Der Eigenbeleg als Ersatz für die Quittung

Das Finanzamt bzw. der Finanzbeamte sind von Berufs wegen ausgesprochen misstrauisch. Wenn der Steuerzahler also berufliche oder betriebliche Aufwendungen absetzen will, muss er auch beweisen können, dass er dieses Geld zuvor ausgegeben hat. Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge – keine Buchung ohne Beleg, heißt hier der Grundsatz.

Allerdings geht der Gesetzgeber nicht so weit, dass er die Realität komplett ignoriert. Und die zeigt, dass Belege auch mal verloren gehen können. Die Aktenmappe nicht richtig geschlossen, das Autofenster im falschen Moment geöffnet – und schon ist die Quittung futsch. Und es soll auch noch Parkautomaten geben, die keine Quittung ausspucken. Seinen Wagen hat man vor dem dienstlichen Mittagessen aber trotzdem kostenpflichtig geparkt. In solchen Fällen muss man die Kosten nicht automatisch aus der eigenen Tasche bezahlen, sondern hat durchaus noch die Chance, den Beweis via "Eigenbeleg“ anzutreten. Allerdings sollte man einige Punkte beachten, damit das Finanzamt die "selbstgestrickte Quittung“ tatsächlich akzeptiert.

Grundsätzlich sollten Eigenbelege eher die Ausnahme und nicht die Regel sein. Denn die Parkuhr ohne Quittung und die Nutzung des Münztelefons sind eher Ausnahmen und das man ständig die Restaurant-Rechnungen verliert, glaubt einem sowieso keiner. Sollte es nun aber doch mal passiert sein, hat man gute Chancen, dass sich das Finanzamt gnädig zeigt und den Beleg akzeptiert. Ist der Vorgang nachvollziehbar und glaubhaft dargestellt, darf das Finanzamt den Eigenbeleg nicht ohne weiteres abschmettern.

Damit dieser die betriebliche oder berufliche Ausgabe glaubhaft dokumentiert, sollten folgende Angaben unbedingt enthalten sein:

Datum, Höhe und Ort der Ausgabe bzw. Zahlungsempfänger mit vollständiger Adresse. Art und Grund der Ausgabe bzw. genaue Bezeichnung und Menge des gekauften Produkts, Begründung für die Verwendung des Eigenbelegs und Ausstellungsdatum plus Unterschrift. Von Vorteil ist es, wenn Sie bargeldlos bezahlt haben und so den Geldtransfer z.B. via Kontoauszug nachweisen können.

Einen Nachteil hat der Eigenbeleg aber in jedem Fall auch noch: Ein Abzug der Vorsteuer ist in diesem Fall nicht möglich, weil dies eine ordentliche Rechnung voraussetzen würde. Und je höher der Betrag, um den es geht, desto schwieriger ist es, dem Finanzamt den Verlust der Rechnung/Quittung glaubhaft zu machen. Denn im Zweifelsfall kann man gerade bei höheren Beträgen den Aussteller ja um ein Duplikat der Originalrechnung bitten und sich so die Nachfragen des Finanzamts ersparen. Und je mehr Eigenbelege Sie vorlegen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass alle vom Finanzamt akzeptiert werden. (Marzena Sicking) / (map)