Wie Sie mit PDF24 kostenlos Dokumente bearbeiten
Der Onlinedienst PDF24 bietet 77 Ein-Klick-Funktionen für Nutzer, die an die Innereien ihrer PDF-Dokumente ranmüssen: praktisch für Homeoffice und Co.
(Bild: Thorsten Hübner)
Mit den meisten kostenlosen PDF-Programmen kann man Dokumente nur lesen und kommentieren. Wenn man aber einzelne Seiten aus einer Präsentation entnehmen, Bewerbungsunterlagen in einer Datei zusammenstellen oder Texte und Bilder wiederverwerten möchte, ist guter Rat beziehungsweise Editor teuer. Onlinewerkzeuge helfen in der Not – jederzeit, an jedem Gerät, ohne Installation. Eine besonders alltagstaugliche Gratis-Toolsammlung beherbergt PDF24.org von Geek Software aus Berlin. Wir zeigen, was Sie damit alles erledigen können.
- Mit PDF24 lassen sich PDF-Dokumente kostenlos im Browser bearbeiten.
- 77 Ein-Klick-Funktionen erleichtern auch Gelegenheitsnutzern den Umgang mit PDFs.
- Zu den Besonderheiten gehören Schwärzen, OCR, Fax und ein Rechnungsgenerator.
Die PDF24-Tools können Sie uneingeschränkt und ohne Anmeldung nutzen, lediglich seinen Fax-Service betreibt der Entwickler als Freemium-Modell und verschickt nur fünf Seiten pro Monat gratis; Windows-Anwender können sich die Tools auch lokal installieren und offline damit arbeiten.
PDF24 präsentiert sämtliche Funktionen in einem Raster aus Schaltflächen; Untermenüs und Optionsfülle wie in komplexeren Programmen gibt es nicht, stattdessen trifft die Software sinnvolle Voreinstellungen. Jede Schaltfläche erfüllt eine einfache Aufgabe, zum Beispiel "Seiten löschen". Ein Klick darauf fordert zum Hochladen des Dokuments auf, ein weiterer führt sie aus. Das Ergebnis kann man anschließend begutachten, herunterladen oder verschicken. Beliebig kombinieren lassen sich die Funktionen daher nicht; einige wie etwa "Seiten extrahieren" oder "Bewerbung erstellen" verketten automatisch logisch aufeinander folgende Schritte.
PDF erzeugen
Wenn Sie ein Dokument ins Portable Document Format umwandeln möchten, öffnen Sie es bevorzugt in der Ursprungsanwendung und nutzen den nativen PDF-Export: also DOCX/ODT-Dateien in Word oder LibreOffice laden, PPTX in PowerPoint und Vektorgrafiken mit Inkscape oder Illustrator. So bleiben möglichst viele Eigenschaften des Originalformats erhalten. Doch manchmal geht das nicht, zum Beispiel wenn man mit dem Smartphone unterwegs ist und darauf kein Office-Paket installiert hat.
Dann springt PDF24 in die Bresche, das gängige Bildformate, SVG, MS- und OpenOffice-Dateien sowie Epub konvertiert. Wählen Sie dazu "PDFConverter" und dort "In PDF umwandeln", laden die Datei hoch und drücken die Schaltfläche "Umwandeln". Anschließend können Sie das Ergebnis per Vorschau betrachten, mailen, faxen oder mit weiteren Dokumenten kombinieren; nur für den Fax-Versand ist ein Account erforderlich. Bei Word-Dateien funktioniert das tadellos, der PDF24-Konverter übersetzt sogar das Inhaltsverzeichnis in PDF-Bookmarks und erhält im Text hinterlegte Links.
Auch die Funktion "Als PDF anzeigen" ist eine Variante dieses Konverters, nur eine etwas zielstrebigere: Sie präsentiert das gewandelte Dokument ohne weitere Umschweife formatfüllend im PDF-Betrachter des Browsers.
Seiten-Kombinatorik
Rasch ein paar Mitschriften aus der letzten Vorlesung zur kompakten Infosammlung binden oder aus dem dicken Tourenführer die Essenz destillieren: Das geht in PDF24 mit "PDF zusammenfügen" am besten. Dabei ist es egal, ob Sie reine PDFs oder eine Mischung aus PowerPoint-Präsentationen, Excel-Tabellen, OpenOffice-Writer-Texten, Bildern und Grafiken vorliegen haben. Auch hier schiebt der Formatkonverter Hintergrunddienst und wandelt sämtliche Dateien nach dem Upload automatisch um. Sie selbst müssen lediglich "PDF zusammenfügen" aufrufen und Ihr Material hochladen.
Aktivieren Sie anschließend die "Seitenmodus"-Ansicht über den Schalter links unter dem Fenster. Daraufhin blendet PDF24 alle Dokumente untereinander als Seitenminiaturen ein. Klicken Sie darin einfach die gewünschten Seiten an und PDF24 erstellt daraus automatisch eine Vorschau aufs kombinierte Dokument. Die ausgewählten Seiten können Sie dort noch umsortieren.
