Serienbriefe mit LibreOffice und Microsoft Office als PDF versenden

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Angebote, Rechnungen, personalisierte Einladungen oder Urkunden für die Vereinsmeisterschaft: Mit den Serienbrieffunktionen von LibreOffice und Microsoft Office lässt sich der berufliche und private Schriftverkehr automatisieren. Zeit und Papier spart, wer die Dokumente als PDF speichert und per E-Mail verschickt. LibreOffice Writer beherrscht das ab Werk, Microsoft Word lässt sich mit kostenlosen oder kostenpflichtigen Erweiterungen nachrüsten. Und der Mail-Client Thunderbird glänzt mit einem sehr professionellen Add-on, das mit beliebigen Textverarbeitungsprogrammen zusammenarbeitet.

Personalisierte Dokumente entstehen, indem man zwei Dateien zusammenführt, weshalb die Serienbrieffunktion im Englischen auch Mail Merge heißt: Ein Textdokument mit variablen Textbausteinen dient als Vorlage, eine Tabelle oder eine Datenbank als Lieferant für die Daten der Adressaten. Das einfachste Beispiel ist ein Brief, der mit Anschrift und persönlicher Anrede aus den Datensätzen gespeist wird. Einmal vorbereitet, reduziert sich das Erstellen eines maßgeschneiderten Angebots auf ein paar Tabelleneinträge – und auch der Aufwand für mehrere hundert Sendungen ist kaum höher.

Wer Tabellenkalkulation und Textverarbeitung ausreizt, kann mit Hilfe von bedingtem Text zielgruppenspezifische Inhalte einflechten oder abhängig vom Rechnungsbetrag Rabatte gewähren, Versandkosten erlassen und vieles mehr.

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