Sechs Aufgabenplaner im Test

Ein populärer Spruch aus unbekannter Feder lautet: „Manche Arbeiten muss man Dutzende Male verschieben, bevor man sie endgültig vergisst“. So ironisch das klingt, es ist was Wahres dran. Es ist auch eine Binsenweisheit, dass Aufschreiben das beste Mittel gegen das Vergessen ist.

Doch was für viele beim Supermarkteinkauf selbstverständlich ist, fällt ihnen bei der Bewältigung der täglichen Auf­gabenflut eher schwer: Alles, was ansteht, in eine oder mehrere Listen zu schreiben und diese systematisch abzuarbeiten.

Egal, ob man sich dabei einer der unzähligen in Büchern und Seminaren vermittelten Methoden oder einer ganz eigenen Systematik bedient – es braucht auch ein geeignetes Werkzeug. Im einfachsten Fall sind das ein Zettel und ein Stift; viel besser und methodischer geht es mit digitalen Aufgabenplanern.

Populär geworden ist diese Art von digitalen Helfern nicht zuletzt durch das Programm Wunderlist vom Berliner Start­up 6Wunderkinder, das vor einigen Jahren von Microsoft gekauft wurde und teil­weise in deren eigenen Aufgabenplaner To Do aufging. Das Besondere an Wunderlist war die optische Gestaltung und die Leichtigkeit, mit der es sich vor allem auf Tablets bedienen ließ.

Sechs populäre To-do-Apps haben wir getestet: Any.Do, Remember The Milk, das ausschließlich für Apple-Systeme verfügbare Things , Microsoft To Do, Todoist und Zenkit To Do. Microsofts Aufgabenplaner ist kostenlos, Things gibt es nur als (Einmal-)Kaufsoftware, alle anderen folgen dem Freemium-Modell: Grundfunktionen sind gratis, für den vollen Funktionsumfang ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Art und Zahl der Einschränkungen unterscheiden sich dabei stark. Während das Gratis-Any.Do arg kastriert ist, dürfte Todoist schon in der kostenlosen Version den meisten ­Ansprüchen gerecht werden.

Außen vor gelassen haben wir Software, die To-do-Listen als Nebenfunktion enthält, etwa Notizprogramme wie Evernote, Joplin, OneNote und Notion. Ebenfalls nicht berücksichtigt haben wir ausgewachsene Team-Projektplaner wie Asana, Trello oder Zenkit.

Die Programme in diesem Vergleich beschränken sich ganz auf die persönliche Aufgabenorganisation in Listenform, wo­bei wir eine Teamfunktion dann doch ganz spannend finden: das Teilen kompletter Listen, um zum Beispiel mit Freunden ­zusammen die Vorbereitung des kommenden Gartenfests zu organisieren oder dem Familienmitglied auf dem Weg zum ­Supermarkt noch eine Tafel Schokolade auf den digitalen Einkaufszettel zu schmuggeln.

Wichtige Auswahlkriterien waren: Neben einer Desktop- oder wenigstens Browserversion muss es Apps für iOS und/oder Android geben, die die Aufgabenlisten auf allen Geräten synchron halten. Aufgaben müssen sich in einzelne Unteraufgaben aufteilen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen lassen. Für die Strukturierung erwarten wir entweder eine flexible Organisation in verschiedene Listen oder Ordner und/oder eine Form der Kategorisierung oder Priorisierung. Außerdem Pflicht: wiederkehrende Aufgabenserien, idealerweise mit Zeitbegrenzung (schreibe für die nächsten vier Wochen jeden Monat einen Report).

Alle Kandidaten im Testfeld bieten zudem „intelligente Listen“. Dahinter stecken gefilterte Ansichten aller Aufgaben, etwa nach Fälligkeit (Heute), Priorität oder solche, die in der aktuellen Woche fällig sind. Manche erlauben zudem, anhand wählbarer Kriterien (zum Beispiel ein Suchwort oder Tag) eigene Filterlisten zu definieren.

Auffällig ist, dass alle Apps mit ­Ausnahme von Things auf progressiven Web-Apps, also letztlich auf Webseiten im Fenster, basieren und neben den mobilen und Desktop-Versionen auch eine nahezu identisch bedienbare Webseite bieten.

Spaß am Streichen

Eine To-do-Liste ist nur dann nützlich, wenn man sie diszipliniert und konsequent führt und pflegt. Das fällt umso leichter, je einfacher sich die App bedienen lässt. Idealerweise macht das sogar Spaß. Quasi als Belohnung für erledigte Aufgaben bleiben diese bei den meisten Programmen sichtbar; entweder durchgestrichen in der Tagesliste oder zumindest in einer eigenen Übersicht. Der psycholo­gische „Guck-mal-was-ich-heute-schon-­alles-geschafft-habe“-Effekt ist nicht zu unterschätzen. Noch mehr Schulterklopfen gibt es von Todoist: Neben einem Produktivitätsreport vergibt das Programm Karma-Punkte für erledigte Aufgaben. Ob diese Form der Gamification die Motivation anschiebt, muss man für sich selbst entscheiden.

