Zeiterfassungssoftware im Vergleich: Mitarbeiter-Zeiterfassung online & per App

[Letztes Update: 18.03.2025] Dieser Beitrag wurde am 31.03.2022 erstmals veröffentlicht und zuletzt im März 2025 überarbeitet.

Die klassischen mechanischen Stech- und Stempeluhren haben in Unternehmen längst ausgedient. Eine Arbeitszeiterfassung mit losen Stundenzetteln oder unübersichtlichen Excel-Tabellen sollte in Betrieben und Büros ebenfalls der Vergangenheit angehören und durch elektronische Zeiterfassungssysteme ersetzt werden: Eine solche Software hält Arbeits- und Urlaubszeiten akribisch in Echtzeit fest und unterstützt meist auch bei Auswertungen oder dem Erstellen von Schichtplänen.

Der Software-Markt für derartige digitale Arbeitszeiterfassungen ist groß und reicht von einfachen Tools für Solo-Selbstständige und kleinen Teams bis hin zu umfangreichen Lösungen für größere Betriebe und Organisationen, welche beispielsweise eine zusätzliche Projektzeiterfassung benötigen. Es hängt daher vor allem von der Größe des Unternehmens und vom individuellen Einsatzzweck ab, welche Zeiterfassungssoftware sich am besten eignet.

Arbeitszeiterfassungs-Software im Vergleich

Im Folgenden stellen wir einige Software-Lösungen zur Zeiterfassung für unterschiedliche Ansprüche vor – vom Arbeitsstunden-Nachweis bis zur Projektzeiterfassung, von kostenlos über Open-Source bis kostenpflichtig, von der lokalen bis zur Cloud-basierten beziehungsweise On-Premises-fähigen Software. Wir empfehlen im Sinne der DSGVO-Konformität Anbieter aus Deutschland oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) auszuwählen. Das trifft auf alle hier vorgestellten Zeiterfassungssysteme zu. Ausnahme bilden unter Umständen die Vorlagen für Microsoft Excel, sofern man diese nicht nur lokal, sondern innerhalb der Office-Cloud von Microsoft nutzt.

Nicht Teil dieser Vorstellung sind Zeiterfassungssysteme, die für die Nutzung mit spezieller Hardware-Infrastruktur etwa für die Gebäude-Zugangskontrolle ausgelegt sind.

askDANTE: Arbeitszeiterfassung für größere Belegschaften

Die Online-Zeiterfassung askDANTE* kann wahlweise via Cloud genutzt oder auf einem eigenen Server betrieben werden. Die Arbeitsstundenerfassung ist per App, online über Browser oder Terminal möglich. Feiertage, Überstunden, Pausenzeiten, Ausfall- und Urlaubstage sowie Zuschläge werden automatisch verrechnet.

Alle Daten werden im integrierten Schichtplaner berücksichtigt. Personalverantwortliche haben so einen guten Überblick über den aktuellen Urlaubs- und Krankenstand ihrer Mitarbeiter. askDANTE bietet zusätzliche Funktionen wie eine Projektzeiterfassung, Urlaubsanträge oder Schichtpläne. Für die Übertragung in eine Lohnbuchhaltungssoftware stehen Schnittstellen bereit. Die HR-Software berücksichtigt zudem automatisch die geltenden Vorschriften zu Pausenregelungen und Ruhezeiten.

askDANTE stammt von einem Kieler Unternehmen und eignet sich auch als Zeiterfassungssystem für größere Belegschaften. Der Personalstamm kann flexibel in Abteilungen, Teams und Filialen aufgeteilt werden. Ein Alarmcenter informiert über Verletzungen der Arbeitszeiten der Mitarbeiter - wenn beispielsweise Pflichtpausen nicht eingehalten werden oder die tägliche Höchstarbeitszeit überschritten wird. askDante kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die eingeschränkten Gratis-Versionen "Starter FREE" für bis zu 15 Benutzer und "Enterprise Free" inklusive Projektzeiterfassung für bis zu fünf Nutzer stehen zur Verfügung.

