Outlook: Totalausfall wegen zu groĂźer OST-Datei
Outlook Classic meldet: "Datendatei voll", lässt aber kein Löschen zu. Der Webclient hilft nicht, wie lässt sich die Datenmenge dennoch verkleinern?
Neuerdings verweigert mein Outlook (Classic) unter Windows jede Arbeit mit der Fehlermeldung "Die Outlook-Datendatei hat die maximale Größe erreicht. Um die Datenmenge in dieser Datei zu reduzieren, löschen Sie dauerhaft einige Elemente." Das würde ich ja gerne tun, nur führt der Versuch lediglich zu einer Wiederholung der Meldung. Wechsle ich in den Webclient des Maildienstes, kann ich zwar Elemente löschen, Outlook ignoriert das aber und bleibt stur bei der Fehlermeldung. Wie komme ich aus dem Dilemma?
Die Meldung bezieht sich auf die lokale Offline-Cache-Datei (.ost). Deren Größe ist auf maximal 50 GByte begrenzt. Wenn Sie über Jahre Nachrichten sammeln, die zudem noch viele und/oder große Dateianhänge enthalten, kann dieser zunächst aberwitzig erscheinende Umfang durchaus erreicht werden. Ob das bei Ihnen der Fall ist, können Sie prüfen:
Klicken Sie in Outlook auf "Datei/Kontoeinstellungen/Kontoeinstellungen …" und wechseln Sie im folgenden Dialog zum Register Datendateien. Markieren Sie die zum betreffenden Konto gehörende und klicken Sie auf "Dateispeicherort öffnen". Es öffnet sich der Explorer im passenden Ordner, wo sie die Größe der OST-Dateien prüfen können. Hat eine davon die Maximalgröße von rund 50 GByte erreicht, kennen Sie die Ursache für das Problem.
Eine Methode, Outlook wieder zur Mitarbeit zu überreden, wäre ein neues Profil anzulegen und nicht alle, sondern nur einen bestimmten Zeitraum zurückliegende Nachrichten synchronisieren zu lassen, damit die Offlinedatei kleiner bleibt. Das ist aber aufwendig, da Sie dazu alle Konten neu einrichten müssen. Außerdem würde die erforderliche Komplettsynchronisation wahrscheinlich sehr lange dauern. Einfacher ist es, die erlaubte Größe der OST-Datei zu erhöhen:
Starten Sie hierfür den Registry-Editor (Win+R, dann regedit.exe eingeben) und navigieren Sie zum Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST. Die 16.0 ist die interne Office-Versionsnummer und gilt für alle Generationen seit Office 2016. Office 2013 trägt die 15.0, Office 2010 die 14.0.
Legen Sie hier einen neuen DWORD-Wert (32-Bit) mit der Bezeichnung MaxLargeFilesize an. Stellen Sie nach einem Doppelklick die Basis auf Dezimal und tragen Sie einen neuen Maximalwert für OST-Dateien in MByte an, zum Beispiel 102400 für eine Verdoppelung auf 100 GByte. Fügen Sie dann einen zweiten DWORD-Wert hinzu, den Sie WarnLargeFileSize nennen und mit einem Wert belegen, der etwa 5 Prozent unterhalb der eben definierten Maximalgröße liegt, zum Beispiel 97280 für 95 GByte.
Schließen Sie den Registry-Editor und starten Sie Outlook neu. Es sollte nun wieder funktionieren und Sie künftig warnen, wenn sich die OST-Dateigröße dem Maximum nähert.
(swi)