Todoist und Remember The Milk versuchen, vor allem das Festlegen von Fälligkeitsterminen und Wiederholungen besonders einfach zu machen: Sie erlauben die Eingabe in natürlicher Sprache, Todo­ist sogar direkt am Aufgabentitel. Anstatt in einem Kalender herumzuklicken, tippt man einfach „Wochenbericht ab dem 1.7. jeden Montag für 6 Monate“.

Planung mit Methode

Die einfachste Art der Aufgabenplanung ist eine Liste, in der man alles Anstehende einträgt und Erledigtes abhakt oder durchstreicht. Das alleine mag schon reichen, die Tagesplanung hinzubekommen und nichts aus den Augen zu verlieren. Dazu eignen sich alle Programme im Testfeld uneingeschränkt, wobei hierfür schon ein Stück Papier oder ein Texteditor reichen würde.

Methodisches Selbstmanagement erfolgt hingegen zumeist mit einer von mehreren gängigen Systematiken. Sie basieren in der Regel darauf, dass Aufgaben zunächst gesammelt und dann kategorisiert oder priorisiert werden. Die populärsten Methoden sind die Eisenhower-­Matrix und David Allen’s GTD-Methode (nach seinem Buch „Getting Things Done“). Die Eisenhower-Matrix versieht alle Aufgaben mit einer Priorität von A–D (oder 1–4), gestaffelt von „wichtig und dringend“ über „wichtig, aber nicht dringend“ und„nicht wichtig, aber dringend“ bis „weder wichtig noch dringend“. Letztere fliegen am besten gleich wieder von der Liste.

GTD ist komplexer und füllt ganze Seminare und etliche Bücher. Das System basiert aber ebenfalls darauf, dass man alle zunächst in einer zentralen Liste (Inbox) gesammelten Aufgaben bewertet, kategorisiert, Durchführbarkeit, voraussichtliche Dauer und Aufwand einschätzt, sie gegebenenfalls in Teilaufgaben zerlegt und in verschiedene Ordner oder zusätzliche Listen einsortiert.

Die getesteten To-do-Apps bringen alle Elemente mit, mit denen sich die Systeme auf die eine oder andere Art umsetzen lassen, wenn auch manchmal etwas Kreativität gefordert ist. So bieten zum Beispiel nicht alle Apps vier Prioritäts­stufen für die Einordnung nach der Eisenhower-Methode. Stattdessen kann man aber Kategorien (Tags), Farbmarkierungen oder frei anlegbare Ordner verwenden.

Aufgaben vs. Termine

Die Programme in diesem Test organisieren Aufgaben, aber keine Termine. Beides scheint auf den ersten Blick sehr verwandt und nicht zuletzt ist eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum ja schon ein Termin, oder? Nicht ganz. Ein Termin besitzt eine minutengenaue Startzeit und in aller Regel auch eine (voraussichtliche) Dauer. Eine Aufgabe hingegen hat entweder kein bestimmtes Datum oder eine Fälligkeit, also eine Endzeit. Zudem bestimmt man bei einer Aufgabe mehr oder weniger dynamisch, wann man sie erledigt oder teil­weise daran arbeitet (zum Beispiel zwischen zwei Terminen).

Beides zusammen gehört in die Tages- und Wochenplanung, ist aber so ver­schieden, dass es sich nur schlecht in einem Programm gemeinsam organisieren lässt. Man braucht also sowohl einen Aufgaben- als auch einen Terminplaner, die idealerweise in irgendeiner Form miteinander interagieren können, denn: Bei der Tagesplanung kann man sich ja durchaus einen bestimmten Zeitblock reservieren, um an einer bestimmten Aufgabe aus dem Taskplaner zu arbeiten. Die Aufgabe wird somit zu einem Termin.

Manche Programme (zum Beispiel Microsoft Outlook in der Desktop-Ver­sion) enthalten zwar beide Programm­arten, trennen sie aber strikt voneinander. Die meisten der hier getesteten Aufgabenplaner bieten in irgendeiner Form eine Kalenderanbindung. Any.Do beispiels­weise lässt sich mit einem Google Kalender verbinden, zeigt Aufgabenliste und Terminkalender dann nebeneinander an und erlaubt es, eine Aufgabe per Drag & Drop zu einem Termin zu machen.

Todoist verbindet sich optional ebenfalls mit einem Google- oder Outlook-­Kalender (letzteres nur in Verbindung mit einem Exchange-Online-/Microsoft-­Mail­konto) und trägt dort Aufgaben mit Fälligkeitsdatum automatisch als Termin ein. Fest ins Apple-Universum eingebunden, macht Things Ähnliches mit dem Apple-­Kalender. Unterstützt der Aufgabenplaner einen Workflow-Automatisierer wie If This Then That (IFTTT) oder Zapier, lässt sich eine solche Verbindung möglicherweise auch selbst konfigurieren.

