Fünf Dokumentenmanagementsysteme, die Ordnung schaffen

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind für Geschäftsleute schon von Rechts wegen unverzichtbar, weil sie eine revisions­sichere Ablage ermöglichen. Wie in den Grundlagen für ordnungsgemäße Buchführung und Datenzugriff (GoBD) vorgeschrieben, lassen sich abgelegte Dokumente dann nicht mehr unbemerkt verändern oder löschen.

Darüber hinaus hilft ein DMS allen Nutzern im täglichen Papierkrieg. Mithilfe einer solchen Anwendung fördern Sie das gesuchte Objekt anhand vielseitiger – auch kombinierter – Vorgaben wie Textinhalt, Dokumenttyp und Stichwörter ratzfatz aus einem riesigen Datenbestand zutage. Papierunterlagen könnten Sie hingegegen bestenfalls alphabetisch nach Absender und Datum etwa in Ordner für Eingangsrechnungen und für Kundenaufträge sortieren. Aber schon, wenn Sie nur alle Ein- und Ausgaben für eine Ihrer Dienstleistungen sichten wollen, müssen Sie mehrere Ordner durchblättern und riskieren eine Aktenstaublunge.

Voraussetzung für eine systematische Ablage ist die Aufbereitung der Unter­lagen, wobei Sie die marktüblichen DMS-­Pakete unterschiedlich gut unterstützen. Daraufhin haben wir die Programmpakete CompuDMS Professional, Dr. Doc mit Einzelplatzlizenz, ecoDMS, ELOoffice und Office Manager Pro untersucht, die allesamt kostenlos oder zumindest auch für Privatanwender erschwinglich sind. Abgesehen von Office Manager Pro handelt es sich bei allen Systemen im Test um die Einstiegsversionen deutlich aufwendigerer und teurerer Programme oder Programmfamilien. Solche Profi-­Anwendungen sind die Werkzeuge der Wahl für Betriebe mit mehr als einer Handvoll Büroarbeiter. Wir empfehlen aber, bei der Systemauswahl diejenigen Produkte zu bevorzugen, bei denen Sie nicht gleich für teures Geld in die Vollen gehen müssen.

Zwar lassen sich die abgelegten Dokumente jederzeit wieder im originalen Dateiformat exportieren und in ein neues System einspeisen. Doch in der Regel geben Sie jedem Dokument bei der Ablage auch zusätzliche Daten wie Stichwörter, Rechnungsnummern oder Absender mit. Darüber legen Sie zum Beispiel fest, wer dieses Dokument später lesen oder überarbeiten darf, und wie lange es aufbewahrt werden muss. Diese Arbeit fällt im Alltag kaum ins Gewicht.

Diese Zusatzdaten lassen sich jedoch, wenn überhaupt, nur mit Kunstgriffen exportieren. Es existiert kein Standard­format, um die Daten in das DMS-System eines anderen Herstellers wieder einzulesen. Ein Umstieg auf eine andere DMS-­Marke ist deshalb nur mit einem extrem hohen Arbeitsaufwand möglich.

Abschied vom Papier

Für die Ablage im Archiv übergeben Sie zunächst jedes Schriftstück, Foto oder sonstige Objekt an das DMS – das kostet Sie wenige Mausklicks für jedes digitale Dokument oder geschieht sogar automatisch beim Speichern. Manches DMS ko­ope­riert dazu mit Microsoft Office, andere Systeme wie ELOoffice außerdem mit Libre­Office oder noch weiteren Anwen­dun­gen, wie die Tabelle auf Seite 115 zeigt. ­Ansonsten übergeben Sie Ihre Unterlagen in der Regel per Drag & Drop.

Herkömmliche Unterlagen müssen Sie zuvor mit einem Scanner digitalisieren. Dazu sind Sie zwar als Unternehmer nicht verpflichtet, aber der Aufwand lohnt sich. Sie machen sich nämlich viel mehr Arbeit, wenn Sie regelmäßig Ihren Aktenschrank nach einer Unterlage durchsuchen müssen, als wenn Sie gleich alles digital speichern und auf Anhieb im Rechner wiederfinden.

Text aus Pixeln

Zur Digitalisierung eines Schriftstücks gehört auch die Texterkennung (OCR, Optical Character Recognition). Ein Scanner oder eine Kamera liefert in erster Instanz nur ein Pixelbild, etwa eine JPG-oder TIFF-Datei, das sich nur schlecht in ein systematisches Archiv eingliedert. Einige Scanner liefern auch PDF-Dateien, die aber nicht durchsuchbar sind. Dabei handelt es sich ebenfalls um Pixelbilder, die von vornherein keine Textinformation enthalten. Die OCR analysiert solche Bilder und erzeugt daraus Textdateien, die zusätzlich ins Archiv wandern. Der erkannte Text liefert gegebenenfalls auch Treffer bei einer Volltextsuche und lässt sich im Idealfall per Copy & Paste in andere Anwendungen übertragen. Die meisten DMS-Pakete enthalten eine OCR. Spezielle Anwendungen für diese Aufgabe sind aber auch einzeln erhältlich oder finden sich im Zubehör von Dokumentenscannern [1].

Dabei trennt sich die Spreu vom Weizen, sobald ein kompliziert layoutetes Schriftstück etwa als TIFF-Datei auf der Bildfläche erscheint. Zwar erkennt heute jede OCR-Software alle Zeichen so gut wie fehlerfrei, aber das hilft nicht beim Lesen, wenn die Zeilen aus einem Spaltensatz anschließend wild durcheinandergewürfelt erscheinen oder Bildunterschriften übergangslos im Fließtext aufgehen. Gut verwertbare Texte erhält man in solchen ­Problemfällen nur mit spezialisierten OCR-­Programmen [2].

