E-Mail-Postfach reicht aus: Bundesregierung teilt Details zur E-Rechnung mit

Für die elektronische Rechnungsstellung sind gesonderte IT-Systeme nicht unbedingt erforderlich. Das erklärt die Bundesregierung in ihrer jetzt veröffentlichten Antwort auf eine Anfrage der CDU/CSU-Bundestagsfraktion. "Für den Empfang einer E-Rechnung reicht die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs aus", heißt es darin. Allerdings können die beteiligten Unternehmen auch andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren. Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssten eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe wie E-Rechnungen aber auch in elektronischer Form aufbewahrt werden.

Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen müssen hierzulande ab Anfang 2025 bei Umsätzen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Darin werden die Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dargestellt, also nicht etwa auf Papier oder in einer Bild- beziehungsweise PDF-Datei. Insbesondere Rechnungen nach dem XStandard und dem Zugferd-Format ab Version 2.0.1 stellten grundsätzlich "eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format dar", erläutert das federführende Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Entwurf für ein Informationsschreiben an die Wirtschaft. Inkassoforderungen in diesen beiden Formaten könnten so "nach dem 31. Dezember 2024 die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine E-Rechnung erfüllen". Auch der Einsatz weiterer europäischer Rechnungsformate wie FatturaPA (Italien) oder Factur-X (Frankreich) komme in Betracht.

Für den Empfang einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, betont das BMF. Er sei somit vom 1. Januar 2025 an zu gewährleisten. Ausnahme sind Forderungen unter 250 Euro. Die Übermittlung einer E-Rechnung müsse in elektronischer Form erfolgen. Außer E-Mails kämen elektronische Schnittstellen oder Online-Portale für den Download in Betracht. Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 können auch noch sonstige Rechnungen – wozu dann insbesondere reine PDF-Dateien zählen – ausgestellt und übermittelt werden. Bei Firmen, die weniger 800.000 Euro Gesamtumsatz pro Jahr haben, gilt dies sogar bis Ende 2027. Sonstige Rechnungen werden künftig allerdings als "nicht ordnungsgemäß" gewertet und berechtigen den Empfänger so nicht zum Vorsteuerabzug.

Noch große Unkenntnis im Mittelstand bei der E-Rechnung

Die CDU/CSU-Fraktion sorgt sich, dass sich die EU noch nicht auf das von der Kommission geplante einheitliche Mehrwertsteuersystem geeinigt habe, was Rechtsunsicherheit schaffe. Zudem dürften "die schleppenden Prozesse" dazu führen, "dass viele Unternehmen ihre internen Abläufe noch nicht entsprechend umgestellt haben". Laut einer Umfrage des Softwarehauses Sage unter 9701 Firmen aus sieben großen europäischen Ländern im April haben trotz vieler Vorzüge erst vier Prozent der mittelständischen Firmen die elektronische Rechnungsstellung für Transaktionen im Business-to-Business-Bereich eingeführt. 6 Prozent der deutschen Teilnehmer sahen sich erst ab 2030 dazu imstande, die elektronische Rechnungsstellung zu implementieren. Als größte Hürde gilt die Integration in bestehende Buchhaltungs- oder Finanzsysteme. 32 Prozent der deutschen kleinen und mittleren Firmen kennen sich mit der E-Rechnung nach eigenen Angaben noch gar nicht aus.

"Der Stand der Umsetzungsarbeiten der deutschen Unternehmen zur Einführung der E-Rechnung ist der Bundesregierung nicht bekannt", heißt es dazu aus Berlin. Über den Umfang, die Intensität und das Tempo der Umsetzung entscheide die Wirtschaft in eigener Verantwortung. Neben dem Informationsschreiben sei trotzdem auch ein Fragen-Antworten-Katalog geplant. Die Koalition habe die Regierung gebeten, bis Ende 2024 ein kostenloses Angebot zur Erstellung und Visualisierung von E-Rechnungen zur Verfügung zu stellen. Das BMF sei nach intensiver Prüfung aber zum Schluss gekommen, dass der Staat hier kein konkurrierendes Angebot zur Privatwirtschaft anbieten dürfe. Online-Services seien – teils gratis – bereits von privaten Dienstleistern verfügbar.

(mki)