Mitarbeiterüberwachung: Was ist erlaubt und was verboten?
Ob Mitarbeiter überwacht werden oder nicht, ist eine Frage der Unternehmenskultur. Verboten ist es nicht, es müssen aber Vorschriften eingehalten werden.
(Bild: Wit Olszewski/shutterstock.com)
Im Homeoffice sind Angestellte ihr eigener Herr. Das mag manchen Vorgesetzen nicht passen, weil sie dann keine Kontrolle über ihre Mitarbeitenden haben. Um zu erfahren, ob und wann sie arbeiten, überwachen manche deshalb ihre Mitarbeiter. Technisch ist das leicht machbar. Ist es auch zulässig?
Arbeitszeiterfassung oder Überwachung?
Manche Unternehmen wollen wissen, wann ihre Angestellten mit der Arbeit beginnen und wann sie diese beenden. "Das zu überprüfen ist keine Überwachung, sondern Arbeitszeiterfassung", sagt Alexander von Chrzanowski, Fachanwalt für Arbeits- und IT-Recht, bei Rödl & Partner, einer Rechtsanwalts- und Steuerberatungsgesellschaft.
Entscheidend aber ist, wie die Arbeitszeit überprüft wird. Ob es sich um zulässige Kontrolle oder unzulässige Überwachung handelt, ist häufig eine Frage der Intensität. Wenn der Arbeitgeber herausfinden will, ob seine Belegschaft produktiv ist und er dafür Programme nutzt, dann ist das keine Arbeitszeiterfassung, sondern Überwachung. Leistungsdaten dürfen nur dann gespeichert und verarbeitet werden, wenn dafür berechtigte Gründe bestehen.
Wie überwachen Unternehmen?
Es wird zwar nicht immer digitales Equipment zur Überwachung von Mitarbeitenden eingesetzt. "Doch es kommt häufig und zunehmend vor, dass digital überwacht wird", sagt von Chrzanowski. Der Grund dafür ist einfach und einleuchtend: Die Arbeitswelt wird immer stärker digitalisiert. In Computern, Smartphones, Maschinen und Autos werden jede Menge an Daten erfasst, die zur Überwachung genutzt werden können. Wenn der Arbeitgeber überwachen will, dann muss er die Datenschutzgrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und Persönlichkeitsrechte beachten.
Werden Beschäftigte oft überwacht?
Capterra, eine Plattform für Softwarebewertungen, hat im Frühjahr eine Onlineumfrage zur Überwachung von Beschäftigten in deutschen Unternehmen durchgeführt. Mitgemacht haben rund 700 Personen. Danach nutzen 23 Prozent der Arbeitgeber Software zur Mitarbeiterüberwachung, wobei 6 Prozent diese während der Pandemie eingeführt haben. Nach Einschätzung des Rechtsanwalts liegt die Chance zur Überwachung zurzeit höher, weil seit Corona mehr technische Systeme genutzt werden, die eine Überwachung möglich machen, etwa Collaboration Tools.
"Wenn das aber herauskommt, reagieren Mitarbeiter sauer, bis hin zur Kündigung", sagt von Chrzanowski. Das können sich die Unternehmen in Zeiten von Fachkräftemangel nicht leisten und sind eher vorsichtig beim Überwachen. Die Überwachung von Mitarbeitern werde sich deshalb nach einiger Zeit auf dem niedrigerem Vor-Corona-Niveau einpendeln, mutmaßt der Rechtsanwalt.
Müssen Mitarbeiter oder Betriebsrat vorher informiert werden?
Der Betriebsrat muss beim Einsatz technischer Systeme zur Leistungsbeurteilung beteiligt werden. Der Begriff "System" ist weit gefasst. Das können Excel-Dateien sein oder der Einsatz von Office-Programmen oder die Bewegung von Fahrzeugen in der Logistik. Das alles dient dem Zweck herauszufinden, wie schnell jemand arbeitet.
Arbeitgeber überwachen aus zweierlei Gründen: Entweder anlassbezogen, weil sie meinen, es sei etwas nicht in Ordnung. Im anderen Fall gehen sie davon aus, dass sie die Technik, die sie ohnehin nutzen, auch für Überwachung einsetzen können. "Die zweite Variante ist die gefährlichere, weil nicht klar ist, dass überwacht wird", sagt von Chrzanowski.
Die Überwachung von Angestellten ist nur möglich, wenn Arbeitgeber dafür berechtigte Gründe haben oder die betroffenen Beschäftigten im Vorfeld ihre Zustimmung geben. Laut der Capterra-Studie befürwortet etwa die Hälfte der Befragten ausdrücklich ihre Überwachung aus Gründen der Transparenz: So hätten Arbeitgeber einen besseren Überblick, wer besonders viel oder wenig leistet.
Was darf der Arbeitgeber überwachen und was nicht?
AirTags von Apple sind eine feine Sache, denn sie können helfen, gestohlene Autos wiederzufinden, weil sie Bluetooth-Signale aussenden und somit anzeigen, wo das Fahrzeug steht oder ob es sich bewegt. "Um ein solches System zur Mitarbeiterüberwachung einzusetzen, gibt es kaum einen Grund. Daher ist es unzulässig", sagt von Chrzanowski.
Ebenfalls ausgeschlossen ist Software auf dem Rechner eines Mitarbeitenden, die dazu dient, aufzuzeichnen, wann und wie schnell eine Tastatur bedient wird, sogenannte Keylogger. Außerdem sind Kameras zur ununterbrochenen Mitarbeiterüberwachung tabu.
Wenn der Arbeitgeber trotz Verbots dennoch überwacht, droht ein Bußgeld durch die Datenschutzaufsichtsbehörde und eventuell ein Strafverfahren, eingeleitet durch die Staatsanwaltschaft. Die betroffene Person kann auf Unterlassung und Schadensersatz klagen. Drittens kann der Arbeitgeber die gewonnenen Informationen nicht verwenden, etwa als Grund für eine Kündigung, weil sie unzulässig erhoben wurden.
H&M hat Angestellte jahrelang in einem Servicecenter überwacht und Angaben zu Krankheitsdiagnosen in Mitarbeiterprofilen gespeichert. Hamburgs Datenschützer verhängte vor zwei Jahren deswegen ein Rekordbußgeld in Höhe von 35 Millionen Euro gegen die Modekette. Zulässig sind Überwachungen, wenn sie einer Strafaufklärung dienen, etwa Diebstahl. Dann muss allerdings ein konkreter Strafverdacht vorliegen, der Arbeitgeber muss den Verdacht schriftlich vor der Überwachung konkretisieren und die Überwachung muss verhältnismäßig sein. Dabei muss er auch Persönlichkeitsrechte beachten.
Sorgt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für mehr Überwachung?
Im September hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die Arbeitszeit erfasst werden muss. "Noch ist aber unklar, wie das gemacht werden soll", sagt von Chrzanowski. Von der Stechuhr über eine App oder Aufzeichnungen der Arbeitnehmer selbst ist alles möglich. Eine Antwort, ob Überwachung durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung steigt, wäre daher zum jetzigen Zeitpunkt reine Kaffeesatzleserei.
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