Datenschutz: problematisch

Gemäß unserer Anforderung erlauben alle hier vorgestellten To-do-Apps, Aufgabenlisten zwischen mehreren Geräten oder mit anderen Nutzern derselben App zu synchronisieren. Dazu setzen alle auf einen nicht frei wählbaren Clouddienst als Zwischenspeicher, was die Frage des Datenschutzes aufwirft. Wir haben uns insbesondere die Datenschutzerklärungen der Anbieter genauer angesehen.

Bei Any.do und Remember the Milk handelt es sich um kleinere Start-ups aus San Francisco, die dem Datenschutz offenbar wenig Bedeutung beimessen und Anwendern keinerlei Auskünfte darüber geben, wo die Daten gespeichert werden und welche Dienstleister und Drittfirmen darauf zugreifen. Da sich beide Firmen immer noch auf das inzwischen für ungültig erklärte Privacy-Shield-Abkommen [1] mit den USA berufen, muss man hier in puncto Datenschutz vom Schlimmsten ausgehen. Etwas mehr Transparenz liefert Todoist-Hersteller Doist aus Delaware, USA. Hier werden die Nutzer immerhin darüber informiert, dass ihre Daten an knapp zwei Dutzend Dienstleister verteilt und auch nach Schließung ihres Kontos bis zu sechs Jahre aufbewahrt werden.

Things-Hersteller Cultured Code aus Stuttgart verzichtet leider wie die genannten US-Firmen auf eine Datenschutz­erklärung in deutscher Sprache, die von der DSGVO vorgeschrieben ist. Laut ihrer mittlerweile drei Jahre alten Erklärung landen die Daten der Nutzer nicht nur beim deutschen Hoster Hetzner, sondern auch bei mehr als einem halben Dutzend US-Firmen.

Die größte Transparenz gewährt noch Zenkit-Entwickler Axonic aus Karlsruhe. Die deutsche Datenschutzerklärung zählt penibel auf, welcher Dienstleister welche Informationen verarbeitet. Entgegen dem Versprechen, die Daten würden in Deutschland gehostet, erfährt man im Kleingedruckten jedoch, dass sie unter anderem irgendwo auf der Welt auf Amazon-Servern landen. Und um der DSGVO zu genügen, müsste der Hersteller zumindest auch die Rechtsgrundlagen zur Datenverarbeitung aufführen, die die Datenschutzerklärung aber nicht verrät.

Bei Microsofts To Do kann man sich schließlich sicher sein, dass der Hersteller alle Daten mit neuester Technik und KI auswertet und umfangreiche Profile erstellt. Die Redmonder spielen hier in einer Liga mit Facebook und Google. Zur Nutzung des Programms ist ein Microsoft-Konto [2] nötig, dessen Daten bis auf Ausnahmen auch in die USA transferiert werden. Die Inhalte der To Do-App werden im zugehörigen Exchange-­Online-Konto gespeichert. Microsofts Datenschutzerklärungen und Einstellmöglichkeiten sind hochkomplex, sodass eine genauere Analyse diesen Rahmen sprengt. Nur so viel: Datenschützer in verschiedenen Bundesländern schlagen regelmäßig Alarm und warnen vor einem Einsatz bei Behörden und Schulen.

Nutzt man die Apps als Einkaufsliste oder Planungshilfe fürs nächste Grillfest, wiegen die Datenschutzbedenken nicht so schwer. Anders sieht es jedoch bei sensiblen geschäftlichen oder intimeren privaten Daten aus.

Es gibt auch eine Reihe von selbst gehosteten oder lokalen Task-Planern (eine Auswahl finden Sie unter ct.de/yxew); die können allerdings in der Regel funktional und in der Bedienungsfreundlichkeit nicht mit den hier getesteten Programmen ­mithalten.

Fazit

Wer seine täglichen Aufgaben in den Griff bekommen will, indem er sie in eine oder mehrere Listen schreibt und bei Erledigung abhakt, ist mit allen Programmen im Testfeld gut bedient. Die Unterschiede liegen vor allem in erweiterten Funktionen, zum Beispiel die Zerlegung in echte Teilaufgaben mit eigener Fälligkeit, Einbindung in Workflows mit Kalendern, oder wie detailliert man wiederkehrende Aufgaben definieren kann. Ob und welche erweiterte Funktionen man braucht, hängt stark von der persönlichen Planungsmethode ab.

Todoist sticht schon in der Gratis­version die Konkurrenz beim Funktionsumfang aus, bleibt aber trotzdem übersichtlich und bedienbar. Wer mit ein paar Funktionen weniger auskommt und einen Look-and-Feel-Ersatz für das eingestellte Wunderlist sucht, wird sich am ehesten mit Zenkit To Do und Microsoft To Do anfreunden können.

Etwas aus dem Rahmen fällt Things, das es exklusiv für Apple-Systeme gibt. Es zwingt weder zur Cloud-Nutzung noch zu einem Abo und ist als einziges Programm im Test keine Web-App im Fenster. Dafür sieht es etwas altbacken aus und ist ziemlich teuer. (swi@ct.de)

Herstellerlinks und Zusatzinformationen: ct.de/yxew