Die gefährlichsten Zeitdiebe am Arbeitsplatz

Schlechtes E-Mail-Management, komplizierte Ablagesysteme, mangelnde Selbstdisziplin und schlechte Organisation: das sind die vier größten Zeitdiebe am Arbeitsplatz. Laut einer aktuellen Umfrage von KOI Solutions, Anbieter von Aufgaben- und Dokumenten-Managementsystemen, kann ein Unternehmen mehr als 8.000 Euro pro Jahr und Mitarbeiter sparen, wenn der einzelne Arbeitnehmer täglich einen Zeitgewinn von 66 Minuten erreicht.

Aber wie holt man diese Zeit wieder rein bzw. lässt die "Zeitdiebe" am Arbeitsplatz erst gar nicht die Oberhand gewinnen? Vor allem mit Selbstdisziplin und den richtigen Prioritäten. Auf den Plausch mit den Kollegen muss man deshalb aber nicht verzichten.

Für den Kampf gegen die E-Mail-Flut gibt es eine klare Regel. Das Problem ist, dass die wenigsten von uns sie befolgen. Der Druck ständig erreichbar zu sein und möglichst zeitnah zu reagieren ist immens und manchmal ist einfach auch die Neugier zu groß. Doch gerade die Reizüberflutung, die der Arbeitnehmer dank moderner Kommunikationsmethoden ausgesetzt ist, kostet Zeit und die Wirtschaft jedes Jahr Milliarden. Denn jede Ablenkung von der aktuellen Aufgabe bzw. jede Unterbrechung hat laut der US-Wissenschaftlerin Gloria Mark zur Folge, dass der Mitarbeiter weitere 25 Minuten braucht, um wieder auf sein ursprüngliches Konzentrationslevel zu kommen. Man darf sich also nicht permanent unterbrechen lassen. Experten raten, feste Abruf- und Antwortzeiten einzurichten und diese auf zwei- bis viermal am Tag zu beschränken. Wer das nicht schafft, sollte seine E-Mails zumindest erst dann abrufen, wenn er die aktuelle Aufgabe beendet hat.

Kompliziert werden Ablagesysteme vor allem dann, wenn sie medienübergreifend stattfinden. Sie sich also vorgenommen haben, alle wichtigen Vorgänge in Papierform abzulegen, wegen akutem Stress die eine oder andere Mail dann aber doch nicht ausdrucken, sondern sie schnell in einen Ordner auf Ihrem PC schieben. In diesem Moment sind Sie natürlich sicher, dass Sie die Nachricht dort wiederfinden werden. Wenn Sie die "Ablagesysteme" aber auf diese Weise mischen, werden Sie in spätestens einer Woche vergessen haben, welches Dokument nun wo zu finden ist und alle Möglichkeiten durchgehen müssen. Entscheiden Sie sich deshalb für eine Variante (die auch Ausdruck und Ordner auf dem PC beinhalten kann) und ziehen Sie diese konsequent durch. Das gibt vielleicht kurzfristig Stress, weil Sie eben noch diesen Ausdruck erledigen müssen, langfristig sparen Sie sich aber eine Menge Nerven und Zeit.

Selbstgemachter Zeitdruck ist ebenfalls ein großes Problem der meisten Arbeitnehmer. Sie schieben wichtige Aufgaben bis kurz vor der Deadline vor sich her und geraten in Stress bzw. in Verzug, wenn etwas Unvorhergesehenes das angedachte "Timing" durcheinander bringt. Eine der wichtigsten Regeln, die man im Berufsleben beherzigen muss, ist aber, dass grundsätzlich immer etwas passiert oder dazwischenkommt. Daher sind zeitliche Puffer im selbstgesteckten Timing eine Notwendigkeit. Und natürlich auch die Selbstdisziplin, rechtzeitig anzufangen. Falls Sie zu den Leuten gehören, die sich auf die aktuelle Aufgabe kaum konzentrieren können, weil Sie immer im Hinterkopf haben, was sonst noch erledigt werden muss, dann machen Sie sich To-Do-Listen für den Tag, die Woche, den Monat. Was Sie nicht schaffen, wird auf den nächsten Tag übertragen. Denn vielleicht schaffen Sie nicht alle Aufgaben und müssen ein paar Überstunden dranhängen. Aber das wird Sie nicht überraschen und nicht in kontraproduktive Panik versetzen. (Marzena Sicking) / (map)
(masi)