askDANTE gibt es in den drei Editionen "Starter", "Professional" und "Enterprise", die sich im Funktionsumfang unterscheiden. askDANTE Starter beschränkt sich auf die wichtigsten Funktionen wie Arbeitszeiterfassung, Urlaub, Anwesenheitskalender und Arbeitszeitkonten. askDANTE Professional stellt zusätzlich unter anderem einen Schichtplaner, ein Alarmcenter, eine Lohnanbindung und eine Anbindung zum HR-Management bereit. Bei askDANTE Enterprise sind ferner die Features Zeitarten, Homeoffice-Quoten, Projektzeiterfassung, Tagging, rollierende Schichtsysteme und IP Filter mit an Bord. Die Kosten unterscheiden sich je nach Anzahl der Mitarbeiter. Ein Beispiel für 50 Benutzer: Starter 50 kostet 2,25 Euro pro Monat und Mitarbeiter, Professional 50 liegt bei monatlich 4,25 Euro und Enterprise 50 bei 5,30 Euro pro Mitarbeiter und Monat.

Clockodo: Arbeits- und Projektzeiten automatisch oder manuell erfassen

Das Zeiterfassungssystem Clockodo* funktioniert wie eine digitale Stempeluhr. Mit der Online-Zeiterfassung überblicken Personalverantwortliche auf einfache Weise die Arbeitszeiten der Mitarbeiter inklusive der Überstunden. Nachträgliche manuelle Zeiteinträge sind möglich.

Clockodo wird von dem gleichnamigen Unternehmen aus dem nordrhein-westfälischen Unna in mehreren unterschiedlichen Varianten zur Verfügung gestellt. Wer das Kommen und Gehen der Mitarbeiter sowie alle Pausen und Abwesenheiten exakt protokollieren möchte, bezahlt im Basic-Paket der Zeiterfassungssoftware pro Monat und Nutzer fünf Euro. Mit an Bord sind hier mobile Apps, eigene Stundenkonten, persönliche Sollstunden und ein Abwesenheitsplaner.

Das Pro-Paket kostet neun Euro pro Monat und Nutzer und bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung von Kunden und Projekten sowie zur Abrechnung von Leistungen. Es umfasst eine Projektzeiterfassung mit abrechenbaren Zeiten, konfigurierbare Berichte, individuelle Stundensätze und Pauschalen sowie die Integration von Rechnungstools. Beim Clockodo Enterprise Paket mit Single Sign-on, automatischen Backups und einem priorisierten Service fallen pro User monatlich zwölf Euro an.

Solo-Selbstständige können die kostenlose Freelancer-Version mit Zeiterfassungssystem und Projektzeiterfassung verwenden, die sich auf die wichtigsten Funktionen beschränkt. Außerdem lassen sich hier nur PDFs mit dem Clockodo Logo ausgeben.

TimeTac: Online-Zeiterfassung als Cloud-Lösung

Das aus Graz in Österreich stammende TimeTac* umfasst die Module einer Arbeitszeiterfassung, einer Projektzeiterfassung und einer Urlaubsverwaltung. Wahlweise kann die Arbeitszeit live erfasst oder nachträglich dokumentiert werden. Die TimeTac Online-Zeiterfassung ist als Cloud-Lösung auch mobil über eine App am Smartphone und Tablet anwendbar. Die drei Module von TimeTac lassen sich flexibel an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen.

TimeTac bietet unterschiedliche Optionen für die Zeiterfassung. Der Time Tracker am Computer funktioniert wahlweise per Browser oder Desktop-App. Mitarbeiter, die dienstlich unterwegs sind, erfassen ihre Arbeitszeiten per Zeiterfassungs-App und können mit NFC-Technik und GPS-Positionsdaten die Leistungen verorten und nachweisen. Die Daten werden via Cloud automatisch synchronisiert und lassen sich recht unproblematisch über Schnittstellen in andere Systeme im Unternehmen wie ERP, CRM oder Lohnbuchhaltung einbinden.

Die drei Softwaremodule können einzeln gewählt und zu einem Zeiterfassungssystem kombiniert werden. Bei TimeTac zahlen Kunden eine Basispauschale von 17,50 Euro plus eine Gebühr pro Nutzer und Monat für jedes gewählte Modul. Für die Arbeitszeiterfassung betragen die monatlichen Kosten pro User 4,40 Euro, für die Urlaubsverwaltung 2,80 Euro und für die Projektzeiterfassung 8,40 Euro netto. Die Preise gelten bei jährlicher Zahlung. TimeTac kann für einen Zeitraum von 30 Tagen kostenfrei getestet werden.

