Warum KI-Mails das Vertrauen auf der Arbeit zerstören können

Glaubt man den Versprechen der Anbieter, sollen KI-Tools künftig nervige Büroaufgaben wie das Sortieren und Beantworten von E-Mails erledigen. Dadurch könnten Führungskräfte und Mitarbeiter den Kopf für wichtigere Aufgaben freihaben – und Unternehmen könnten bis zu 50 Prozent der Kosten sparen.

In der Theorie klingt das super. Und in der Praxis? Forscher der University of Florida haben jetzt untersucht, wie KI-geschriebene E-Mails bei den menschlichen Empfängern ankommen. Fazit: eher nicht so gut.

Konkret konzentrierte sich das Forschungsteam auf die Kommunikation zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitern. Im Rahmen der im International Journal of Business Communication veröffentlichten Studie wurden 1.100 Mitarbeiter befragt, wie sie E-Mails ihrer Vorgesetzten einschätzten.

Die E-Mails, die jeweils einen Glückwunsch an die Empfänger enthielten, waren in drei Versionen mit unterschiedlich hoher Unterstützung durch KI verfasst worden. In der Befragung zeigte sich, dass KI-gestütztes Verfassen von E-Mails im Allgemeinen als effizient, effektiv und professionell angesehen wurde, wie es bei Science Daily heißt.

KI-Einsatz: Vorgesetzte werden kritischer beäugt

Allerdings erkannten die Forscher eine "Spannung zwischen der Wahrnehmung der Nachrichtenqualität und der Wahrnehmung der Absender", wie Anthony Coman, Co-Autor der Studie, erklärt. Heißt: Bei von ihren Vorgesetzten geschriebenen E-Mails waren die Mitarbeiter:innen deutlich kritischer, was den Einsatz von KI anging.

Ein geringes Maß an KI-Support, etwa bei Rechtschreibung und Grammatik, war für die Befragten im Allgemeinen akzeptabel. Höhere Unterstützungsstufen lösten allerdings negative Wahrnehmungen aus. Das ging so weit, dass Urheberschaft, Integrität, Fürsorge und Kompetenz der Vorgesetzten infrage gestellt wurden.

Nur knapp die Hälfte der Mitarbeiter schätzte die Vorgesetzten als aufrichtig ein, wenn diese für die E-Mail ein hohes Maß an KI-Unterstützung genutzt hatten. Bei E-Mails mit geringem KI-Support waren es dagegen über 80 Prozent. Ein ähnliches Bild zeigte sich bei der Einschätzung der Professionalität: rund 70 versus 95 Prozent.

KI-Mails können Vertrauen aushöhlen

Letztlich sei zu befürchten, dass KI-gestütztes E-Mail-Schreiben das Vertrauen der Mitarbeiter in ihre Vorgesetzten zerstören könnte. Entsprechend sollten Führungskräfte künftig genau überlegen, für welche Art von E-Mails sie welchen Grad der Automation nutzen wollen.

Während KI informative oder routinemäßige Mitteilungen wie Erinnerungen an Besprechungen oder Ankündigungen verfassen könnten, sollten E-Mails mit Glückwünschen, Motivation oder persönlichem Feedback besser mit minimaler KI-Beteiligung geschrieben werden.

Dieser Beitrag ist zuerst auf t3n.de erschienen

(jle)