Das ist die Technik hinter der E-Rechnung

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Rechnungen auf Papier sterben aus. Vor allem Onlinehändler verschicken ihre Forderungen als PDF, doch auch lokale Dienstleister ziehen zunehmend nach. Der elektronische Versand spart schließlich viel Zeit, Papier und Porto – also schlicht Geld. Nun wird zwischen Unternehmen die E-Rechnung zur Pflicht, womit sie die klassische PDF-Rechnung ebenfalls ersetzt.

Über kurz oder lang gelten nur noch XML-gestützte Formate, für deren Erstellung es in Deutschland zwei Standards gibt: die XRechnung (reines XML) sowie das Hybrid-Format ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei). Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind Standards, die die vom Gesetzgeber festgelegten Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen.

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• Für elektronische Rechnungen gibt es eine EU-Norm (EN 16931), die das Datenmodell auf Basis von XML vorschreibt.
• In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert, die diese Anforderungen erfüllen: XRechnung und ZUGFeRD.
• Die XRechnung ist ein reines XML-Format und im Austausch mit Behörden verpflichtend, während ZUGFeRD ein hybrides PDF mit eingebettetem XML ist.

Online-Zahlungsverkehr, E-Rechnung und mehr

• FAQ: Wie unterscheiden sich die E-Rechnung und PDF technisch?
• Anforderungen und Pflichten zu E-Rechnungen in der Praxis meistern
• Die E-Rechnungspflicht aus rechtlicher Sicht
• Was die E-Rechnung auszeichnet: Technische Aspekte und Begrifflichkeiten

Details dazu sind in der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung EN 16931 sowie in der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) definiert. Diese wiederum dient dazu, die im April 2014 verabschiedete EU-Richtlinie 2014/55/EU zu erfüllen: Sie soll die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen europaweit vereinheitlichen und das ganze Prozedere vom Erstellen über den Versand bis hin zum Verbuchen weitgehend automatisieren.

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