Wenn es um die Arbeit mit PC und Mac geht, sind Office-Suiten nicht mehr wegzudenken. Dabei handelt es sich um Programmpakete, die für die produktive Nutzung eines Computers essenziell sind, etwa für die Textverarbeitung. Zwar haben sowohl MacOS als auch Windows und Linux mehr oder weniger rudimentäre Textprogramme oder Editoren an Bord. Diese reichen aber kaum für eine produktive Nutzung im Arbeitsalltag oder für private Briefe und Dokumente. Spätestens, wenn Präsentationen und Tabellenkalkulation ins Spiel kommen, ist die Installation eines Office-Pakets daher unumgänglich.

Schreiben, Rechnen, Präsentieren

Genau aus diesem Grund liefern alle Office-Pakete ein Dreigestirn aus Programmen. Microsoft Office etwa hat die legendären Produkte Word, Powerpoint und Excel an Bord, die längst den Standard in diesem Bereich vorgeben. Andere Produkte setzen auf eine ähnliche Aufteilung, haben also vergleichbare Programme an Bord. Es geht darum, dass Anwender mit dieser Office-Software auf einen Rutsch alle notwendigen Produkte erhalten, um ihren PC oder Mac produktiv zu verwenden und die am häufigsten verwendeten (und von Microsoft erfundenen) Office-Dateiformate DOC, XLS und PPT öffnen zu können.

Zusatzprogramme machen den Unterschied

Hinzu kommen oft weitere Produkte, die in den Office-Paketen enthalten sind und bei denen sich die Programme oft erheblich unterscheiden: Hier ein Malprogramm, da eine Datenbank oder ein E-Mail-Client. Seltener benötigte Programme sind bei manchen Suiten Teil des Programmpakets oder zumindest in Office-Programmen eines Herstellers als Unterprogramm enthalten. Hier ist Standardisierung eher selten. Trotzdem heben sich die Office-Suiten in ihren Kernfunktionen auf den ersten Blick nur wenig voneinander ab. Wohl auch, weil diese Produkte oft seit Dekaden auf dem Markt sind.

Office-Paket ist nicht gleich Office-Paket

Das stimmt jedoch nur auf den ersten Blick: Denn trotz aller Ähnlichkeiten in den Basisfunktionen und einer gewissen Tendenz zur „Featuritis“, also dem Hang zu Komplexität durch eine erschlagende Vielzahl an Funktionen, unterscheiden sich die einzelnen Office-Programme im Detail oft erheblich. Das betrifft nicht nur das optische Erscheinungsbild, sondern auch die Bedienphilosphie und Funktionalität. Wer vom einer Office-Software auf die andere wechselt, muss sich daher auf eine gewisse Zeit für die Umgewöhnung einstellen. Liebgewonnene Funktionen heißen anders und sind plötzlich an anderer Stelle eingepflegt, wodurch ein Wechsel von Office-Suite A zu B nicht immer einfach ist. Das betrifft aber nicht selten auch interne Änderungen eines einzelnen Office-Pakets: Nicht selten wird die Oberfläche von einer Hauptversion auf die Nächste umgekrempelt und Bestandsnutzer müssen sich erst einmal umgewöhnen.

Office-Programme sind nur eingeschränkt miteinander kompatibel

Gemein haben übrigens alle Office-Pakete, dass sie mit den Microsoft-Dateiformaten umgehen können: DOC, XLS und PPT können von den Mitbewerbern geöffnet und exportiert werden. Richtig offen sind die Microsoft-Dateiformate aber nicht, weshalb es nicht selten vorkommt, dass ein Dokument beim Austausch zwischen unterschiedlichen Office-Programmen nicht mehr so aussieht wie im Originalprogramm. Richtig knifflig wird das, wenn obendrein die Datei mit einem anderen Rechner oder gar Betriebssystem ausgetauscht werden sol. Der ungleiche Schriftbestand kann gerade komplexe Dokumente regelrecht zerschießen. Daher bietet sich als Austauschformat das freie und inzwischen auch von Microsoft unterstützte Open-Document-Format (ODF) an, das aber auch nicht von jedem Office-Paket unterstützt wird. Fertige Dokumente sollten daher immer am besten zusätzlich als PDF und, wenn möglich, ODF abgespeichert werden, um Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

Alternativen zu Microsoft Office können sich lohnen

Trotz der Dominanz von Microsoft Office kann es sich lohnen, die vorhandenen Alternativen genauer unter die Lupe zu nehmen. Das hängt einerseits damit zusammen, dass der Microsoft-Platzhirsch vergleichsweise preisintensiv ist. Andererseits ist das Programm auch für viele Nutzer einfach „Zuviel“: Da es eine Vielzahl an selten genutzten Features gibt, sind die Microsoft-Office-Suiten unübersichtlich und nicht immer ganz einfach zu bedienen. Bei dieser „einfachen“ Normalnutzung haben die Alternativen daher nicht selten die Nase vorn, auch was die Unterstützung von Drittanbieter-Formaten angeht. Das nimmt zum Teil bizarre Züge an: So lassen sich mit Microsoft-Office manche sehr alten Office-Dateien oder Dateien anderer älterer Office-Lösungen wie Microsoft Works nicht öffnen – hier ist zum Beispiel Libre Office deutlich besser aufgestellt.

