Kosten- und Umweltaspekte haben Priorität beim Drucken

Jedes vierte Unternehmen plant seine Druck- und Kopierprozesse in den nächsten zwölf Monaten zu optimieren, um die dazugehörigen Kosten weiter zu senken, 64 Prozent haben das schon in den vergangenen zwei Jahren getan bzw. versucht. Entscheidungen zum Thema Managed Document Services (MDS), worunter Managed Print Services und Document Solutions verstanden werden, sind immer öfter Chefsache. Das sind die zentralen Ergebnisse der vom Research-Institut Loudhouse durchgeführten und von Kyocera Document Solutions in Auftrag gegebenen Studie "Managed Document Services (MDS) in Europa", bei der insgesamt 750 IT-Manager Auskunft zum Thema Druck- und Dokumentenmanagement in ihrem Unternehmen gaben.

Besonders erfreulich sind die Ergebnisse für Systemhäuser und Dienstleister: von den in Deutschland befragten Entscheidern gaben 73 Prozent an, demnächst eine Verbesserung der Abläufe in Angriff zu nehmen.

Damit gehören die deutschen Unternehmen zu den Vorreitern. Sie haben die Kontrolle der wesentlichen Kostentreiber in diesem Bereich in den letzten Jahren eher vernachlässigt. Häufig wurden die mit dem Druck- und Dokumentenmanagement verbundenen Kosten nicht ganzheitlich erfasst, in vielen Unternehmen bestimmen noch immer heterogene Gerätestrukturen die Situation. Das Ergebnis sind immense Zusatzkosten, hoher administrativer Aufwand und ineffizienter Service. Vor allem mittelständische Unternehmen planen in Deutschland in den nächsten ein bis zwei Jahren sowohl Managed Print Services als auch Document Solutions in ihre Prozesse zu integrieren.

Wer seinen Geschäftskunden entsprechende Lösungen anbieten will, sollte der Umfrage zur Folge vor allem Lösungen zur Archivierung und Kosten-Controlling im Angebot haben, denn die stehen derzeit im Fokus der Entscheider. Was die angebotene Lösung alles können muss, ist ebenfalls bekannt: 70 Prozent der Befragten erwarten von einem effizienten Dokumentenmanagement eine Senkung der Unternehmenskosten, 52 Prozent eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse, 47 Prozent eine bessere Kostentransparenz. Und ganz besonders wichtig für das bevorstehende Kundengespräch: Für 88 Prozent der Manager ist die Total Cost of Ownership (TCO) ein zentrales Kriterium für die Kaufentscheidung neuer IT-Solutions. Die Kunden erwarten ein Rundum-Sorglos-Paket: Neue Lösungen sollen für niedrigere Gesamtkosten bei besserer Kostentransparenz und -kontrolle sorgen und außerdem noch die Dokumentenmanagementprozesse optimieren.

Wenn es früher um die Optimierung von Dokumentenprozessen ging, handelte es sich oftmals um den Austausch der Hardwarekomponenten: Mitarbeiter mussten sich von ihren geliebten Tischdruckern verabschieden, Abteilungsgeräte wurden angeschafft, um dem unkontrollierten Druck ein Ende zu setzen. Da ist aber sicher noch mehr Einsparpotenzial zu holen: wie die Studie zeigt, geben die Firmen durchschnittlich 12 Prozent ihres IT-Budgets für Drucker- und Kopiererhardware, Betrieb und Services aus. Die Bedürfnisse der Unternehmen haben sich außerdem verändert. Mit Optimierung ist heute immer öfter die Implementierung von Softwarelösungen gemeint. Gefragt sind vor allem Lösungen für den Formulardruck (34 Prozent), das Monitoring (ebenfalls 34 Prozent) und für die automatischen Archivierung (33 Prozent). Die Geschäftskunden entscheiden sich bevorzugt für die Lösung, die die größte Automatisierung von Prozessen verspricht: 38 Prozent glauben, dass hier der Schlüssel zur größten Kostenreduktion liegt.

Deswegen wird inzwischen auch ganz genau hingeschaut, wie die Kyocera-Studie zeigt. Überließen die Unternehmen den Einkauf von Hard- und Software rund ums Drucken und Kopieren früher einfach der Abteilung, liegt die Entscheidung heute meist im oberen Management. Das Thema MDS wird in Europas Unternehmen heute als strategisch angesehen. Planung und Verwirklichung eines MDS-Konzepts übernimmt in den meisten Unternehmen heute der IT-Leiter (65 Prozent) oder der CIO (39 Prozent), in jedem fünften Unternehmen (21 Prozent) ist sogar der CEO involviert.

Es geht aber nicht nur darum, die Kosten weiter zu senken. Das Thema Nachhaltigkeit steht ebenfalls im Fokus. Jedes dritte Unternehmen will mit der Einführung einer neuen MDS-Strategie seine Klimabilanz verbessern. Ein geringerer Energieverbrauch (87 Prozent) und Abfallvermeidung (81 Prozent) stehen dabei im Vordergrund. Die sind gut für die Umwelt, senken die Kosten und steigern das Ansehen des Unternehmens.

Die Studie zeigt auch, wie Unternehmen bei der Implementierung von MDS üblicherweise vorgehen, nämlich in der Regel in zwei Schritten. Zunächst werden im Rahmen von Print Management die Druckkosten durch eine Optimierung der Gerätestruktur gesenkt, die Verfügbarkeit der Service-Qualität gesteigert und bessere Kostentransparenz geschaffen. Im zweiten Schritt führen Unternehmen intelligente Document Solutions ein, wie beispielsweise automatisierte Archivierungs- und Weiterleitungsroutinen oder auch automatisierten Formular und Rechnungsdruck. Den zweiten Schritt hat bisher allerdings erst jedes dritte Unternehmen voll zogen, das Kundenpotenzial für Händler und Hersteller ist also noch sehr groß. (map)