Dateien in Microsoft Teams verwalten
Die Dateispeicher in MS Teams scheinen eine Cloud-Blackbox zu sein. Wir erklären Speicherorte, Suchfunktionen und die Synchronisation mit dem lokalen Rechner.
(Bild: Bild: Rudolf A. Blaha)
Dass Microsoft Teams mehr bietet als Videokonferenzen und Chats, zum Beispiel eine integrierte Dateiverwaltung nicht nur für Office-Dokumente, haben viele Nutzer schon für sich entdeckt. Sie teilen nach einer Präsentation die Folien, arbeiten gemeinsam an Dokumenten oder garnieren den 1:1-Chat mit lustigen Memes. Die Dateiverwaltung bleibt aber eine Blackbox, alles liegt halt irgendwie in der Cloud. Früher oder später kommen jedoch Fragen auf. Wie spüre ich eine verschollene Datei auf, die möglicherweise in irgendeinem anderen Kanal liegt? Kann ich die vom Kollegen versehentlich gelöschte Präsentation wiederbeleben? Wo liegen die Bilder, die gar nicht in einen Kanal, sondern während eines Chats hochgeladen wurden? Muss ich mit der sperrigen Dateiverwaltung im Teams-Client leben oder kann ich meinen Windows-Explorer oder macOS-Finder nutzen? Speichert Teams nun auf OneDrive oder SharePoint?
Beginnen wir mit der letzten Frage: beides. OneDrive ist ein spezieller, technisch auf SharePoint aufbauender Speicherbereich in der Microsoft-Cloud. Er enthält Ihre persönlichen Daten, auf die nur Sie selbst Zugriff haben, sofern Sie sie nicht aktiv für andere Nutzer freigeben. In den SharePoint-Bibliotheken liegen hingegen Dateien, die für Teams oder Mitglieder eines Kanals zur gemeinsamen Nutzung gedacht sind.
- In Microsoft Teams verwaltete Dateien werden auf SharePoint und OneDrive gespeichert, je nachdem wie und wo sie in den Teams-Client hochgeladen wurden.
- Der Umgang mit Dateien unterscheidet sich deutlich von Windows-Explorer und macOS-Finder.
- Der Artikel erklärt Speicherorte, Suchfunktionen, den Papierkorb und die Synchronisation mit lokalen Ordnern.
Zu jedem Teams-Kanal entsteht automatisch eine Team-Webseite auf SharePoint Online mit einer Bibliothek, in der alle Dateien landen, die via Teams-Client im Dateibereich eines Kanals hochgeladen werden. Keine Sorge, das passiert alles im Hintergrund. Für via Teams hochgeladene und in Kanälen organisierte Dateien müssen Sie sich mit SharePoint nicht auskennen. Die zugehörige Webseite besuchen Sie nur in Ausnahmefällen, normalerweise sogar überhaupt nicht.
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