SpikeTime: Arbeits- und Projektzeiterfassung mit Rechnungserstellung

Die Leipziger Online-Zeiterfassung SpikeTime* enthält sowohl eine einfach zu bedienende Arbeitszeiterfassung mit automatisch geführten Stundenkonten als auch eine umfangreich konfigurierbare Erfassung von Projektarbeitszeiten. Die Arbeitsstunden können wahlweise über die Web-Oberfläche oder auch mit der mobilen App erfasst werden.

Zusätzlich zur Aufzeichnung der Arbeits- und Projektzeiten können Abwesenheiten wie Urlaub, Überstundenausgleich und Krankheit erfasst und mithilfe eines einfachen Genehmigungsprozesses verwaltet werden. Außerdem ist es möglich, aus den erfassten Projektzeiten mit wenigen Klicks Rechnungen an die Kunden zu erstellen und auch direkt aus der Software heraus zu versenden.

SpikeTime kann durch erweiterbare Zusatzfelder, frei definierbare Kategorien für die Zeiterfassung und ein individuelles Design an das eigene Unternehmen angepasst werden. Die reine Arbeitszeiterfassung inklusive der Abwesenheitsverwaltung kostet drei Euro pro Benutzer und Monat. Für das Komplettpaket mit der Projektzeiterfassung und Rechnungserstellung fallen monatlich sieben Euro pro Benutzer an.

Kimai: Open-Source-Zeiterfassung für geleistete Arbeitsstunden

Die Open-Source-Zeiterfassung Kimai wird vor allem von Freiberuflern, aber auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen eingesetzt, um den zeitlichen Aufwand von Projekten aufzuzeichnen und Zeitabrechnungen zu erstellen. Kimai hat eine Browser-basierte Oberfläche, setzt PHP und eine MySQL Datenbank voraus und lässt sich lokal oder bei einem Webhoster betreiben.

Kimai kann genutzt werden, um Kunden, Projekte und Aufgaben anzulegen und die jeweiligen Aktivitäten und den Projektaufwand zu erfassen. Einem Projekt lassen sich dabei mehrere Tätigkeitsfelder zuordnen, etwa "Recherche", "Artikel schreiben" und "SEO-Optimierung". Einzelnen Kunden, Mitarbeitern und Tätigkeitsfeldern weist der Nutzer Stundensätze zu, um beispielsweise einem Kunden für die Konzeption weniger in Rechnung zu stellen als für Entwicklung und Programmierung.

Mit der Open-Source Anwendung lassen sich detaillierte Auswertungen durchführen und in Dateiformate wie PDF oder CSV exportieren. So kann der Nutzer auch in Excel Abrechnungen erstellen. Zahlreiche Kimai-Plugins stehen ebenso zur Verfügung wie kostenlose iOS- und Android-Apps.

clockin: Aufgeräumte Oberfläche und schickes Layout

Die aus Münster stammende Online-Zeiterfassung clockin* macht einen aufgeräumten und übersichtlichen Eindruck. Unternehmen haben mit "Digitale Stechuhr", "Projekt-Zeiterfassung" und "Zeiterfassung & Dokumentation" drei verschiedene Pakete zu unterschiedlichen Preisen zur Auswahl. Der Preis von clockin berechnet sich nach der Anzahl der benötigten Nutzerlizenzen, dem gewünschten Paket und der ausgewählten Laufzeit.

Das Paket Digitale Stechuhr unterstützt Mobilgeräte, um das Kommen und Gehen der Mitarbeiter sowie die Pausenzeiten auch per App festzuhalten. Ebenfalls können Abwesenheiten aufgrund Urlaub oder Krankheit über die App eingereicht und verwaltet werden. Hier fallen 3,99 Euro pro Monat und Nutzer an.

Unternehmen, die eine Projektzeiterfassung benötigen, bezahlen 6,99 Euro pro Monat und Nutzer und können dabei auch Unterprojekte tracken. Mit an Bord sind eine Zeiterfassung von Projekt-Tätigkeiten, eine Lexware Office Schnittstelle zur automatischen Rechnungsstellung von Aufträgen und eine digitale Kundenverwaltung. Das Paket "Zeiterfassung & Dokumentation" kostet 9,99 Euro monatlich je Nutzer und enthält Checklisten und Formulare, digitale Projektakte inklusive Kommentarfunktion, eine Foto-, Skizzen- und Notizfunktion sowie digitale Unterschriften. Alle drei Pakete können 14 Tage getestet werden.

