Tipps zum Umgang mit schwierigen Kunden

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Der Umgang mit Kunden kann bereichernd, aber auch frustrierend sein. Das hängt nicht unbedingt davon ab, ob man tatsächlich ein Geschäft abschließen konnte. Natürlich ist das die Krönung eines Kundengesprächs. Aber wichtig ist auch, welchen Eindruck man hinterlassen hat, ob sich der Kunde wohl und gut beraten fühlte. Schließlich werden wir nicht nur für das gekaufte Produkt entlohnt, sondern auch für unseren Beratungsservice. "Der Kunde ist König" lautet deshalb die Parole.

Aber die positive Einstellung gegenüber dem Kunden lässt sich nicht immer durchhalten. Denn es sind nicht nur nette Gespräche, die man als Händler oder Verkäufer führen darf, oft gilt es schwierige Situationen zu meistern, beispielsweise wenn es um die Annahme von Beschwerden, Missverständnisse beim Auftrag, Probleme mit der Rechnung geht. Situationen, in denen der Kunde meist emotional aufgeladen und für sachliche Argumente nur schwer zugänglich ist. Nun heißt es, souverän zu reagieren, denn das zeichnet wirklich guten Service aus. Wie Sie in dieser Situation reagieren, bestimmt maßgeblich, welches Bild der Kunde künftig von Ihrem Unternehmen haben wird. Entweder können Sie die Kundenbeziehung vertiefen oder den Kunden für immer verlieren.

Hier ein paar Tipps, wie Sie schwierige Kundensituationen meistern und auch in emotional angespannten Situationen einen kühlen Kopf bewahren.

1. Sie sind nicht der einzige, der schwierige Kunden hat

Auch wenn es Ihnen manchmal so vorkommt, als ob sich alle Nörgler grundsätzlich nur in Ihren Laden verirren: schwierige Kundengespräche, Reklamationen und manchmal leider auch Aggressionen von Kunden sind Alltag im Handel. Ein kleiner Prozentsatz (wenn Sie alles richtig machen – ist es die Mehrheit, haben Sie grundsätzliche Probleme) der Kunden wird mit Ihrem Produkt oder Ihrem Service nicht zufrieden sein, Sie stundenlang mit sinnlosen Fragen nerven und sich selbst wie ein Experte benehmen. Einige werden auch mit gutem Grund verärgert sein, weil das Produkt fehlerhaft war oder es Missverständnisse gab. Welche Motivation auch immer dahintersteckt, vergessen Sie nie: Kundenkritik ist Teil Ihres Berufsalltags, Sie müssen lernen, damit umzugehen oder sich einen anderen Job suchen.

2. Manchmal sind Sie selbst auch Kunde

Trägt ein Kunde eine Beschwerde vor, dann versuchen Sie sich zunächst in seine Lage zu versetzen – auch wenn das bei den unhöflichen Zeitgenossen manchmal wirklich schwer fällt. Denken Sie daran, dass auch Sie selbst manchmal Kunde sind und sich genauso ärgern würden, wenn das heißersehnte Gerät seit Wochen nicht geliefert wird oder gar defekt ankommt. Reklamationen kosten auch den Kunden Zeit, Nerven und Geld, kein Wunder, dass er verärgert ist. Denn wer zum Fachhändler und nicht zum Media Markt geht, erwartet in der Regel einen besonders guten Service. Probleme werfen da so manchen Kunden aus der Bahn. Signalisieren Sie Verständnis, geben Sie ruhig zu, dass Sie sich auch ärgern würden. Das bringt manchmal mehr, als eine Verteidigungsmauer aus Argumenten aufzubauen. Vertrauen Sie auf Ihren Bauch und zeigen Sie Gefühl.

3. Berechtigte Reklamation oder launige Beschwerde?

Natürlich sollten Sie schon unterscheiden, ob der Kunde ein berechtigtes Anliegen hat oder einfach seine schlechte Laune an Ihnen auslassen will. Gibt es einen objektiven Grund für die Beschwerde, sollten Sie Verständnis signalisieren und das Problem so schnell wie möglich aus der Welt schaffen. Bei "Berufsnörglern" müssen Sie natürlich ebenfalls sachlich bleiben, aber Verständnis heucheln müssen Sie sicher nicht. Bleiben Sie sachlich und distanziert, bieten Sie keine weitere Angriffsfläche.

4.Sie sind Dienstleister und nicht Diener

Achten Sie auf emotionale Distanz. Auch wenn es zweifelsohne Sie sind, der den Ärger abbekommt und vielleicht sogar angebrüllt wird, gemeint ist das Produkt, der Service, der Laden – auf jeden Fall nicht Sie als Person. Machen Sie sich immer wieder bewusst, dass der Mensch, der Sie hier so angiftet, Sie gar nicht kennt, nichts von Ihnen weiß und Sie für ihn nur eine Projektionsfläche sind. Das klingt einfach, ist es aber nicht, denn Ihr Körper nimmt den Ärger durchaus persönlich. Vollgepumpt mit Stresshormonen schleppen Sie sich durch den Tag und kriegen Nachts kein Auge zu, weil Sie immer wieder grübeln, wie Sie hätten anders reagieren können. Das ist ungesund und macht Sie auf Dauer fertig. Lernen Sie, dass Sie nur der "Briefkasten" sind. Für Menschen, die besonders große Schwierigkeiten haben, "runterzukommen" eignen sich Entspannungs- und Meditationstechniken als Unterstützung. Diese können nicht nur nach Feierabend, sondern auch in kritischen Kundengesprächen eingesetzt werden. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)