Office-Software in der Übersicht

Im Folgenden stellen wir einige Office-Pakete vor, mit denen sich Text-Dokumente, Tabellen und Präsentationen erstellen und bearbeiten lassen.

Microsoft Office 365: Der Office-Standard

Wer Office sagt, meint Microsoft Office*: Egal ob Word, Excel oder Powerpoint, wer zum Microsoft-Produkt greift, kann sichergehen, dass er das Standard-Office nutzt und nur geringe Schwierigkeiten mit der Erstellung, dem Abspeichern und dem Austausch von Office-Dateien haben wird. Microsoft Office hat den Vorteil, dass es sowohl für Windows als auch für MacOS und Mobilsysteme wie iPadOS oder Android verfügbar ist. Zudem gibt es eine – deutlich funktionsbeschränkte – Cloud-Version, die im Webbrowser läuft, also auch unter Linux und Betriebssystem-Exoten. Die Kompatibilität für die Dateiformate DOC/DOCX, XLS/XLSX und PPT/PPTX ist hier also sichergestellt, weshalb Microsoft Office aus dem professionellen Umfeld nicht mehr wegzudenken ist. Auch die Office-365-Tarifierung ist – auch dank des Kostendrucks der oft kostenlosen Mitbewerber – fair: Privatanwender erhalten für unter 100 Euro im Jahr ein Abo mit sechs Terabyte Microsoft-One-Cloudspeicher, Zugriff auf alle Funktionen und das für bis zu 6 Computer im Haushalt.

Einzelnutzer kommen noch günstiger davon. Dabei ist Office nahtlos im Windows-System integriert, auch die klassischen Desktop-Programme sind in den Abo-Tarifen erhalten. Wer das nicht braucht, kann auch klassische Einzelplatzlizenzen Office Home & Student* beziehungsweise Home & Business* mit zusätzlichen Programmen wie Outlook erwerben. Grundsätzlich spricht also nicht viel gegen den Microsoft Office – außer die enorme Komplexität: Das Produkt besitzt derart viele Funktionen, dass es für die meisten Privatanwender viel zu viel bietet und sehr unübersichtlich ist.

Systeme: Windows, MacOS, iOS/iPadOS, Android, Web
Preis: ab 69,00 Euro/Jahr (oder 7,00 Euro/Monat) (Abonnement); ab 149,00 Euro (Einmalkauf); kostenlose Basisversion

WordPerfect: Ideal für mehrsprachige Office-Anwendung

Software-Hersteller Corel zählt mit Microsoft und Adobe zu den „großen alten“ Software-Herstellern, die seit über vier Dekaden zuverlässig hochwertige Softwareprodukte liefern. Tatsächlich ist WordPerfect* von Corel sogar älter als Microsoft Office: Es wurde erstmals in den späten 1970ern verkauft. 1996 übernahm Corel den Hersteller und liefert seitdem eine Office-Software, die sich durchaus als Alternative zum Microsoft-Produkt sieht. WordPerfect enthält neben der Word-Alternative WordPerfect die Tabellenkalkulation Quattro und die Präsentationssoftware Presentations.

Die WordPerfect-Suite ist nur als Einmalkauf als Home & Student, Standard- und Professional-Version erhältlich. Die letzten beiden enthalten nützliche Funktionen wie den PDF-Import und einen eBook-Publisher, sind jedoch allesamt nur als Einmalkauf ohne Abo erhältlich. Preislich liegt Corel beim Einmalkauf auf einem ähnlichen Niveau wie Microsoft und stellt insgesamt eine gute Alternative für Anwender dar, die kein Interesse an einem Abo-Modell haben. Die Oberfläche ist immer englischsprachig, dafür ist das Programm bekannt für seine praktischen mehrsprachigen Funktionen, wodurch es sich vor allem für Anwender, die häufig mit Fremdsprachen arbeiten, eignet.

Systeme: Windows
Preis: ab 99,99 US-$ (Einmalkauf, Home & Student)

WPS Office Premium: Office auf Steroiden

Auch WPS Office* zählt zu den Microsoft-Office-Alternativen: Der Hersteller legt Wert auf die plattformübergreifende Technologie seiner nur mit Cloud-Anbindung erhältlichen Office-Suite. Anders als die älteren Produkte setzt WPS Office auf eine möglichst moderne und intuitive Oberfläche der vier zentralen Programme Word, Excel, Powerpoint und PDF , zudem sind einfache DTP-Funktionen für das Layout von Flyern, Broschüren oder Factsheets an Bord.