Personio: HR-Software mit integrierter Zeiterfassung

Personio ist eine umfassende Personalmanagement-Software aus München, die sich an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Die Zeiterfassung ist darin nur ein Modul von vielen. Mitarbeiter können ihre Arbeitsstunden am PC, über die Personio App oder ein verknüpftes System erfassen. Löhne und Überstunden lassen sich mit Personio basierend auf den jeweiligen Arbeitszeitmodellen berechnen und auch gleich in die Lohnbuchhaltung übertragen.

Personio kann als umfassende Plattform für Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung in verschiedenen Varianten erworben werden. Die modulare HR-Software setzt sich aus dem so genannten "Core-Paket" und optionalen Apps zusammen. Die Preise für die zentrale HR-Plattform Core und für das erweiterte Core Pro Paket sind auf Anfrage beim Hersteller erhältlich. Eine kostenfreie 14-Tage-Testversion steht zur Verfügung.

Memtime: Datenschutz ist Trumpf

Memtime* (ehemals timeBro) zeichnet auf, wann man mit welchen Programmen gearbeitet hat und präsentiert diese Ereignisse übersichtlich in ihrer zeitlichen Abfolge. So lassen sich Bearbeitungszeiten rekonstruieren und recht präzise einzelnen Projekten zuordnen.

Die Zeiterfassungssoftware minimiert den eigenen Aufwand und hält sich auf Wunsch den ganzen Tag im Hintergrund, ohne dass eine Interaktion erforderlich ist. Neben automatisch gemessenen Zeiten können Nutzer auch manuell Zeiten auf ihre Projekte buchen und diese kommentieren. Memtime legt dabei großen Wert auf Datenschutz: Die eigentlichen Zeitmessungen werden ausschließlich lokal auf dem Gerät des Nutzers gespeichert und laufen nicht über Server oder Cloud. Nur der jeweilige Mitarbeiter selbst kann sehen, in welchen Programmen er gearbeitet hat. Weitergeleitet werden also nur die gebuchten Projektzeiten.

Memtime ist in Versionen für Windows, macOS und Linux erhältlich. Eine mobile App wird von dem Münchner Unternehmen nicht angeboten. Mit Memtime Basic, Connect, Premium und Enterprise stehen vier unterschiedliche Editionen der Software bereit. MemTime Basic spricht Freelancer und kleine Teams an, die keine Projektsoftware nutzen. Memtime Connect eignet sich mit der zusätzlichen Projektsoftware für Teammitglieder, die gemeinsam arbeiten. Wer auch Telefonanrufe tracken möchte, greift zu Memtime Premium. Das Enterprise-Modul spricht Teams mit mehr als 50 Mitarbeitern an.

Für die einzelnen Pakete gibt es Abos mit drei verschiedenen Laufzeiten (drei Monate, zwölf Monate und 24 Monate). Bei einer Laufzeit von zwölf Monaten kostet Memtime Basic zwölf Euro, Memtime Connect 18 Euro und Memtime Premium 25 Euro pro Nutzer und Monat. Eine 14-tägige Testversion ist kostenlos verfügbar.

ManicTime: Nutzeraktivitäten & Arbeitszeiten erfassen

Das in Slowenien entwickelte ManicTime erfasst nicht nur minuziös die eigenen Arbeitszeiten, sondern hält im Detail fest, mit welchen Programmen und an welchen Dokumenten wann und wie lange gearbeitet wurde. Gerade für Freelancer eignet sich ManicTime ausgezeichnet, um einen detaillierten Überblick über die eigenen Arbeitsabläufe zu erhalten: Wie lange habe ich an einem bestimmten Dokument für Projekt A gearbeitet und welcher exakte Stundenlohn resultiert aus meiner Online-Arbeit in Projekt B?

ManicTime steht in Versionen für Windows, macOS, Linux, iOS und Android zur Verfügung. Die Software läuft im Hintergrund, protokolliert die Nutzeraktivitäten und trägt alle Informationen in eine Zeitleiste des Tagesablaufs ein. ManicTime wertet die erfassten Daten grafisch aus, speichert die Dauer der Nutzung jedes einzelnen Programms und veranschaulicht den eigenen Workflow.

Die zuvor kostenlose Standard Edition von ManicTime wird nicht mehr offiziell vom Hersteller angeboten. ManicTime kostet im "Standard Plan" neun US-Dollar und im erweiterten "Ultimate Plan" elf US-Dollar. Der Standard Plan unterstützt drei Geräte, der Ultimate Plan fünf Geräte. Hier sind auch Screenshots in der Cloud möglich.

