Wirtschaftsministerium gibt Leitfaden zur rechtssicheren Archivierung heraus
Rechtliche und technische Unsicherheiten führen vielfach dazu, dass papiergebundene und elektronische Dokumente unnötigerweise immer noch simultan geführt und aufbewahrt werden, klagte der Leiter der Abteilung Technologiepolitik im BMWi.
Rechtliche und technische Unsicherheiten führen vielfach dazu, dass papiergebundene und elektronische Dokumente unnötigerweise immer noch simultan geführt und aufbewahrt werden, klagte der Leiter der Abteilung Technologiepolitik im Bundeswirtschaftsministerium (BMWi), Detlef Dauke, heute zur Eröffnung einer Fachkonferenz zur rechtssicheren elektronischen Archivierung in Berlin. "Die künftige Aktenregistratur wird das elektronische Archiv sein", erklärte Dauke und verwies auf Beispiele wie den Handelskonzern Metro, der auf dem Weg zu einem vollständig elektronischen Workflow sei, oder die Lufthansa, die qualifizierte Signaturen zur beweiskräftigen Dokumentation der Umrüstung von Flugzeugen in einem elektronischen Archivsystem einsetze.
"In der Breite sind wir noch nicht so weit", bedauerte Dauke. Besonders im Mittelstand und in der öffentlichen Verwaltung sieht er noch einen großen Handlungsbedarf. Damit Unternehmen und Verwaltungen den hohen Mehraufwand und die zusätzlichen Kosten der parallel betriebenen papiergebundenen und elektronischen Dokumentation von Geschäftsprozessen abbauen können, hat das BMWi jetzt zur Hilfestellung einen 'Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente' (BMWi-Dokumentation Nr. 564, PDF-Datei) herausgegeben.
Der Leitfaden ist ein Ergebnis des vom BMWi seit 2004 geförderten und jetzt abgeschlossenen Vorhabens TransiDoc, das sich der Verbindung von Papierwelt und elektronischer Welt beim Scannen und Drucken widmete. Es untersuchte dabei insbesondere Lösungen für die beweissichere Konvertierung der elektronischen Dokumente im Zuge notwendiger Anpassungen an neue Speicherformate oder Anwendungssoftware. Im Rahmen des Projektes wurde eine Referenzarchitektur geschaffen, derzufolge die Ausgangsdokumente einschließlich ihrer digitalen Signatur nach bestimmten Regeln auf das Zieldokument transformiert und zusammen mit einem Transformationsbericht und einer neuen digitalen Signatur versiegelt werden.
Ein TransiDoc-Transformationsserver wird derzeit in der Bauordnungsbehörde der Stadt Nürnberg aufgebaut und erprobt. Dort werden bereits seit 2003 alle eingehenden Bauanträge digitalisiert und in die elektronische Bauakte integriert. Insgesamt verzeichnet die Nürnberger Behörde rund 50.000 Bauakten, die circa 440.000 Dokumente enthalten, darunter 140.000 Pläne. Diese Akten müssen jeweils für die gesamte Lebensdauer eines Gebäudes uneingeschränkt zur Verfügung stehen. (Richard Sietmann) / (jk)