Mobiler Scanner
Per Smartphone- oder Tablet-Kamera kann man auch direkt Seiten ins Dokument fotografieren. Falls Sie abgelichtete Infos durchsuchbar machen möchten, wählen Sie "Text per OCR erkennen". Achten Sie auf eine gleichmäßige Ausleuchtung, denn in abgeschatteten Randbereichen leidet die Quote der prinzipiell guten Zeichenerkennung. Die stützt sich übrigens auf die Open-Source-Software Tesseract von Google, die Text zeilen- und sogar blockweise auslesen kann, sprich: Im resultierenden PDF führt auch die Suche nach zusammenhängenden Wörtern wie "c’t Magazin für Computertechnik" zum Ergebnis.
Bewerbungshelfer
Wer Unterlagen für eine Bewerbung zusammenstellen möchte, kann mit kostenlosen Editoren böse Überraschungen erleben. PDF-XChange Editor etwa enthält alle Funktionen der Kaufversion als Demo, die allerdings ein Wasserzeichen ins Dokument stempeln. Dies geschieht mittlerweile bei sämtlichen Seiten-Operationen, ein entsprechender Warnhinweis ist rasch versehentlich weggeklickt. PDF24 ist durchschaubarer – und hilft mit einem praktischen kleinen Bewerbungsmappengenerator, Pannen zu vermeiden.
Ein Klick auf die Schaltfläche "PDF Bewerbung erstellen" öffnet ein dreiteiliges Fenster, über das Sie Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen separat hochladen. Die einzelnen Dokumente klebt PDF24 dann gleich in der richtigen Reihenfolge zusammen, ergänzt ein Inhaltsverzeichnis (Lesezeichen) und speichert das Ganze im Archivierungsformat PDF/A. Das Ergebnis können Sie vor dem Download per Vorschau begutachten. Schönes Detail mit professioneller Wirkung: In der Lesezeichen-Verknüpfung wurde auch eine passende Einstellung für die Anzeige gesetzt, sodass die zugehörige Seite in voller Breite angezeigt wird.
Wenn Sie Bilder und Text aus einem PDF wiederverwenden möchten, versuchen Sie zunächst unbedingt, die Ursprungsdatei zu bekommen. Denn in Office- und Layout-Formaten befindet sich vor allem der Text noch in einem Zustand, der sich leicht weiterbearbeiten lässt. PDF-Text hingegen ist meist stark fragmentiert und ungeordnet.
Im Notfall helfen die Extrahieren-Werkzeugen von PDF24, am besten gelingt der Bildexport mit "PDF Bilder extrahieren": Einfach die Datei hochladen, "Bilder extrahieren" drücken und Zip-Datei mit allen Bildern aus dem Dokument herunterladen.
Um Text herauszulösen oder den kompletten Inhalt bearbeitbar zu machen, wählen Sie "PDF umwandeln in" und im Drop-down-Menü unten links die Option "Text", "DOCX" oder ein anderes Format. Einfach aufgebaute Dokumente konvertiert PDF24 zu recht brauchbarem Material; bei raffinierteren Layouts mit Spaltensatz, umflossenen Grafiken oder Silbentrennung benötigt man einen professionellen Editor.
PDF-Rechnungen
Eine bei Gratissoftware einzigartige Funktion verbirgt sich hinter "Rechnung erstellen". Sie generiert unterschiedliche Varianten von PDF-Rechnungen, nämlich eine "gedruckte" auf Basis eines einfachen Layouts sowie elektronische, aus denen sich die Rechnungsdaten standardisiert weiterverarbeiten lassen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind inhaltlich identisch, wobei XRechnungen reine XML-Dateien mit der Endung .xml sind. ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit der Endung .pdf, das aus einem "gedruckten" menschenlesbaren PDF-Teil und einem darin eingebetteten XML-Block für die maschinelle Verarbeitung besteht.
Egal wofür Sie sich entscheiden, dank der Vorlagen ist es rasch erledigt. Im interaktiven Drucklayout sind alle wichtigen Inhalte wie Absender, Empfänger, Bankverbindung und Einzelpositionen bereits als ausfüllbare Formularfelder angelegt; ein Klick ergänzt zusätzliche Zeilen für Produkte und Dienstleistungen. Den Rechnungsbetrag kalkuliert PDF24 selbstständig anhand von Einzelpreisen, Bestellmenge, Steuer sowie Rabatt.
Für ZUGFeRD und XRechnung wählen Sie "Elektronische Rechnung erstellen" und geben die Daten händisch per Tab-Taste ein oder importieren sie im JSON-Format. In der AutoFill-Funktion des Browsers gespeicherte Daten werden ebenfalls berücksichtigt.
Wer nur gelegentlich Rechnungen schreiben muss, kommt mit PDF24 rasch zum Ziel. Mehr Kunden und Dienstleistungen versorgt man aber besser per Serienbrieffunktionen von Word und LibreOffice Writer oder mit einer dedizierten Buchhaltungssoftware.