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TimeCamp: Keyword-basiertes Tracking & automatischer Leerlauf

Die webbasierte Arbeitszeiterfassung TimeCamp* stammt aus Polen und richtet sich an Freiberufler oder Teams. TimeCamp unterscheidet bei der automatischen Zeiterfassung nach abrechenbaren und nicht abrechenbaren Projektstunden. Rechnungen lassen sich automatisch erstellen. Time Camp arbeitet mit diversen Projektmanagementlösungen und App-Integrationen zusammen.

Die Software verspricht ein Keyword-basiertes Tracking. Wer häufig zwischen mehreren Aufgaben und Projekten wechselt, kann für die Messung der aufgewendeten Arbeitszeiten aufgaben- und projektspezifische Schlüsselwörter einrichten, sodass TimeCamp automatisch die Arbeitszeiten den jeweiligen Projekten zuordnet. Eine einfach zu bedienende Drag&Drop-Oberfläche ermöglicht das problemlose Hinzufügen von Einträgen.

Der "One-Click Time Tracker" schaltet automatisch in den Leerlauf, wenn nicht gearbeitet wird. Benutzerdefinierte Berichte lassen sich anlegen, exportieren und teilen – unter anderem als PDFs, Excel-Tabellen oder automatisierte E-Mails. Mit einem Gastzugang können Kunden zu ihren Projektberichten in TimeCamp eingeladen werden, um jederzeit den aktuellen Stand der Arbeit einzusehen.

TimeCamp ist in den vier Editionen Starter, Premium, Ultimate und Enterprise erhältlich und kostet pro Nutzer monatlich 2,99 bis 11,99 US-Dollar. Eine Testversion steht zur Verfügung.

timeBuzzer: Zeiterfassung per Hardware-Knopf

timeBuzzer* kombiniert eine Desktop-App mit einem echten "Hardware Buzzer" für den Arbeitsplatz – wie wir ihn aus TV-Quizsendungen kennen. In der Timeline werden die vom Nutzer getrackten Zeiten übersichtlich dargestellt, sodass man einen guten Überblick über den Tag hat und gegebenenfalls Zeiteinträge per Drag'n'Drop korrigieren oder via Click'n'Drag einzeichnen kann.

Die Arbeitszeiten lassen sich mit timeBuzzer präzise einzelnen Projekten zuordnen. Der Buzzer leuchtet in den Farben der jeweiligen Projekte. Alle Daten – auch unterwegs mit den timeBuzzer Apps für iOS und Android – werden mit einer cloudbasierten Web-App für Analysen und Berichte synchronisiert.

Für den Hardware Buzzer fallen einmalig Kosten in Höhe von 59 Euro an. Eine Basic-Version steht zum kostenfreien Test bereit. timeBuzzer Pro kostet als Zeiterfassung für Freelancer und Teams acht Euro pro Nutzer und Monat. Die Pro-Edition enthält unter anderem Datenexporte und Berichte, erweiterte Teamfunktionen, Schnittstellen zu anderen Programmen, unbegrenzte Projekte, eine Kunden- und Aufgabenverwaltung sowie benutzerdefinierte Kategorien.

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Arbeitszeiterfassung mit Excel: Vier kostenlose Office-Vorlagen

Wer kein echtes Time-Tracking benötigt, sondern lediglich kostenlose Excel-Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung sucht, wird bei Timo Mutters ebenso schlichten wie nützlichen Vorlagen fündig. Excel oder OpenOffice berechnen hier die Wochen- und Monatsstunden eines Mitarbeiters. Monat und Jahr sind beliebig einstellbar. Die Vorlage "Arbeitszeiterfassung mit Excel" enthält Platz für vier Zeiterfassungsblöcke täglich und die entsprechenden Pausenzeiten. Die Zeitblöcke erweisen sich als nützlich, wenn sich die tägliche Arbeitszeit auf verschiedene Kunden oder diverse Projekte verteilt.

Die "Vorlage Arbeitszeitnachweis" eignet sich für die Zeiterfassung einer kompletten Woche von Montag bis Sonntag. Pro Tag können auch hier bis zu vier Zeitblöcke eines Mitarbeiters eingetragen werden, um die eigene Arbeitszeit auf mehrere Kunden oder Arbeitsstätten aufzuteilen.

