Protokollführung leicht gemacht

In den meisten Unternehmen wird sehr viel Zeit damit verbracht, darüber zu diskutieren, wer, wann, was gesagt und wie er oder sie es gemeint hat. Bekanntermaßen hat jeder Mensch seine eigene Wirklichkeit und seine eigenen Vorstellungen im Kopf. Und so bleiben Missverständnisse leider nicht aus. Und es gibt auch Kollegen und Vorgesetzte, die sich morgen nicht mehr an ihre Aussagen von gestern erinnern wollen. Das ist besonders ärgerlich, wenn man viel Zeit in eine Arbeit gesteckt hat, die sich als sinnlos erweist oder wenn man plötzlich die Verantwortung für etwas übernehmen soll, dass ein anderer angeordnet hat.

Die einzige Möglichkeit, solche Probleme zu vermeiden, ist, rechtzeitig "Beweise" zu sichern. Da es in Meetings nun aber nicht üblich ist, Diktiergeräte auf den Tisch zu legen oder gar Kameras aufzubauen, müssen Sie zu einem alten, aber bewähren Mittel greifen: dem Gesprächsprotokoll. In wichtigen Meetings wird oft die Assistentin der Geschäftsführung dazu "verdonnert" ein solches Protokoll zu führen. Wird niemand damit beauftragt, sollten Sie die Aufgabe freiwillig übernehmen – jedenfalls in den Meetings, die wichtig für Sie sind.

Schreiben Sie zunächst Datum, Anlass des Treffens und den Namen der Anwesenden nieder. Wurden vor dem Meeting Tagesordnungspunkte festgelegt, sollten Sie diese in Ihre Notizen als Gliederung übernehmen. Versuchen Sie während des Meetings nicht möglichst viel, sondern nur das Wichtigste mitzuschreiben. Ansonsten laufen Sie Gefahr "herumzuschmieren" und können anschließend Ihre eigene Schrift nicht mehr lesen bzw. die Inhalte nicht mehr korrekt zuordnen. Oder Sie verpassen wichtige Aussagen, weil Sie noch damit beschäftigt sind, die vorangegangen aufzuschreiben. Außerdem wollten Sie ja nicht nur mitschreiben, sondern das Meeting auch aktiv mitgestalten, oder?

Welche Details Sie notieren, ist allerdings durchaus wichtig und sollte je nach Brisanz des Meetings behandelt werden. Handelt es sich um eine angespannte Situation, in der verschiedene Meinungen vertreten werden, sollten Sie nicht nur das Ergebnis festhalten, sondern auch den Verlauf der Diskussion und vor allem die Argumente und Gegenargumente. Im Zweifelsfall muss hier nämlich nachgewiesen werden, dass gewisse Bedenken schon frühzeitig angesprochen und keinesfalls einfach übersehen worden sind. Handelt es sich um ein Treffen, bei dem es lediglich Aufgaben zu verteilen gilt, sollten Sie das Ergebnis festhalten. Das bedeutet: die gefassten Beschlüsse und die Arbeitsverteilung im Detail. Wichtige Fragen und Antworten und offen gebliebene Punkte sollten Sie ebenfalls notieren.

Lassen Sie das Protokoll anschließend nicht einfach in Ihrer Schublade verschwinden. Tatsächlich sollten Sie es anschließend an alle Teilnehmer bzw. zumindest an den Vorgesetzten schicken (falls der Inhalt nur Sie und ihn betrifft). Teilen Sie mit, Sie hätten das Ergebnis noch einmal für alle zusammengefasst. Bitten Sie alle Teilnehmer um eine kurze Prüfung des Dokuments. Haben sich Missverständnisse eingeschlichen, werden sie so frühzeitig aufgedeckt und korrigiert. Werden Ablauf und Ergebnis bestätigt, kann keiner der Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt seine Aussagen wiederrufen oder gar verleugnen. Und mit dem Verweis auf das Protokoll können Sie auch das Erinnerungsvermögen von Vorgesetzten auffrischen, ohne sich auf direkten Konfrontationskurs zu begeben. (gs)