Fünf Programme für die persönliche Dokumentenverwaltung im Vergleich
Wir testen Programme, mit denen man als Privatmensch das Chaos aus digitalen Unterlagen und Papierkram in den Griff bekommt.
(Bild: KI Midjourney | Collage c't)
- Stefan Wischner
Jedes Jahr dasselbe Spiel, wenn die Steuererklärung ansteht: Stapel von Belegen, Rechnungen, Verträgen, Policen und sonstigen Dokumenten wollen durchsucht und sortiert werden. Im besten Fall sind sie immerhin in mehreren Leitz-Ordnern sauber abgeheftet. Weniger ordentliche Naturen wühlen sich hingegen stundenlang durch Papierstapel in Schubladen und Kartons. Ganz zu schweigen von den ganzen digitalen Dokumenten in den Untiefen der Festplattenordner und als Mailanhang im Posteingangsordner. Und wo waren nochmal das Bedienungsheftchen mit der Entkalkungsanleitung für den Kaffeevollautomaten und der für die Auto-Ummeldung benötigte TÜV-Bericht? Ein digitales, schnell durchsuchbares Archiv könnte Lebenszeit sparen und die Nerven schonen.
Dokumentenverwaltungsprogramme (kurz DMS für Document Management System) kommen zumeist in größeren Unternehmen zum Einsatz. Sie bieten Funktionen zur revisionssicheren Archivierung mit Versionierung und der Bearbeitung von digital gespeicherten Unterlagen in kontrollierten Workflows. Oft sind sie cloudbasiert oder erfordern eine größere Netzwerk-Infrastruktur und kosten meist Tausende Euros.
Um Dateien und Dokumente im privaten Bereich zu archivieren, sind solche Programme weit überdimensioniert. Es gibt jedoch auch DMS-Programme mit Fokus auf die Kernfunktionen: importieren, kategorisieren, archivieren, wiederfinden. Die von uns getesteten Programme laufen auf Einzelplatzrechnern, sind ohne besondere technische Kenntnisse zu installieren, kostengünstig und einigermaßen einsteigerfreundlich.
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