Die Excel-Vorlage "Zeiterfassung für Projekte" dient dazu, die geleistete Arbeitszeit für ein Projekt zu dokumentieren. Der Zeitnachweis gibt den Projektbeteiligten einen guten Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden. Komplexe Projekte können dabei in Projektphasen, Unterprojekte und einzelne Projektschritte unterteilt werden.

Eine weitere Gratis-Vorlage zur Erfassung der Arbeitszeiten inklusive der Überstunden, der Minusstunden und der Pausen ist der „Stundenzettel“. Für jeden Monat eines Kalenderjahres steht ein separates Arbeitsblatt bereit und für jeden Tag kann die Arbeitszeit auf bis zu fünf Aufgaben verteilt werden.

Hintergrund: Mitarbeiter-Zeiterfassung per Software

Zeiterfassungssoftware stellt nicht nur eine leistungsfähigere Alternative zur Zettelwirtschaft dar, sondern ist auch das geeignete Werkzeug, um rechtliche Anforderungen an eine Zeiterfassung zu erfüllen.

Gesetzliche Vorgaben durch EuGH-Urteil

Das Thema Zeiterfassung in Unternehmen hat durch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) eine besondere Brisanz und gesetzliche Vorgaben erhalten: Unternehmer haben die Verpflichtung, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten exakt festzuhalten, was dem Schutz der Arbeitnehmer und der Einhaltung rechtlicher Standards dienen soll. Dies löste eine heftige Diskussion in Fachkreisen und Politik aus. Arbeitgeberverbände lehnten das Urteil vehement als „Einführung einer Stechuhr im 21. Jahrhundert“ ab, wohingegen der DGB das Urteil zur Arbeitszeiterfassung begrüßte. Demnach sorgt eine korrekte Online-Arbeitszeiterfassung für eine deutlich verbesserte Work-Life-Balance der meisten Arbeitnehmer.

Seitdem wird eine Debatte darüber geführt, wie die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen aussehen soll und wie aufgrund der grundsätzlichen Erfassungspflicht das deutsche Arbeitszeitgesetz entsprechend geändert werden muss. Arbeitgeber waren zuvor nur zur Erfassung von Überstunden verpflichtet. Nun muss laut der Vorgabe des Europäischen Gerichtshofes eine komplette Zeiterfassung der geleisteten Arbeit erfolgen.

Mit dem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmern aufgezeichnet werden muss. Daher sind Arbeitgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst wird, und sie müssen auch tatsächlich davon Gebrauch machen. Das BAG hat mit diesem Urteil somit verbindlich entschieden, dass das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 auch von deutschen Arbeitgebern aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes bereits heute beachtet werden muss.

Vorteile für Unternehmen durch das Time-Tracking

Mittlerweile hat sich die Aufregung um die Mitarbeiter-Zeiterfassung etwas gelegt. Das Time-Tracking ist bereits fester Bestandteil in vielen Betrieben und Organisationen und bietet dort den Firmen so manche Vorteile, unter anderem einen besseren Überblick über die Ressourcen, die in bestimmte Projekte gesteckt werden, oder auch die Möglichkeit einer differenzierten Rechnungsstellung für Kunden. Der Arbeitsaufwand der Mitarbeiter kann zentral erfasst und mit zusätzlichen Informationen angereichert werden. Firmenchefs nutzen dies für die hauseigene Projektkontrolle, das Zeitmanagement oder die Kapazitätsplanungen.

Immer beliebter wird eine Online-Arbeitszeiterfassung via Cloud. Auf diese Weise können große Unternehmen mit mehreren Niederlassungen standortübergreifend die Arbeitszeiten von Mitarbeitern und ganzen Teams verfolgen, verwalten und abrechnen.

Für Handwerk, Dienstleister & Co: Zeiterfassung mit Rechnungsstellung

Falls nur das Kommen und Gehen der Mitarbeiter dokumentiert werden soll, genügt den Unternehmen eine einfache "digitale Stechuhr". Wenn jedoch – beispielsweise in Handwerksbetrieben – die Leistungen für verschiedene Kunden und Projekte erfasst werden sollen, benötigen Unternehmen eine Projektzeiterfassung für einzelne Aufträge, um einen Tätigkeitsnachweis zu erstellen. Eine solche projektbezogene Arbeitszeiterfassung sollte daher mit an Bord sein, um den Zeitaufwand in mehreren Arbeitsbereichen und Projekten zuverlässig zu dokumentieren. Über eine Projektverwaltung werden dabei einzelne Aufgaben und Projekte angelegt, sodass die Arbeitszeiten gezielt dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden können.

