Solche probleme kenne ich

Sowas tritt oft auf, wenn versucht wird ein neues System (das nicht
schlecht sein muß) zu bedienen als ob man das alte vor sich hat, das
kann nicht klappen. Wenn ich dann lese, "selbst geschulte Beamte",
dann frage ich mich ob alle die das System bedienen sollen auch darin
geschult worden sind.
Nicht immer ist das System schuld, sondern oft die Geizigkeit der
Entscheider (nicht genügend Schulungen) oder die unflexibilität der
Mitarbeiter ("Wieso funktioniert das denn auch einmal ganz anders?").
Ohne das System zu kennen würde ich empfehlen es einmal von einem
Unabhängigen Dritten überprüfen zu lassen.