Verwaltung am Limit: Warum billige IT-Sparpläne den Staat teuer zu stehen kommen
Kostendruck und Personalnot zwingen die Ă„mter zum Handeln. Doch kurzfristige KĂĽrzungen und bloĂźe KI-Pflaster drohen die digitale Transformation zu ersticken.
(Bild: 3rdtimeluckystudio / Shutterstock.com)
Die deutsche Verwaltung steuert sehenden Auges auf einen kritischen Systemfehler zu. Davor warnen Experten des auf den öffentlichen Dienst ausgerichteten Netzwerks NExT und des DigitalService des Bundes in einem am Montag veröffentlichten Politikpapier der Reihe „GovImpact“. Bis 2030 werden demnach voraussichtlich eine Million Stellen im öffentlichen Sektor unbesetzt bleiben, da der demografische Wandel die Behörden mit voller Wucht trifft.
Damit steigt laut der Analyse der Haushalts- und Kostendruck. Zugleich blieben immer mehr Aufgaben unerledigt. In dieser Zuspitzung verspreche die Digitalisierung seit Jahren das Blaue vom Himmel – Effizienzgewinne, Kosteneinsparungen und ein moderneres Staatserlebnis. Doch die Realität sieht oft anders aus. Mit ihrer Analyse rechnen die Fachleute mit gängigen Reformansätzen ab und zeigen auf, warum echte Effizienz weit mehr erfordert als nur den Rotstift oder ein paar neue Algorithmen.
Die Autoren identifizieren drei grundlegende Strategien, mit denen die öffentliche Hand derzeit versucht, der Krise Herr zu werden. Der erste und wohl riskanteste Weg ist die pauschale Ressourcenkürzung noch vor Beginn der eigentlichen Wertschöpfungskette. Wenn Digitalbudgets zusammengestrichen und Stellen abgebaut werden, mag das auf dem Papier kurzfristig Geld sparen. Doch der Bedarf an Transformation verschwindet dadurch nicht. Im Gegenteil: Den verbleibenden Mitarbeitenden fehlen die Kapazitäten, um Prozesse grundlegend zu verbessern, da sie im Tagesgeschäft ersticken.
Oft führt dieser Brain-Drain dazu, dass teure externe Berater eingekauft werden müssen, um die entstandenen Lücken mühsam zu füllen. Das kann die Kosten am Ende sogar in die Höhe treiben.
Symptombekämpfung statt Ursachenforschung
Ein zweiter, moderner anmutender Ansatz setzt am Ende der Kette an: Hier werden technologische Schichten wie KI oder Robotic Process Automation (RPA) auf bestehende, oft veraltete Abläufe gelegt. Das bringt zwar schnelle Entlastung bei monotonen Aufgaben und verkürzt Bearbeitungszeiten, wie Pilotprojekte beim Wohngeld zeigen. Dieser Ansatz stößt aber schnell an technologische Grenzen. Die Verfasser warnen, dass solche Lösungen beim E-Government nur Symptome bekämpfen und im schlimmsten Fall dysfunktionale Altsysteme zementieren.
Diese „technischen Schulden“ müssen später teuer abgetragen werden, wenn die unterliegende Infrastruktur einmal zwangsläufig einer grundlegenden Erneuerung bedarf. Zudem bleibe das Erlebnis für die Bürger oft unverändert schlecht, heißt es. Diese müssten sich weiterhin mit komplizierter Sprache und unklaren Zuständigkeiten herumschlagen.
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Die einzige nachhaltige Lösung liegt der Expertise zufolge in einer tiefgreifenden Verbesserung innerhalb der Wertschöpfungskette selbst. Das bedeute, den Maschinenraum der Verwaltung konsequent aufzuräumen, anstatt ihn nur zu verkleinern oder oberflächlich zu erweitern. Investitionen müssten in moderne Bestandssysteme, klare Standards und eine intuitive Nutzererfahrung fließen. Nur wenn Daten von Anfang an strukturiert erfasst und vernetzt würden, könnten Medienbrüche vermieden und Prozesse proaktiv gestaltet werden.
Dass dies funktioniert, zeigen laut der Untersuchung Beispiele wie die digitale Grundsteuererklärung oder automatisierte Stromsteuerentlastungen. Solche Lösungen sparten bereits heute Millionen an Bürokratiekosten ein.
Die Digitalrendite heben
Damit diese „Digitalrendite“ flächendeckend realisiert werden kann, müssen laut dem Papier verkrustete Strukturen im Rechts- und Finanzwesen aufgebrochen werden. Das bisherige Haushaltsrecht stehe der Modernisierung oft im Weg. Kosten entstünden oft an einer Stelle, während der Nutzen in einem anderen Ressort oder auf einer anderen Ebene anfalle.
Hier fordert die Initiative eine übergreifende Kosten-Nutzen-Betrachtung. Ebenso müsse das Personalrecht reformiert werden: Aktuell würden Führungskräfte oft für die Größe ihres Apparates belohnt. Das schaffe wenig Anreiz, Prozesse durch Digitalisierung zu verschlanken. Echte Digitalisierung im staatlichen Sektor ist demnach kein bloßes IT-Projekt, sondern eine politische Gestaltungsaufgabe. Sie erfordert den Mut, ineffiziente Traditionen zugunsten einer zukunftsfähigen Verwaltung aufzugeben.
(nie)