Kommerzielle Lösungen zur Arbeitszeiterfassung bieten häufig zusätzliche Funktionen wie eine Pausenerfassung, die Planung von Schichtplänen, eine Urlaubsplanung, eine GPS-Ortung für Außendienstmitarbeiter und eine Schnittstelle für das Rechnungsprogramm und Lohnbuchhaltungssystem. Bei der Personalabrechnung werden Ist- und Soll-Arbeitszeit automatisch abgeglichen. Praktisch ist eine Zusammenarbeit der Zeiterfassung mit der Rechnungsstellung. Nach dem Abschluss des Projekts lassen sich Rechnungen mit den jeweils für den Kunden geleisteten Arbeitsstunden unproblematisch erstellen.

Online-Arbeitszeiterfassung per Terminal, Smartphone oder Browser

Die digitale Arbeitszeiterfassung kann als ortsgebundenes Terminal-System, über mobile Zeiterfassungs-Apps oder als Browser-Zeiterfassung direkt am PC erfolgen. Beim Terminal-System – auch als Kiosk- oder Kassen-System bezeichnet – melden sich die Mitarbeiter zu Beginn des Arbeitstages an einem Gerät an und am Ende des Tages wieder ab. Dies kann per RFID-Karten und -Chips, QR-Code am Handy, Fingerabdruck oder PIN erfolgen.

Eine derartige Zeiterfassung mit Terminal-Systemen wird häufig in Gastronomiebetrieben und Arztpraxen, aber auch in Produktion und Industrie verwendet. Mit der mobilen Zeiterfassung per Smartphone-App lassen sich auch Arbeitsstunden, die im Home-Office oder bei Kundenterminen auftreten, recht einfach festhalten. Das Time-Tracking via Browser-Login am PC wird meist in Büros von den Mitarbeitern genutzt.

Arbeitszeiterfassung: Praktisch auch für Freelancer

Auch Freiberuflern und Selbstständigen leisten die Arbeitszeiterfassungssysteme nützliche Dienste, gerade wenn Freelancer für mehrere Auftraggeber oder Projekte tätig sind. Die digitale Zeiterfassung bildet für Solo-Selbstständige meist einen wichtigen Grundbaustein der eigenen Arbeit, sofern sie von den Auftraggebern auf stündlicher Basis bezahlt werden.

Time-Tracking-Systeme halten die jeweils für unterschiedliche Arbeitsbereiche oder Projekte geleisteten Arbeitsstunden akribisch fest, so dass der Freiberufler die angefallene Arbeit auf einfache Weise protokollieren und auch gleich seinen Auftraggebern in Rechnung stellen kann. Manche Zeiterfassungsprogramme bieten neben der Arbeitsdauer auch die Möglichkeit, die Arbeitsschritte an dem jeweiligen Projekt zu dokumentieren und in der Rechnung auszuweisen.

Excel-Vorlagen als nachträglicher Arbeitszeitbeleg

Unterschieden werden muss grundsätzlich zwischen "echten" Time-Tracking-Lösungen, welche exakt Arbeitszeiten und Pausen protokollieren, und nachträglich erstellten Arbeitszeitnachweisen. Mit einer Software zum Erfassen der eigenen Arbeitszeiten weisen Angestellte nach, dass sie im Betrieb oder Home-Office die vereinbarten Stundenzahlen leisten. Wer hingegen seine Arbeitsstunden lediglich dokumentieren und in Rechnung stellen möchte, greift zu Excel-Vorlagen, die eine Übersicht der an bestimmten Tagen geleisteten Arbeitsstunden ausgeben und als Beleg der täglichen Arbeits- und Pausenzeiten dienen.

Mit einem solchen klassischen Arbeitsstundennachweis in Tabellenform teilen Angestellte und Freelancer ihren Vorgesetzten und Auftraggebern mit, wie viele Projektstunden beziehungsweise Überstunden sie absolviert haben. Auch viele kleinere Unternehmen verzichten weiterhin auf eine elektronische Zeiterfassung und bevorzugen kostengünstige manuelle Möglichkeiten des Arbeitszeitnachweises der Mitarbeiter.