Die hier getesteten Programme sind mit solchen Layouts überfordert, das ist aber nicht so schlimm: Wenn alle Wörter in einer Bilddatei erkannt werden, funktioniert zumindest die Volltextsuche, und lesen kann man den Inhalt als Anwender schließlich auch in einer Pixeldatei.

Bei ELO­office kann man für jedes neue Dokument ganz einfach festlegen, welche Bildbereiche es analysieren soll. Das lässt sich mit gut versteckten Werkzeugen auch bei Dr. Doc bewerkstelligen, sogar mit der Besonderheit, dass man erkannte Textpassagen direkt in beliebige Datenfelder übergeben kann. Unproblematisch sind ansonsten nicht durchsuchbare PDFs: Wenn eine Anwendung wie CompuDMS Professional solche Dateien in durchsuchbare PDFs umwandelt, bleibt das Layout korrekt erhalten.

Ordnung schaffen

Der zweite Schritt, die Verschlagwortung oder anderweitige Erfassung von Metadaten für jedes neue Dokument, unterscheidet ein DMS von einem bloßen Archivsystem. Anhand der gespeicherten Zusatzinformationen finden Sie ein gesuchtes Dokument viel leichter wieder, als wenn Sie sich darauf verlassen müssten, dass Ihr Suchbegriff mit der richtigen Schreibweise im Volltext auftaucht.

Zugegeben: Für einen überschaubaren Datenbestand taugt auch ein System passender Unterverzeichnisse und Dateinamen als grobe Suchhilfe. Doch dabei geht leicht einmal eine Datei verloren, und vor allem werden Sie kaum je beweisen können, dass Sie ein Dokument seit der Aktenablage nicht mehr verändert haben. Dieser Nachweis – im Buchhalterjargon als Revisions­sicherheit bezeichnet – ist für Geschäftsleute gesetzlich vorgeschrieben: Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen revisionssicher aufbewahrt werden, sonst drohen bei einer Buchprüfung Steuernachzahlungen und Bußgelder.

Dokumentenmanagementsysteme speichern Archivstücke nicht als einzelne Dateien, sondern als Datensätze in einer Datenbank. Anwender greifen darauf nicht unmittelbar zu, sondern nur über Funktionen des DMS. So können sie ein gesuchtes Schriftstück etwa per Volltext- oder Schlagwortsuche auswählen, betrachten oder exportieren – aber nicht unbemerkt manipulieren. Um ein Dokument unter Wahrung der Revisionssicherheit zu bearbeiten, checkt man es aus und nach der Bearbeitung mit einer neuen Versionsummer wieder ein.

Bei einigen Systemen können Sie etwa einen „abgehefteten“ Geschäftsbrief nicht nur mit einem DMS-eigenen Dokumentenbetrachter ansehen, sondern auch Hinweise wie einen Eingangsstempel anbringen, einzelne Passagen hervorheben oder kommentieren. Das gelingt allerdings nur, wenn das System etwas mit dem Dateiformat des gespeicherten Dokuments anfangen kann. Deshalb gibt es speziell bei OfficeManager Pro eine Erweiterung für den Umgang mit gängigen CAD-Dokumenten, an denen gewöhnliche Dateibetrachter scheitern.

Fazit

Die getesteten Programme bewähren sich allesamt bei der Aufgabe, verschiedenartige Unterlagen mit System abzulegen und schnell wiederzufinden. Für den privaten Einsatz kommen Sie schon mit kostenlosen Ausführungen zurecht, mit der Zwei-­Benutzer-Lizenz von CompuDMS sogar beruflich.

Wie bei den Einzelvorstellungen umrissen, nutzen die meisten Systeme die erfassten Metadaten nicht nur als Suchhilfen, sondern auch, um die Zugriffsberechtigungen verschiedener Anwender zu kontrollieren, und um automatische Arbeitsabläufe wie eine Wiedervorlage, Weiterleitung an bestimmte Sachbearbeiter oder die automatische Auslagerung in ein Langzeitarchiv zu organisieren. Das Spektrum reicht dabei vom leichtgewichtigen CompuDMS Client, mit dem man Einzelarchive sogar auf verschlüsselten USB-Sticks ablegen und auf beliebigen Rechnern nutzen kann, bis zum komplexen Dr.Doc, bei dem die Akten­verwaltung nur eine Komponente eines umfassenden Workflow-Systems darstellt.

Je intensiver ein System bei der Automatisierung von Betriebsabläufen helfen soll, desto mehr Aufwand müssen Sie für dessen Administration und Anpassungen einplanen. Das zeigt sich bei Dr.Doc und in geringerem Ausmaß bei ecoDMS; beide Anwendungen kommen in Betracht, wenn außer den routinemäßigen Anwendern auch noch mindestens ein Spezialist für die Systempflege bereit steht.

Die anderen Testkandidaten sind einfacher zu bedienen; dabei zeichnet sich OfficeManager Pro trotzdem durch offenes API und große Anpassungsfähigkeit aus, zeigt aber Lücken im Dokumentenschutz. CompuDMS Professional verzichtet auf Sonderlocken, genügt aber den Alltagsanforderungen und brilliert vor allem durch seine bequem auslagerbaren DMSX-­Archive. ELOoffice schließlich verbindet einen großen Funktionsumfang, zum Beispiel für differenzierte Recherchen, mit einer Vier-­Sterne-Bedienerführung. Für Betriebe mit vielen Benutzern empfiehlt sich jedoch das nächstgrößere Produkt des Herstellers. (hps@ct.de)

Referenzierte ct-Artikel: ct.de/y64p