desk4 - Die Cloud Warenwirtschaft

desk4 ist eine cloudbasierte, über den Browser nutzbare Warenwirtschaft und Handwerkerlösung mit einer schlanken Bedienoberfläche, die nur wenige Oberkategorien enthält, um schneller zum gewünschten Punkt zu navigieren. Der Hersteller bietet Apps für alle gängigen Betriebssysteme, sodass Nutzer von verschiedenen Endgeräten auf die Warenwirtschaft zugreifen können. Sie bietet einen großen Funktionsumfang, vom Customer Relationship Management (CRM) bis hin zu Arbeitsnachweisen. Um dennoch den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen verschiedener Branchen gerecht zu werden, ist desk4 in drei Versionen verfügbar, welche sich jeweils um diverse Funktionen erweitern lassen.

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desk4 - Die Cloud Warenwirtschaft

Die Kernfunktionen von desk4 umfassen neben der Verwaltung von Artikeln, Kunden und Lieferanten die Erstellung und Weiterführung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen. Weitere Funktionen sind das Verwalten von Kundenkontakten mittels des integrierten CRMs, das Erfassen von Arbeitszeiten mithilfe des Arbeitsnachweises und die Verwaltung offener Zahlungen und Mahnungen in der OP-Verwaltung.

Auch für Nutzer im Bereich E-Commerce und Vermietungen ist desk4 geeignet, etwa dank verschiedener Schnittstellen für Onlineshops sowie Onlinemarktplätze. Durch die Möglichkeit, Artikel als Mietartikel zu behandeln, bietet sich desk4 ebenso für Inhaber von Ferienwohnungen und -häusern, Autovermietungen und ähnlichen Unternehmen an. Neben der integrierten DATEV-Schnittstelle bietet desk4 auch eine Rechtssicherheit durch DSGVO- und GoBD-Konformität.

Kundenkontakte sorgfältig verwalten

Das Customer-Relationship-Management-Tool dokumentiert sämtliche Kontakte mit einem Kunden wie Briefe, Verträge, Telefonate, E-Mails oder ein Gespräch vor Ort. Alle Kontakte mit dem Kunden werden detailliert erfasst und in der Kundenübersicht angezeigt. Zudem besteht die Möglichkeit, eigene für die Firma individuelle Kontaktarten anzulegen.

Arbeitszeiten detailliert erfassen

Die Warenwirtschaft desk4 erfasst auch Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter und wenn benötigt, auch verwendete Artikel oder Ersatzteile direkt. Kunden können direkt auf dem Smartphone oder Tablet unterschreiben. Im Arbeitsbericht wird dargestellt, welche Dienstleistung beim Kunden erbracht wurde und welche (Zwischen)Ergebnisse es gab. Der Bericht wird vervollständigt durch eine aktuelle Anfangs- und Endzeit. Mit der integrierten Routenplanung kann die Anfahrt bei Bedarf direkt aus dem Arbeitsbericht eingesehen und mit in die berechnete Zeit einbezogen werden.

Offene Posten und Mahnungen im Blick

Mit der Erweiterung OP-Verwaltung behalten Nutzer nicht nur offene Posten im Blick, sondern erhalten zusätzlich die Möglichkeit, direkt aus desk4 Mahnungen zu versenden. Um die Übersicht nicht zu verlieren, besteht die Möglichkeit, mittels Import Bankzahlungen in desk4 hinzuzufügen, um diese mit den offenen Posten zu verrechnen.

Bei Nutzung des Moduls OP-Verwaltung werden zu allen Rechnungen, Abschlagsrechnungen und Eingangsrechnungen im Hintergrund offene Posten erstellt. Gleiches gilt für Gutschriften. Dabei werden alle relevanten Informationen wie die Ursprungsrechnung, der Betrag oder das Fälligkeitsdatum verknüpft. Änderungen an der Rechnung werden automatisch an den offenen Posten übergeben.

DSGVO und GoBD

Die Software erfüllt alle Vorgaben für DSGVO und GoBD. Nutzer arbeiten damit datenschutzkonform und erfüllen ebenso die Vorgaben für die Vorgangsverfolgung. Um einen umfassenden Datenschutz der Mitarbeiter sowie der Kunden zu gewährleisten, arbeitet desk4 mit Servern am Standort Deutschland. Auch der Zugang zur Software ist durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.

Neben der Nutzung per Browser kann desk4 auch auf diversen Endgeräten betrieben werden. So liefert die Dupp GmbH eine passende App für Apple-Geräte, egal ob Mac OS oder iOS. Auch für Nutzer eines Windows- oder Android-Gerätes sind passende Anwendungen erhältlich.

Vollintegration von ChatGPT

Im Februar 2024 führte desk4 als erstes deutsches Cloud-ERP-System eine vollständige KI-Integration (ChatGPT) ein. Diese Funktion unterstützt Anwender aktiv dabei, hochwertige Texte jeder Art zu generieren, ob nun Artikeltexte, E-Mail-Nachrichten, Vertragsgrundlagen oder Übersetzungen. Die Möglichkeiten erstrecken sich dabei von Vorschlägen zur Überarbeitung eines bestehenden Textes über die Vervollständigung bis hin zur kompletten Texterstellung auf Basis von Stichpunkten. Die KI-Funktion ist für alle desk4-Nutzer verfügbar und verspricht laut Hersteller eine spürbare Steigerung der Effizienz bei der Texterstellung.