So wird das Büro papierlos: Software, Scanner, Strategien
Das papierlose Büro ist wohl noch ein ferner Traum. Trotzdem kann man sich mit der passenden Software und der richtigen Strategie immer weiter annähern.
(Bild: Oliver Martin-Lopez)
Akten hin- und herschleppen, E-Mails ausdrucken, Briefe zukleben – eine Strategie sollte all diesen analogen Unsinn beenden: das papierlose Büro. Mittlerweile haben Unternehmen bereits viele Abläufe digitalisiert, der Gang zum Kopierer wird immer seltener nötig. Auch wenn Sie selbst das papierlose Büro nicht zu 100 Prozent umsetzen, verringern Sie doch Ihren Papierverbrauch und setzen auf digitale Stärken.
Für ein papierloses Büro sind vor allem zwei Dinge wichtig: Analoge Dokumente müssen digitalisiert werden und Programme sollten die vielen neuen digitalen Dokumente klug verwalten. Für Ersteres reicht die Kamera im Smartphone aus, spezielle Dokumentenscanner vereinfachen aber den Prozess. Dokumentenmanagementsysteme sollen schließlich die Dateien verwalten, am besten automatisch kategorisieren und über eine Volltextsuche leicht wieder auffindbar machen.
Dazu kommen weitere Annehmlichkeiten: Über einen Eingabestift lassen sich etwa PDFs auf dem Tablet wie ein Papierdokument mit Anmerkungen versehen, Bildverwalter managen die digitale Bilderflut, die Privatanwender im Homeoffice nervt und Unternehmen können Dienstleister engagieren, die analoge Post einscannen und per Mail verschicken. Wir haben im heise+-Fundus nach Artikeln gesucht, die das papierlose Büro möglich machen können.
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