SugarCRM für das Arbeitsinspektorat des Kantons Waadt
Im Schweizer Kanton Waadt setzt das Arbeitsinspektorat für die Nachverfolgung von Betriebsinspektionen auf eine Open-Source-Lösung. Im Mittelpunkt steht die Customer-Relationship-Management-Software SugarCRM.
- Anja Schuster
Die Ausgangssituation
Der Kanton Waadt mit der Hauptstadt Lausanne liegt in der Westschweiz und gehört mit über 650.000 Einwohnern zu den größten Kantonen. Das Arbeitsinspektorat – die schweizer Entsprechung zum deutschen Gewerbeaufsichtsamt – des Kantons Waadt besteht aus einem Team von rund 100 Inspektoren, die in Unternehmen kontrollieren, ob die Arbeitssicherheitsrichtlinien eingehalten werden.
Das ursprüngliche System für die Planung und Nachverfolgung der Inspektionen war bereits seit 35 Jahren im Einsatz und erfüllte die Anforderungen nicht mehr. So gab es beispielsweise keine Suchfunktionen und nur wenige Auswertungsmöglichkeiten. Das Arbeitsinspektorat benötigte ein neues Inspektionsmanagement-System, dass die Mitarbeiter beim Zusammentragen der Informationen auf effiziente Weise unterstützt und ihnen leicht Zugang zu allen Informationen vorheriger Kontrollen liefert. Das neue System musste zudem die kantonalen Bestimmungen auf diesem Gebiet erfüllen.
Die Lösung
Das Projekt mit dem Namen REFEN (REFérence ENtreprise – ein französisches Akronym für „Bezugnahme auf das Unternehmen“) begann mit einer Analyse der Erfordernisse der Endnutzer. Unter Einsatz der OptAM-Methodik des Beratungs- und Systemintegrationshauses Optaros, bei der nach dem Baukastenprinzip aus Open-Source-Komponenten komplette Lösungen geschnürt werden, entstand eine Anwendung, die alle Informationen aufzeichnet, die im Zusammenhang mit einer Arbeitsplatzinspektion stehen. Dazu zählen unter anderem die Anzahl der Angestellten in einem Unternehmen, Arbeitsstunden, Sicherheitsvorkehrungen, Arbeitsgenehmigungen, Lüftungen und Führerscheine. Über dasselbe System können die Inspektoren Verweise und Bußgeldbescheide im Fall von Verstößen erstellen.
Auch wenn man bei einem solchen Workflow-Management vielleicht nicht in erster Linie an eine CRM-Software denkt, steht im Mittelpunkt der neuen Applikation die quelloffene Software für Customer Relationship Management SugarCRM. Sie erlaubt es, Workflows einfach abzubilden, die mit den typischen Abläufen der Inspektoren übereinstimmen. Während einige SugarCRM-Module, wie die für Projekte, Cases und Dokumente, kundenspezifisch angepasst wurden, kamen andere „out of the box“ zum Einsatz, wie das Kontakt-, Aufgaben- und Zeitmanagement. Auch implementierte Optaros ein selbst entwickeltes Reise-Modul. Ein System mit der gleichen Funktionalität von Grund auf neu zu bauen, hätte wesentlich mehr Aufwand und Zeit in Anspruch genommen.
Die REFEN-Lösung tauscht mit fünf anderen Anwendungen und Infrastrukturkomponenten des Kantons Daten aus. Neben dem kantonalen Fakturierungssystem Procofiev und der Datenbasis des Kantons (eine Oracle-Datenbank) sind das das Open-Source-CMS Alfresco, das Security-Portal IAM und eine DB2-Datenbank mit den Daten des alten Systems. Die Integration mit dem Content-Management-System von Alfresco, das alle Kontrolldokumente verwaltet, ermöglicht einen einfachen Zugang auf die komplette Verlaufsgeschichte und die Aufzeichnungen der Arbeitsbedingungen in den geprüften Unternehmen.
Auf Basis von Ideen aus der SugarCRM-Community enstanden zudem zwei neue Plug-Ins. Das eine lässt ein „schwarzes Brett“ auf der Startseite der Mitarbeiter erscheinen, das zentral von den Office-Managern verwaltet wird. Das zweite Plug-In bietet ein Wörterbuch an und vereinfacht die Erstellung von Word-Dokumenten dank Nutzung von Templates und Tags und darauf aufbauenden Automatismen. Beide Tools wurden nach ihrer Fertigstellung der SugarCRM-Community zur Verfügung gestellt.
Fazit
Die neue Lösung erfasst alle Informationen im Zusammenhang mit den Kontrollen. In einer zentralen MySQL-Datenbank werden der gesamte Kontrollverlauf, die Einhaltung der Regularien sowie verhängte Ordnungsstrafen von allen Unternehmen gespeichert. Die Anwendung wird von allen Inspektoren des Departements, die Firmen auf Einhaltung der gesetzlichen Arbeitsbestimmungen hin kontrollieren, genutzt. Sowohl die Informationseingabe als auch deren Weiterverarbeitung haben sich im Vergleich zum alten System deutlich vereinfacht. Arbeitsqualität und Arbeitseffizienz sind gestiegen.
Während Optaros REFEN speziell für den Kanton Waadt entwickelte, haben inzwischen 15 weitere Schweizer Kantone sowie die Bundesverwaltung Interesse an eine ähnliche Lösung bekundet.
Schlüsselkomponenten
* Front-End: PHP, SugarCRM, JasperReports
* Plattform: Apache, MySQL, SOAP, iReport
* Entwicklungsumgebung: IAE (Integrated Assembly Environment) inklusive Trac, JIRA, Eclipse, Subversion, Svn
Highlights
* Komplettes System zur Inspektion und Nachverfolgung von Arbeisplatzbedingungen
* Einfacher Zugang zu allen Dokumenten, die mit dem Inspektionsverlauf eines Unternehmens verbunden sind
* Kombination von SugarCRM mit dem Content-Mangagement-System Alfresco
* Rechtemanagement zum Schutz vertraulicher Informationen
* Implementierung innerhalb von zehn Wochen unter Einsatz der OptAM-Methodik von Optaros
Über Optaros
Optaros ist ein international tätiges Beratungs- und Systemintegrationshaus. Der Fokus des Unternehmens liegt auf Next Generation Internet, Open Source, Open Standards und Global Collaborative Sourcing. (akl)
