Interessant vortragen: Prägnante Informationen statt prall gefüllter Folien
Ein Vortrag mit überfrachteten Folien überfordert die Zuhörenden. Weniger ist mehr, und Konzentration auf das Wesentliche hilfreich.
Powerpoint ohne KI
- Michael Keller
Schon mal eine oder mehrere überfrachtete Folien während eines Vortrags gesehen? Form, Farbe und Text ergeben da ein komplexes Zusammenspiel, sodass eine Art "Kunstwerk" entsteht. Auf den ersten Blick manchmal auch ein Rätsel, das noch durch Animationen ergänzt wird.
Alles in allem eine Fülle an Informationen, die für Zuhörer schon mal zu einer "Flut" anwachsen kann, die nur nach und nach zu bewältigen ist. Sehen, hören und verarbeiten kommen dann gewissermaßen aus dem Takt. Man denkt noch über einen Teil der Folie nach, der oder die Vortragende zeigt bereits auf einen anderen Bereich und ergänzt auf der Tonspur das Gezeigte um wichtige Schlüsselinformationen, die man aber leider nicht (mehr) wahrnimmt.
Genau das sollte natürlich nicht passieren. Einem Vortrag möchte man leicht folgen können. Die voran genannten allzu detailverliebten (überfrachteten) Folien kann man unter Berücksichtigung einiger Empfehlungen vermeiden und damit allen einen Gefallen tun. Los geht’s.
Gerichtetes Vorgehen
Statt alles auf eine Folie zu packen, sollte man mehrere Folien nacheinander nutzen. Der Ansatz ist, vom Groben ins Feine zu kommen, also aus einer oder mehrerer Blackboxes eine oder mehrere Whiteboxes zu machen. Nach Bedarf über mehr als zwei Folien hinweg. Diese Art des Vorgehens kann man verbal unterstützen. Dann nimmt man während seines Vortrags auf das bereits gezeigte Bezug und sagt, wie sich das nun in der aktuellen Folie weiterentwickelt hat.
Pro Folie sollten nur wenige Elemente enthalten sein, die eine konsistente Botschaft ergeben. Dabei ist auf Farbe, Form, Text und insbesondere die Anordnung zu achten. Es muss innerhalb der einen Folie ein Ganzes ergeben, aber auch zu dem Gesamtensemble aus Folien passen.
Eine Folie muss nicht sofort alle Elemente zeigen. Die kann man nach und nach einblenden (Stichwort "Animation"). Sanfte Animationen wie "Erscheinen" oder "Verblassen" sind für das Publikum angenehm und vermitteln Ruhe. Auf keinen Fall etwas Hektisches, außer man beabsichtigt das.
Am Ende der Folienreihe, die zuvor eine einzige überfrachtete Folie war, gibt man eine Zusammenfassung. Verbal und auch als Text auf einer Folie. Der kleine Zwischenstopp ist gut investiert, erlaubt er doch Nachfragen aus dem Publikum und ist gleichzeitig eine Art "Rast", bevor es weitergeht.
Echt jetzt?
Was sich hier nach "Ist doch logisch und das macht doch jeder so!" anhört, erlebe ich in der Praxis regelmäßig anders. Deswegen auch das Blog mit einigen "well organized"-Empfehlungen.
Insbesondere Zeitpläne und technische Designs, vollständig auf einer Folie abgebildet, bieten oft eine Detailfülle, die für das Publikum in der Kürze der Zeit respektive in der Gänze kaum zu fassen ist.
Deswegen sind die voran genannten Beispiele auch gerade die Kandidaten, die eine Art "Hausaufgabe" darstellen. Das bedeutet: Man muss im Nachgang zum Vortrag die Folien in aller Ruhe durchsehen, um die relevanten Informationen herauszufiltern. Beispielsweise möchte man den ein oder anderen wichtigen Stichtag oder Termin, der in den Folien genannt wird, in seinem Kalender pflegen. Oder auch eigene Handlungen, Aufgaben usw. aus den Folien ableiten. Das darf gerne einfach sein und muss nicht der Suche in einem Wimmelbild gleichkommen.
Sofern sich nach der Restrukturierung der überfrachteten Folien viele neue Folien ergeben, sollte man die Vortragszeit im Auge behalten. Folien mit "echtem" Inhalt benötigen oft 1 bis 2 Minuten verbaler Erläuterung. Entsprechend wenige Folien ergeben sich z. B. für einen halbstündigen Vortrag. Es ist auch abzuwägen, ob man ein komplexes Thema in mehreren Einzelvorträgen abbildet, die inhaltliche Schwerpunkte haben. Ansonsten gestaltetet sich das für das Publikum ganz nach dem Motto: "Viel gehört, viel gesehen, aber wenig verstanden und mitgenommen."
In diesem Sinne, bleibt organisiert und strukturiert
euer Michael
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