Drei Fragen und Antworten: Wie Firmen weniger und bessere Meetings organisieren
Der ganze Tag voller Videoanrufe, endlose Diskussionen – die meisten Teilnehmer lassen Meetings nur noch über sich ergehen. Doch das muss nicht sein.
Von den endlosen Videokonferenzen haben die meisten Angestellten genug – vor lauter Meetings kommt man gar nicht zur eigentlichen Arbeit, so der Seufzer zum Feierabend. Das muss nicht sein, doch der reflexartige Griff zur besseren Technik hilft nur bedingt. Vielmehr sind gerade in Zeiten der hybriden Arbeit Führungskräfte besonders gefordert, wie Cameron Deatsch von Atlassian betont. Unsere drei Fragen für bessere Videoanrufe:
Durchgetaktete Videokonferenzen sind für Viele leider zur alltäglichen Realität geworden. Sollten wir, statt uns mit dem Wie zu beschäftigen, nicht viel lieber dafür sorgen, sie deutlich zu reduzieren?
Zeitintensive Videokonferenzen gehören für Viele mittlerweile zum Berufsalltag dazu. Erst kürzlich konnten wir im Rahmen einer Umfrage feststellen, dass 40 Prozent der Befragten bis zu fünf Stunden pro Woche in Videocalls verbringen – für 24 Prozent sind es sogar bis zu zehn Stunden.
Ist der Alltag so durchgetaktet, dass man von einem Call zum anderen springt, kann die mentale Gesundheit erheblich darunter leiden. Gleichzeitig sinken Konzentration und Aufnahmefähigkeit über den Arbeitstag hinweg, was schlussendlich in unproduktiven und ineffektiven Meetings resultiert. Das reduziert nicht nur die generelle Arbeitsleistung, sondern kann extrem frustrierend sein.
Daher ist meine Antwort darauf: Ja, Unternehmen sollten definitiv versuchen, Videokonferenzen auf ein Minimum zu reduzieren und stattdessen alternative Methoden zur digitalen Zusammenarbeit einsetzen. Neben Videokonferenz-Tools gibt es noch zahlreiche Kollaborations- und Wissensmanagementplattformen, die die digitale Zusammenarbeit und den Informationsaustausch fördern. Wichtig ist, dass Unternehmen dabei zwischen den Teams, ihren Anforderungen und ihrer präferierten Arbeitsweise differenzieren. Auf dieser Grundlage sollten die Kollaborations-Tools individuell ausgewählt und an die Teams angepasst werden. Nicht alle Gespräche müssen via Call stattfinden, da müssen sich Teams auch kritisch hinterfragen und überlegen: „Ist dieses Meeting wirklich nötig oder reicht auch eine E-Mail?“.
Selbst wenn sich eine Konferenz im Nachhinein gut anfühlt, wenn alle gehört wurden, sagt das noch nichts über ihren Erfolg aus – wie können Verantwortliche sicherstellen, dass es sich tatsächlich um ein nachhaltig produktives Meeting handelt?
Der potenzielle Erfolg beginnt nicht erst mit dem Meeting selbst. Meines Erachtens bildet eine gute Vor- und Nachbereitung die beste Voraussetzung für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit.
Hosts sollten ihre Videokonferenzen gut vorbereiten. Konkret heißt das: In einer Agenda legen sie zum einen fest, wer definitiv am Meeting teilzunehmen hat. Mitarbeitende, für die das Meeting nicht relevant ist, sollten auch nicht anwesend sein. Zum anderen definieren Organisatoren in ihrer Agenda einen festen Zeitplan, den es einzuhalten gilt und die zu besprechenden Themen. Das Meeting sollte nur so viel Zeit des Arbeitstages beanspruchen, wie nötig. Wenn am Ende noch etwas Zeit übrigbleibt, kann man diese aber ohne schlechtes Gewissen für zwanglose Konversationen nutzen. Die Kollegen sind schließlich keine Maschinen und freuen sich über „Kaffeeküchen-Gespräche“ jenseits des Arbeitsalltags.
Manchmal können sich Meeting-Teilnehmende nicht konzentrieren, die Auffassungsgabe schwindet – und das ist okay. Oder Mitarbeitende können nicht an Konferenzen teilnehmen, weil es Überschneidungen oder einen Krankheitsfall gibt. Damit trotzdem alle auf demselben Wissensstand sind, sollten sämtliche Informationen wie Agenda, Protokolle oder für das Ziel des Meetings relevante Dokumente nachträglich auf einer zentralen Kollaborationsplattform abgelegt und allen zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise erhält jeder einen transparenten Zugang zu allen wichtigen Inhalten.
Häufig beißen sich wenige Teilnehmer an einem Zankapfel fest. Wie können Moderatoren dafür sorgen, dass nicht wenige Diskussionen die eigentlich wichtigen Themen überlagern?
Egal ob virtuelles oder physisches Meeting: Jeder Moderator oder jede Moderatorin muss sich im Klaren sein, dass stressige Rahmenbedingungen dazu führen können, dass Emotionen überschwappen und Diskussionen befeuern. Dann möchte jeder seine Meinung zum Besten geben. Das ist grundsätzlich erstmal nichts Schlimmes, sollte in einem Meeting, das einer zeitlich festgelegten Agenda folgt, jedoch nicht die Hauptrolle spielen.
Kommt es zu einer solchen Situation, müssen Hosts ihre Soft Skills spielen lassen. Feingefühl und Empathie sind hier die wichtigsten Eigenschaften – schließlich geht es den Parteien in einer solchen Diskussion darum, gehört zu werden. Die Aufgabe der Verantwortlichen ist es demnach, eine neutrale Position einzunehmen, beiden Seiten zuzuhören und herauszufiltern, worum es bei dem Konflikt im Kern geht. Hat er unter Umständen das Potenzial, das Meeting zu bereichern? Oder liegt der Hund ganz woanders begraben? In jedem Fall sollten Moderatorinnen und Moderatoren auf empathische Weise den „Zankhähnen“ klarmachen, dass eine ausschweifende Diskussion in dieser Videokonferenz aktuell keinen Platz hat – und das, ohne ihr Anliegen und ihre Ansichten zu schmälern.
Grundlage für diese Form der Kommunikation bildet Authentizität. Eine zwischenmenschliche Beziehung, in der die Parteien ehrlich miteinander kommunizieren können und nicht mit leeren Worthülsen und Phrasen um sich werfen, schafft eine solide Vertrauensbasis. Das gilt für Moderatoren einer Videokonferenz und Führungskräfte gleichermaßen.
Herr Deatsch, vielen Dank für ihre Antworten.
In der neuen Serie „Drei Fragen und Antworten“ will die iX die heutigen Herausforderungen der IT auf den Punkt bringen – egal ob es sich um den Blick des Anwenders vorm PC, die Sicht des Managers oder den Alltag eines Administrators handelt. Haben Sie Anregungen aus Ihrer tagtäglichen Praxis oder der Ihrer Nutzer? Wessen Tipps zu welchem Thema würden Sie gerne kurz und knackig lesen? Dann schreiben Sie uns gerne oder hinterlassen Sie einen Kommentar im Forum.
(fo)