Schwärzen, Metadaten entfernen, Flatten
Wer ein PDF online publiziert oder verschickt, sollte sicherstellen, dass es keine vertraulichen Daten mehr enthält. Dazu können Namen, Adressen und Kontonummern gehören, aber auch der Verfasser des Dokuments. Um Inhalte unkenntlich zu machen, rufen Sie "PDF schwärzen" auf und laden Ihr Dokument hoch: Text überdecken Sie am besten per Linienwerkzeug mit einem dicken Balken und größere Flächen mit einem schwarzen Rechteck. Wenn Sie jede Seite geprüft und bearbeitet haben, speichern Sie das Ergebnis.
Seiten mit Schwärzungen werden daraufhin schlicht gerastert. Die Funktion erfüllt also ihren Zweck, solange man nur mit einfachen Dokumenten hantiert. Wer dicke Vertragswerke anonymisieren muss, investiert besser in ein professionelles Tool wie Acrobat oder Foxit PhantomPDF, die automatisiert suchen und schwärzen und außerhalb der markierten Stellen nichts verändern.
Sensible Informationen können sich auch in den Metadaten verbergen, was Sie mit "Metadaten entfernen" beheben und "Metadaten bearbeiten" überprüfen. Ausgefüllte Formulare und kommentierte Dokumente können Sie via "PDF glätten" flachrechnen – wodurch sämtliche Objekte und Ebenen zu einer einzigen Schicht verschmelzen.
Ob Ihre Anonymisierungsbemühungen erfolgreich waren, überprüfen Sie mit einem Betrachter, der Ebenen, Inhaltsobjekte und Metadaten strukturiert auflistet, zum Beispiel PDF-XChange Editor. Die beiden ersten können Sie sich über Ansicht/Leisten und dort "Ebenen" und "Inhalte" einblenden lassen und die Metadaten per "Datei/Dokumenteigenschaften".
Sicherheit und (Offline-)Alternativen
Wie die meisten Online-Dienste lädt PDF24 Ihre Dokumente auf den Server hoch, verarbeitet sie dort und löscht sie anschließend wieder. Die Übertragung geschieht laut Hersteller SSL-verschlüsselt und spätestens nach einer Stunde soll das Dokument vom Server getilgt werden. Wer sich mit stationären Anwendungen wohler fühlt, kann sich die PDF24-Tools auch installieren – allerdings nur auf Windows-Rechnern.
Zu den PDF24-Tools gibt es diverse Online-Alternativen, die sich auf den ersten Blick stark ähneln: zum Beispiel PDFCreatorOnline aus Deutschland, SmallPDF aus der Schweiz, Sejda aus den Niederlanden oder PDF.online (Xodo) aus Kanada. Fast alle begrenzen den Umfang gratis verfügbarer Funktionen: PDF.online erlaubt fünf Aktionen pro Tag, SmallPDF lediglich eine. Sejda.com arbeitet dreimal pro Stunde für lau, akzeptiert aber nur Dokumente mit maximal 200 Seiten oder 50 MByte. Bei SmallPDF und PDF.online entpuppt sich manch attraktive Funktion als Lockvogel für das Abomodell.
PDFCreatorOnline können Sie bis zu einer Dateigröße von 250 MByte kostenlos nutzen. Wer viel mit Markdown arbeitet, findet dort übrigens auch einen MD-to-PDF-Konverter.
Wie bei PDF24 laufen auch auf den Servern dieser Alternativen eher einfache Libraries, namentlich Ghostscript bei PDFCreator und das PDFTron-SDK bei SmallPDF sowie PDF.online. Sejda entwickelt ein eigenes SDK, das wiederum die Freemium-Software PDFsam antreibt. Auch sie bringen keinen professionellen Textexport zustande, der mit Adobe Acrobat, Foxit Phantom, Abbyy FineReader oder PDFlib vergleichbar wäre. Letzteres wurde übrigens vor ein paar Wochen von PDFTron übernommen.
Etwas mehr Sicherheit bietet PDF.online (Xodo), das die Daten lokal im Browser verarbeitet. Die Daten verlassen den eigenen Rechner damit nicht. Auf dem Mac erledigt Preview einige Basisarbeiten (auch einfaches Schwärzen), eine Open-Source-Alternative mit gutem Funktionsumfang ist Skim. Unter Windows, macOS und Debian Linux läuft die auf Seitenoperationen spezialisierte Open-Source-Software PDFsam: Sie kombiniert, extrahiert und mischt Teile von Dokumenten nach allen Regeln der Kunst, ist aber auch nicht so unkompliziert zu bedienen wie PDF24. Auf Mobilplattformen deckt Xodo in Kombination mit Adobe Scan Grundlegendes ab.
Unterm Strich
PDF24 bietet Gelegenheitsnutzern genau das, was sie im Alltag brauchen: einfache, durchschaubare Werkzeuge mit sinnvollen Voreinstellungen. Hier muss man weder lange nach der geeigneten Funktion suchen noch Einstellungen optimieren, sondern kann einfach loslegen. Die Ergebnisse sind nicht immer professionell, aber durchaus akzeptabel.
(atr)