Fazit

Mit den Anforderungen der modernen Arbeitswelt in Hybridarbeit, Remote Work und Home-Office werden clevere Zeiterfassungssysteme zur Notwendigkeit. Auch durch das EuGH-Urteil und die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts haben Unternehmen kaum eine andere Wahl, als ihre digitalen Hausaufgaben nachzuholen. Die Arbeitszeiterfassungssysteme sollten dabei verständlich und übersichtlich aufgebaut sein, damit sie sich wie bei Memtime*, TimeTac* und Clockodo* unproblematisch in den Arbeitsalltag einfügen. Auch askDANTE* und clockin* zeichnen sich durch eine einfache Bedienung und eine aufgeräumte Oberfläche mit übersichtlichen Menüs aus.

Eine originelle Lösung für die Zeiterfassung bietet timeBuzzer* mit einem echten Hardware-Knopf. Interessant ist auch der Ansatz des Keyword-basierten Trackings bei TimeCamp*. Unternehmen, die neben der Zeiterfassung der Mitarbeiter eine professionelle HR-Software mit vielen zusätzlichen Funktionen und Schnittstellen benötigen, sind mit Personio gut bedient. ManicTime eignet sich vor allem für Freelancer, die einen detaillierten Überblick über Arbeitsabläufe und Programmnutzung wünschen.

Ein "bestes" Time Tracking System in unserem Zeiterfassungssystem-Vergleich gibt es nicht. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Kostenstruktur sprechen die Zeiterfassungsprogramme unterschiedliche Einsatzzwecke an. Welcher Software man den Vorzug gibt, hängt somit von den eigenen Anforderungen ab.

Größere Unternehmen bevorzugen aufgrund zusätzlicher Features meist die kostenpflichtigen Angebote zur Zeiterfassung, die in der Regel pro Monat und Nutzer abgerechnet werden. Wer hingegen ein Open-Source-Programm zur Arbeitszeiterfassung sucht, sollte einen Blick auf Kimai werfen. Kostenfrei nutzbar sind auch die Excel-Vorlagen zur Arbeitszeiterfassung, die als nachträglicher Nachweis der eigenen Arbeitszeiten dienen.

Übersicht: Weitere Anbieter von Zeiterfassungs-Software

Neben den genannten Programmbeispielen gibt es noch weitere Anbieter für Zeiterfassungs-Software, die wir in der folgenden Liste verlinkt haben.

Arbeitszeiterfassungs-Tools aus Deutschland

• absence.io
• adata Software
• AFS-Zeiterfassung
• Aplano
• Avero
• Clicktime
• comucos
• Crewmeister
• edtime
• Factorial
• Factro
• Frogtime
• GDI Zeit
• GRÜN ZICOM
• HR Works
  
• isi:time
  
• Jephi
• Kenjo
• LC-Time
• LogMyTime
• mite
• M•SOFT TIME4
• MomoZeit
• Personizer
  
• projectfacts
  
• Projektron BCS
• rexx systems
• Ringer Zeiterfassung
• Sage Zeiterfassung
• Sawajo
• stressfrei solutions
• teamspace
  
• TiMaS Zeiterfassung
• Time-Organizer
• timeghost
  
• Timemaster
  
• TimePunch
• TimO Zeiterfassung
• uciPZE
  
• venabo.ZEIT
• wofoma.time
• Xpert-Timer
• Zeitguru
• ZEP*
• ZMI

Arbeitszeiterfassungs-Tools aus Europa

• All Unlimited (Österreich)
• ATracker (Schweden)
• Everhour (Weißrussland)
• Moco (Schweiz)
• Smartplan (Dänemark)
• TimeLog (Dänemark)
• TimeStatement (Schweiz)
• TimeTrack (Österreich)
• timr (Österreich)
• Toggl Track (Estland)

Arbeitszeiterfassungs-Tools aus dem außereuropäischen Ausland

Hinweis: Anbieter mit Sitz im nicht-europäischen Ausland sind nicht an die DSGVO gebunden.

• AccountSight (USA)
• clockify (USA)
• Harvest (USA)
• Hubstaff Time (USA)
• myhours (USA)
• RescueTime (USA)
• Tick (USA)
• Time Doctor* (USA)
• timely* (Neuseeland)

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Redaktion & Aktualisierung: heise Download-Team