnung der Aufzeichnungen wegen formaler Fehler. (gs)
(masi)