FAQ: Microsoft Word
Mit Word kann eigentlich jeder umgehen? Im Prinzip ja, doch immer dann, wenn etwas nicht Alltägliches ansteht oder etwas schiefgeht, stellt sich die Frage, was mach ich jetzt? Mögen Ihnen die hier zusammengetragenen Fälle weiterhelfen.
Word-Autotexte im Team
In unserer Abteilung verwenden alle Mitarbeiter in Word 2010 dieselben Autotexte, die als Schnellbausteine gespeichert sind. Gelegentlich müssen wir die Einträge anpassen. Das führt aber dazu, dass wir die zugehörige Datei „Building Blocks.dotx“ mühsam auf alle PCs verteilen müssen. Gibt es nicht auch die Möglichkeit, sie über ein auf dem Server freigegebenes Laufwerk bereitzustellen? Eine Option, den Pfad zu ändern, kann ich in Word nicht finden.
Um Schnellbausteine, die zentral auf dem Server abgelegt sind, nutzen zu können, muss man in der Windows-Registry einen neuen Eintrag mit einem Verweis auf das gemeinsame Verzeichnis mit der Datei „Building Blocks.dotx“ erzeugen. Dazu legen Sie für Word 2010 unter „HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\General“ die Zeichenfolge SharedDocumentParts mit dem Pfad zum Serververzeichnis an, zum Beispiel „Y:\Bausteine“. Für Word 2007 müssen Sie im Registry-Pfad die Versionsnummer 14.0 durch 12.0 ersetzen. Die Textbausteine dieser Datei stehen dann in Word zusätzlich zu den lokal gespeicherten zur Verfügung.
KapitelĂĽberschrift in Kopfzeile ĂĽbernehmen
Ich möchte in einem längeren Dokument die Hauptüberschrift des jeweiligen Kapitels automatisch in die Kopfzeile eintragen lassen. Wie gehe ich dazu vor?
Das setzt voraus, dass Sie zumindest die Überschrift per Stilvorlage formatieren – was übrigens auch zum Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses notwendig ist. Um der Kopfzeile den jeweiligen Inhalt zuzuordnen, wechseln Sie in die Seitenlayout-Ansicht und aktivieren per Doppelklick in den Kopfzeilenbereich den Entwurfsmodus. Drücken Sie nun Strg+F9, woraufhin Word eine öffnende und schließende geschweifte Klammer für Feldfunktionen erzeugt. Danach tippen Sie zwischen den Klammern den Befehl STYLERFEF „Überschrift 1“ ein und schließen den Entwurfsmodus für Kopf- und Fußzeilen per Doppelklick mitten ins Dokument. Wenn Sie im Dokument eine andere Formatvorlage als „Überschrift 1“ verwenden, müssen Sie deren Namen eingeben. Mit Alt+F9 wechseln Sie zwischen der Anzeige der Feldfunktion und der des Inhalts. Um auch die Kapitelnummer in die Kopfzeile aufzunehmen, verwenden Sie den Feldbefehl {STYLERFEF „Überschrift 1“\n}. {STYLERFEF „Überschrift 1“}, wobei Sie in beiden Fällen jeweils zuerst durch Strg+F9 die geschweiften Klammern erzeugen und nur den Feldbefehl selbst eintippen.
Öffnen per Doppelklick nicht möglich
Neuerdings kann ich auf dem Desktop oder im Windows-Explorer keine Word-Dateien mehr per Doppelklick öffnen. Zwar startet Word, lädt das Dokument jedoch nicht. Da ich es aus Word heraus problemlos öffnen kann, scheint es nicht defekt zu sein. Ich habe bereits eine Reparaturinstallation durchgeführt, allerdings ohne Erfolg.
Sie sollten zunächst versuchen, Word mit dem Parameter „/regserv“ (ohne Anführungsstriche) zu starten. Word erzeugt dann neue Registry-Einträge. Es kann allerdings sein, dass fehlerhafte Registry-Eingänge übrig bleiben, sodass der Fehler weiterhin auftritt. Dann sollten Sie den Registry-Editor Regedit mit Administratorrechten starten und den kompletten Zweig „HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Word\Data“ entfernen. Beim nächsten Start legt Word neue Einträge mit Standardvoreinstellungen an und das Problem sollte behoben sein.
Word stĂĽrzt dauernd ab
Seit Kurzem läuft Word sehr instabil und stürzt vor allem beim Öffnen von Dokumenten ab. Ich habe bereits eine Reparaturinstallation durchgeführt, doch die Abstürze treten weiterhin auf. Was kann ich tun?
Wenn Word instabil läuft, ist meist eine defekte Standardvorlagendatei schuld. Suchen Sie zunächst die Datei Normal.dot (Word bis Version 2003) beziehungsweise Normal.dotm (Word 2007/2010) auf Ihrer Festplatte und benennen Sie diese um, damit Sie sie wieder rekonstruieren können, falls sie den Fehler doch nicht verursacht haben sollte. Ihre persönlichen Stilvorlagen gehen dann nicht verloren. Unter Windows XP findet sie sich im Ordner „Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen“. Falls der Ordner „Anwendungsdaten“ versteckt ist, müssen Sie ihn im Windows-Explorer mit „Extras/Ordneroptionen/Ansicht/Alle Dateien und Ordner anzeigen“ sichtbar machen. Unter Windows 7 und Vista klicken Sie in der Taskleiste auf Start und geben im Suchfeld die Zeichenkette „%userprofile%\appdata\roaming\microsoft\templates“ ein und starten die Suche. Daraufhin erscheint der Ordner-Inhalt und mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Normal.dot beziehungsweise Normal.dotm können Sie die Datei übers Kontextmenü umbenennen oder löschen. Beim nächsten Start legt Word automatisch eine neue Datei mit Standard-Voreinstellungen an.
Wenn das den Fehler nicht behebt, ist wahrscheinlich ein verkorkster Registry-Eintrag für die Abstürze verantwortlich. Das Problem sollte sich dann durch Löschen des Word-Schlüssels Data beheben lassen. Beim nächsten Start legt Word dann einen neuen mit den Standardwerten an. Starten Sie den Registry-Editor und wählen Sie HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Word\Data aus, falls Sie Word 2010 einsetzen. Für andere Office-Versionen müssen Sie die Versionsnummer anpassen (2007: 12.0, 2003: 11.0, 2002: 10.0). Im Bearbeiten-Menü klicken Sie dann auf Löschen und bestätigen dies mit Ja.
Falls Word nach einem Neustart immer noch nicht ordnungsgemäß läuft, sollten Sie zusätzlich den Word-Schlüssel Options entfernen, den das Textprogramm ebenfalls automatisch wiederherstellt.
Defektes Dokument retten
Ich arbeite seit längerer Zeit an einem größeren Dokument mit vielen Grafiken und Tabellen. Jetzt lässt es sich nicht mehr öffnen und auch alle Reparaturversuche von Word sind gescheitert.
Sie können versuchen, das Dokument mit dem kostenlosen OpenOffice beziehungsweise dessen Abkömmling LibreOffice zu öffnen. Deren Import-Filter „übersehen“ manche Fehler in der Dateistruktur, an denen Word scheitert. Auf diese Weise haben wir schon etliche Word-Dateien gerettet. Diese sollten Sie danach unter anderem Namen wieder im Word-Format speichern. Auch wenn die Formatierung zum größten Teil erhalten bleibt, unterscheidet sich das Dokument in vielen Details, sodass man es noch nachbearbeiten muss. Das ist aber immerhin besser, als wieder ganz von vorne zu beginnen. ()
