VoIP-Angebote für zusätzliche Dienste und Rufnummern

Das Homeoffice erlebt seit rund einem Jahr einen unvorhergesehenen Boom durch die Corona-Pandemie. Auch nach der Rückkehr zur Normalität werden viele Arbeitgeber und -nehmer die neu gewonnenen Möglichkeiten nutzen. Ein zentraler Baustein der Kommunikation nach draußen ist auch im Homeoffice das Telefon. Anders als in proprietären Messenger- oder Konferenzsystemen gibt es einen einheitlichen Standard, kann jeder Anschluss von jedem weltweit erreicht werden.

Die wenigsten Unternehmen rüsten aber die Heimarbeitsplätze ihrer Mitarbeiter mit Nebenstellen ihrer Telefonanlage aus. Die Gründe dafür sind vielfältig. Oft spielen Sicherheitsbedenken eine Rolle oder der erhöhte Support-Aufwand durch die IT-Abteilung. Statt einer Nebenstelle gibt es fürs Homeoffice deshalb oft nur eine Rufweiterleitung. Der Ball liegt dann beim Mitarbeiter, an welchem Anschluss und wie er die weitergeleiteten Rufe entgegennimmt.

Die private Nummer sollte man fürs Homeoffice nicht einsetzen und lieber Privates und Geschäftliches sauber trennen. Der erste Gedanke ist meistens, eine nicht genutzte Rufnummer des privaten Anschlusses zu verwenden. Früher bekam man problemlos bis zu zehn Nummern kostenlos, inzwischen sträuben sich viele Internetprovider aber, zusätzliche Nummern herauszurücken, sei es wegen der Nummernknappheit in vielen Ortsnetzen, sei es wegen des administrativen Aufwands für die Rufnummernzuweisung. Oft sind weitere Rufnummern und die Möglichkeit, zwei oder mehr gleichzeitige Gespräche führen zu können, aufpreispflichtig. Mehrere Gespräche gleichzeitig führen zu können ist aber wichtig, denn sonst blockieren Gespräche auf dem Privatanschluss dienstliche Telefonate und andersherum, ganz zu schweigen von zwei oder mehr Homeoffice- und Homeschooling-Plätzen.

Eine Mobilfunknummer als Weiterleitungsziel hat erhebliche Nachteile. Zum einen kostet die Weiterleitung in die Mobilfunknetze den Arbeitgeber deutlich mehr als ins Festnetz, zum anderen ist die Sprachqualität in den Mobilfunknetzen oft nur mäßig. Das Festnetz bietet hingegen stabile Verbindungen mit verlässlicher und zumindest ordentlicher Sprachqualität. Zudem ist ein zweites Smartphone oder eines mit ungenutzter Dual-SIM vonnöten, wenn man die Anrufe sauber trennen will.

Einen Kompromiss stellen Mobilfunkangebote mit Festnetznummer dar. Eine solche zusätzliche Nummer, die sich kostengünstig erreichen lässt, ist aber, wenn überhaupt, nur in vergleichsweise teuren Vertragstarifen enthalten. Eine günstige Alternative bietet Simquadrat an; dort erhält man die Festnetznummer zum kostenlosen Grundvertrag für 2,95 Euro im Monat und kann bei abgehenden Rufen eine beliebige Absenderrufnummer setzen, etwa die geschäftliche Durchwahl. Ein privates Dual-SIM-Handy lässt sich mit einer solchen Karte problemlos zum Office-Telefon aufrüsten.

Allerdings ersetzt eine solche Lösung für die meisten Heimarbeiter nicht den Festnetzanschluss. Dafür gibt es maßgeschneiderte Lösungen: VoIP-Anbieter stellen für wenige Euro einmalig oder jährlich eine Rufnummer aus Ihrem Ortsnetz bereit und bieten zusätzliche Dienste an. Auf einem VoIP-Router lassen sich in der Regel 10 bis 20 Rufnummern einrichten, das reicht auch für mehrere Homeoffice-­Arbeitsplätze für Partner, Kinder oder Mitbewohner. Auf Seite 60 finden Sie eine Anleitung, wie Sie VoIP-Konten auf der in Deutschland besonders beliebten Fritzbox einrichten und verwalten, sodass Sie weitere Rufnummern mit Ihren vorhandenen Telefonen nutzen können.

Im heimischen WLAN und unterwegs mit Zugriff auf das Heimnetz per VPN können Fritzbox-Nutzer auch auf die Fritz-Fon-App zurückgreifen. Diese bindet das Smartphone als zusätzliches Schnurlostelefon ein, lässt sich mit wenigen Handgriffen einrichten und in den Einstellungen für Telefoniegeräte der Fritzbox auf die gewünschten Rufnummern konfigurieren.

Zusätzlich können Sie VoIP-Rufnummern auch auf Ihrem Smartphone einrichten; wie das geht, lesen Sie auf Seite 64. Einige Anbieter bieten hierfür fertig konfigurierte Apps an, die beispielsweise bei der Installation die Zugangsdaten des VoIP-Accounts automatisch übernehmen. Alternativ dazu oder zusätzlich können Sie aber auch eine SIP-App auf Ihrem Büro-PC oder Notebook einrichten und darüber telefonieren – idealerweise per Headset. Dazu später mehr.

Zusätzliche VoIP-Rufnummern von darauf spezialisierten Anbietern stellen oft Zusatzfunktionen bereit, die Sie bei reinen Internetprovidern vergeblich suchen, etwa die Möglichkeit, eine beliebige eigene Rufnummer anzeigen zu lassen. So können Sie beim Gesprächspartner Ihre dienst­liche Durchwahl oder Mobilfunknummer anzeigen lassen, obwohl Sie von einem auf Sie angemeldeten VoIP-Anschluss in einem ganz anderen Ortsnetz anrufen. Das funktioniert im Inland meistens problemlos, bei Anrufen ins Ausland fällt die zusätzliche Rufnummerninformation aber gerne einmal unter den Tisch, und stattdessen wird die Originalrufnummer des Anschlusses angezeigt. Das ist ein Grund mehr für die Nutzung eines zusätzlichen VoIP-Accounts, denn der Angerufene sieht dann eben nicht Ihre Privatnummer, sondern nur die Rufnummer, über die Sie Ihre dienstlichen Gespräche abwickeln.

Als Anschrift können Sie beim VoIP-­Provider die Adresse des Homeoffice oder des Arbeitgebers angeben, davon hängt dann auch die Vorwahl ab, die Sie erhalten. Wichtig wird das nur im Falle eines Notrufs, denn von der gemeldeten Adresse hängt ab, an welche Rettungsleitstelle der Notruf weitergeleitet wird und welche Anschrift beim Disponenten erscheint. Programmieren Sie deshalb Ihre Telefonanlage im Homeoffice schon bei der Einrichtung zusätzlicher VoIP-Accounts so, dass Notrufe an die 110 oder 112 stets über eine Rufnummer erfolgen, die auf Ihre Adresse angemeldet ist. Dann kann im Ernstfall jeder ohne nachzudenken zu jedem Telefon greifen und die installierte Wahlregel das Routing erledigen lassen.