Die werbefinanzierte Basis-Version ist dabei – nach Registrierung – kostenlos und bereits relativ umfangreich. Wer zum Premium-Abo greift, erhält zusätzliche Funktionen wie einen leistungsfähigen PDF-Baukasten (nur Android & Windows) sowie eine Texterkennungsfunktion. Hinzu kommen Konverter für Office-Dateien nach PDF und zurück. WPS-Office unterstützt eine Reihe von bekannten Dateiformaten.

Systeme: Windows, MacOS, Linux, iOS/iPadOS, Android, Web
Preis: ab 29,75 Euro/Jahr (Abonnement); 119,99 US-$ (Einmalkauf, nur Windows); kostenlose Basisversion

SoftMaker Office: Leistungsstark und flexibel

Auch SoftMaker Office* schreibt sich auf die Fahnen, eine gute Alternative zu Microsoft Office zu sein. Das Officepaket unterstützt eine Reihe von Betriebssystemen und liefert mit den Programmen TextMaker, PlanMaker und Presentations drei leistungsfähige Alternativen zu Word, Excel und Powerpoint. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass SoftMaker Office eine leistungsfähige Recherchefunktion und Langzeitarchivierung im PDF/A-Format ermöglicht. Die Suite ist frei konfigurierbar und glänzt mit voller Kompatibilität zu MS Office. In den höheren Versionen ist auch ein eBook-Editor dabei, außerdem gibt es ein Vektor-Zeichenprogramm und eine hervorragende Fehlerkorrektur. Interessant ist das recht offene Lizenzmodell, das die vielfältige Verwendung der Office-Programme ermöglicht.

Systeme: Windows, MacOS, Linux, Android
Preis: ab 29,90 Euro/Jahr (Abonnement); ab 79,95 Euro (Einmalkauf)

Kostenlose Office-Suiten

Manchen Leser dürfte es wundern, dass Office-Programme jenseits von Microsoft Office überhaupt noch kostenpflichtig angeboten werden, immerhin gibt es reihenweise kostenlose Office-Alternativen. Dabei wird aber leicht vergessen, dass diese sich gerade für den professionellen Einsatz nicht eignen: Schlechter Support, eingeschränkte Funktionalität oder schlicht Skepsis gegenüber kostenlosen Produkten sorgen dafür, dass zwischen Microsoft Office und den Gratis-Suiten eine große Lücke klafft, die einige Anbieter füllen möchten. Der weltweite Markt für Office-Software ist riesig, schließlich kann im Grunde kein Anwender darauf verzichten.

OpenOffice & LibreOffice: Zwei Teller einer Suppe

Dennoch lohnt sich gerade für Privatanwender durchaus der Blick auf die kostenlose Office-Software: Zuvorderst sei hier LibreOffice genannt: Das vollständig freie und kostenlose Office-Paket ist aufgrund von Lizenzschwierigkeiten aus dem bekannten OpenOffice hervorgegangen. Das war seinerseits eine von Sun Microsystems und später der Apache-Foundation übernommene quelloffene Version der alten StarOffice-Suite, die bis Ende der 90er als Microsoft-Office-Alternative verkauft wurde. LibreOffice ist inzwischen die am besten gepflegte Variante und für Linux, MacOS und Windows erhältlich.

Gratis-Office: Apple und Google spielen auch mit

Apple und Google bieten ebenfalls vollständig kostenlose Office-Pakete: Google Docs ist recht basal, arbeitet dafür aber mit jedem Betriebssystem, das einen Webbrowser besitzt. Es ist rein cloudbasiert. Und Apple schenkt seinen Nutzern mit Pages, Numbers und Keynote in der iWork-Suite drei gute Alternativen zu Microsoft Office für den privaten- und Small-Business-Bereich. Auch iWork kann per Cloud und damit mit jedem System genutzt werden.

Fazit

Insgesamt gibt es Office-Suiten für jeden Anwendungszweck und Geldbeutel. Gerade LibreOffice ist ein wunderbarer kostenloser Einstieg, allerdings hapert es hier oft bei der Bedienung. Zudem überzeugt die Unterstützung der weit verbreiteten, Microsoft-eigenen Dateiformate nicht immer. Das kann besonders schmerzen, wenn man etwa ein komplexes Excel-Dokument erhält, das sich mit LibreOffice Calc nicht sinnvoll bearbeiten lässt. Wer Office beruflich nutzt, sollte schon allein aufgrund der Produktpflege und des Supports auf kostenpflichtige Produkte umschwenken. Hier gibt es je nach Arbeitgeber leider meistens keinen Weg um Microsofts Office Suite herum – allerdings ist dann auch sichergestellt, dass es keine Probleme mit den gängigen Dateiformaten gibt.

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team