Keine Sonderregeln für Außendienstmitarbeiter
Außendienstmitarbeiter sind zweifelsohne viel unterwegs und ein Fahrtenbuch zu führen, kann da ganz schön aufwendig werden. Dennoch dürfen die Mindestangaben darin nicht fehlen.
Der Gesetzgeber kennt keine Gnade: Wer ein Fahrtenbuch führt, muss alle vorgeschriebenen Angaben machen, sonst kann das Finanzamt die Anerkennung verweigern. Das hat der Bundesfinanzhof in einem aktuellen Urteil bestätigt (vom 13.11.2012, VI R 3/12).
Geklagt hatte ein angestellter Versicherungskaufmann, dem sein Arbeitgeber den Firmen-Pkw auch für private Zwecke überließ. Der Arbeitgeber versteuerte den Sachbezug aus der Dienstwagenüberlassung auf Basis der 1%-Regelung. Der Arbeitnehmer wollte im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung allerdings die Anerkennung und Besteuerung der tatsächlich entstandenen Fahrzeugkosten auf Basis des von ihm geführten Fahrtenbuchs durchsetzen. Dieses bestand aus handschriftlich geführten Aufzeichnungen sowie einer Anlage mit ergänzenden Erläuterungen. Die handschriftlichen Grundaufzeichnungen umfassten fortlaufend die Fahrten nach Datum, Uhrzeit, Kilometerständen und gefahrenen Kilometern. Bei Reiseroute und Ziel war allerdings jeweils nur das Wort "Außendienst" vermerkt. Die fehlenden Details zu besuchten Personen, Firmen oder Behörden waren im Fahrtenbuch nicht vermerkt, sondern nur in den ergänzenden Erläuterungen zu finden. Dabei handelte es sich um den Ausdrucks des vom Arbeitgeber elektronisch geführten Terminkalenders. Hier wurden Name und Adresse der jeweils aufgesuchten Kunden sowie Datum und Uhrzeit des Besuchs genannt.
Das genügte dem Finanzamt jedoch nicht, es lehnte die Anerkennung dieses zweigeteilten Fahrtenbuchs ab, weil es nicht den Vorschriften entsprach. Dagegen klagte der Arbeitnehmer. Er erklärte, dass ausschließlich im Außendienst gearbeitet und täglich mehrere Kunden besucht habe. Da er regelmäßig beruflich bedingt große Strecken mit unterschiedlichen Reisezielen zurücklege, müsse es in diesen Fällen doch genügen, nur anzugeben, welche Kunden er wo genau besucht hat. Diese Fahrten seien auch täglich und fortlaufend von ihm im Fahrtenbuch erfasst worden. Aufgrund der vielen Termine seien die Details in einer getrennten und vom Arbeitgeber erstellten Liste geführt worden. Diese sei auf Basis des Terminkalenders vom Arbeitgeber geführt und vom Kläger nicht veränderbar gewesen. Daher genüge diese Umsetzung den Vorschriften durchaus, so der Versicherungskaufmann.
Das sah zunächst auch das zuständige Finanzgericht so und gab der Klage statt. Doch dieses Urteil wurde vom Bundesfinanzhof jetzt kassiert. Wie die Richter erklärten, sei der geldwerte Vorteil für die private Nutzung des Fahrzeugs auch in diesem Fall nach der 1%-Regelung zu bewerten, da das Verhältnis der privaten Fahrten zu den Dienstfahrten nicht durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden konnte.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch müsse zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen. Grundsätzlich müssen dafür nicht nur Datum und Fahrtziel, sondern auch die Namen der Geschäftspartner bzw. der konkrete Reisegrund aufgeführt werden – und zwar in jedem einzelnen Fall. Zwar könne zum Abschluss einer beruflichen Reise der erreichte Gesamtkilometerstand erfasst werden, dennoch sind die einzelnen Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufzuführen, in der sie aufgesucht worden sind, so die Regel.
In diesem Fall seien die Fahrten aber nicht entsprechend wiedergegeben, insbesondere fehlen Angaben zu den Ausgangs- und Endpunkten der jeweiligen Fahrten, auch die einzelnen Geschäftspartner werden nicht genannt. Dabei handle es such aber um "unverzichtbare Angaben", so die Richter. Daher genüge es nicht, wenn im Fahrtenbuch nur allgemein und pauschal von "Dienstfahrten" die Rede ist. Die fehlenden Mindestangaben können auch nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden. Das gelte auch für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders. Somit liege in solchen Fällen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor. (gs)
