Papierloses Büro: KMUs hinken bei E-Rechnung hinterher​

Rund 40 Prozent der deutschen Unternehmen arbeiten laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom vollständig oder zumindest weitgehend papierlos. Dabei hätten 15 Prozent auf komplett papierlosen Betrieb umgestellt, was fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren seien. Bei 24 Prozent sei es noch rund ein Viertel der Prozesse, für die man Brief, Aktenordner & Co. verwende.

Mehrheitlich seien aber immer noch die Hälfte oder mehr der Büro- und Verwaltungsarbeit in deutschen Firmen papierbasiert. So verwende über ein Drittel (38 Prozent) für rund die Hälfte der Abläufe Papier. Bei 14 Prozent seien es drei Viertel der Prozesse und bei sechs Prozent – ein Anstieg um zwei Prozentpunkte gegenüber 2022 – laufe nahezu alles über Papier. Die Umfrage ist laut Bitkom repräsentativ; befragt wurden über 1100 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland.

Weniger Faxe, Briefe und Aktenschränke

Insgesamt sieht der Branchenverband aber einen Trend zur Abkehr vom Papier. So habe etwa die Hälfte der Unternehmen die Anzahl ihrer Aktenschränke in den vergangenen fünf Jahren reduziert. Insgesamt seien auch 96 Prozent grundsätzlich offen für die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Allerdings gibt es auch Hindernisse: Neben einem zu hohen Investitionsbedarf (76 Prozent) hätten 75 Prozent zu wenig qualifiziertes Personal als größte Hürde bei der Digitalisierung genannt.

88 Prozent hätten angegeben, Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen zu wollen. Aktuell schickten rund 40 Prozent häufig oder sehr häufig Briefe (2022: 48 Prozent). Auch das Fax hält sich noch, 30 Prozent schickten noch häufig oder sehr häufig Faxe. Vor zwei Jahren seien das noch 40 Prozent gewesen. 10 Prozent hätten sich weitgehend vom Faxen verabschiedet.

Office-Suiten, Software fürs Customer-Relationship-Management (CRM) sowie fürs Enterprise Ressource Planning (ERP) seien inzwischen Standard und werde in 90 Prozent oder mehr der Firmen eingesetzt. Mit KI sieht das noch anders aus: Etwas über ein Drittel (35 Prozent) nutze inzwischen zum Beispiel Chatbots zur automatischen Beantwortung von Anfragen.

Kleinere Firmen kämpfen mit E-Rechnung

Gerade den kleineren und mittleren Unternehmen (KMUs) bereite auch die Einführung der E-Rechnung Probleme, worauf der Anbieter Konica Minolta hinweist, der die Erhebung des Bitkom unterstützte. Bislang erstellten nur etwas mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen E-Rechnungen (55 Prozent). Und nur 45 Prozent hätten die Möglichkeit, diese zu empfangen. Betrachte man nur die größeren Betriebe mit mehr als 500 Angestellten, sehe das besser aus: Hier stellten bereits zwei Drittel der befragten Firmen E-Rechnungen. Insbesondere bei vielen Firmen der Autoindustrie, bei Maschinenbauern sowie der Transport- und Logistikbranche sei die E-Rechnung noch nicht recht angekommen.

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Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen müssen hierzulande ab Anfang 2025 bei Umsätzen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Darin werden die Inhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dargestellt, also nicht etwa auf Papier-Scans oder einer PDF-Datei. Zum Ablauf des Kalenderjahrs 2026 gesellt sich dann auch die gestaffelte Pflicht, im Business-to-Business-Verkehr (B2B) nur solche strukturierten Rechnungsformate zu versenden. Kleinere Unternehmen unter 800.000 Euro Jahresumsatz bekommen dafür noch ein Jahr Aufschub. Zum Empfang einer E-Rechnung genügt ein E-Mail-Postfach, allerdings ist natürlich auch entsprechende Software nötig, um mit dem strukturierten XML umzugehen. Ebenfalls ist für E-Rechnungsempfänger auch die revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlichen Vorgaben (GOBD) vorgeschrieben.

Eine Umfrage des Software-Anbieters Sage vom Juli erbrachte noch deutlich schlechtere Zahlen zum Stand der E-Rechnung in deutschen KMUs: Demnach hätten nur vier Prozent der befragten kleinen und mittleren Unternehmen bereits die Einführung vollzogen, 36 Prozent hätten sich zumindest als vertraut mit elektronischer Rechnungsstellung bezeichnet. Im Vergleich sieben europäischer Länder wäre Deutschland damit Schlusslicht, so Sage.

Hinweis in eigener Sache: Der iX-Workshop E-Rechnungspflicht: Software richtig implementieren erläutert die neuen gesetzlichen Vorgaben zur innerdeutschen E-Rechnungspflicht, die Unternehmen ab 2025 erfüllen müssen.

(axk)