Malen nach Zahlen - Die Rechenkünste das Adobe-Webshops
"Buchhaltung" ist für Gewerbetreibende eine oft lästige Pflicht. Doch wer hier schlampt, bekommt Ärger mit dem Finanzamt. Fiskalisch korrekte Belege sind das Fundament einer ordentlichen Buchführung - doch was tun, wenn der Lieferant hier schlampt?
Als Inhaber einer Werbeagentur schätzt Ralf Peter B. seit Jahren die graphischen Möglichkeiten, die ihm Adobes Creative Suite bietet. Weniger begeistert ist er allerdings seit einigen Monaten von den mathematischen Fähigkeiten der Firma Adobe – doch der Reihe nach: Der Ärger begann, als der Firmenboss am 21. Juli ein Update für die in seinem Betrieb eingesetzte Software im Adobe-Online-Shop bestellte. Das Update für die Mac-Version der "Adobe Creative Suite 3.3 Design Premium" sollte laut Shopsystem inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer 224,19 Euro kosten. Zusammen mit dem Software-Paket orderte Herr B. auch noch Handbücher für das neue Programm (CS3-Handbücher-Paket, 25,68 Euro) und für Fireworks CS3 (12,84 Euro). Für diese Druckwerke setzte das Shopsystem korrekt einen Mehrwertsteuersatz von sieben Prozent an. Hinzu kamen dann noch acht Euro Versandkosten. Laut Shopsystem sollte ihn die per Kreditkarte zu bezahlende Order insgesamt 272,78 Euro kosten.
Adobe schickte die Ware in zwei Häppchen: Am 29. Juli trudelte das Software-Update und das Fireworks-Handbuch ein, am 4. August kam dann als Versandkostenfreie Nachlieferung auch das CS3-Buch ins Haus. Adobe buchte von der Kreditkarte für die beiden Teillieferungen 246,20 Euro und 29,57 Euro ab, also zusammen 275,77 Euro statt der avisierten 272,78 Euro.
Rechenspielchen
Die drei zu viel abgebuchten Euro brachten Ralf Peter B. nicht aus der Ruhe, wohl aber die beiden mitgelieferten Zettel namens "Invoice": Adobe hatte sowohl beim Softwareupdate als auch beim ersten gelieferten Buch einen Mehrwertsteuersatz von 7 Prozent angegeben, der ausgewiesene Mehrwertsteuer belief sich aber auf 38,05 Euro. Die Rechnung für das nachgelieferte zweite Buch sollte dann plötzlich einen Mehrwertsteueranteil von 19 Prozent enthalten, doch auch hier stimmte der ausgewiesene Betrag nicht mit dem angegebenen Mehrwertsteuersatz überein.
Ralf Peter B. sah sofort "Rot", denn Unstimmigkeiten bei der Umsatzsteuer hatten ihm vor Jahren bereits eine Prüfung durch das Finanzamt eingetragen. Voller grauen erinnerte er sich noch an die Zeit, in der der amtliche Buchprüfer Beleg um Beleg in seinem Unternehmen unter die Lupe nahm und den Betrieb so für Tage "paralysierte". So etwas wollte er nie wieder erleben, weshalb er die fehlerhafte Rechnung unverzüglich bei Adobe reklamierte.
Das Adobe-Support-Team beruhigte den aufgebrachten Kunden: Die mitgelieferte "Invoice" sei gar keine Rechnung, sondern nur der Lieferschein. Die "offizielle" Rechnung werde bei Adobe generell erst vier bis sechs Wochen später per separater Post nachgeliefert. Halbwegs beruhigt widmete sich der Agenturchef wieder dem Tagesgeschäft.
Zahlenspiele
Am 22. August und am 15. September trudelten endlich die "richtigen" Rechungen ein. Doch brauchbar waren diese Papiere überhaupt nicht: Weder die Mehrwertsteuersätze für die gelieferte Ware noch die von Adobe berechneten Beträge stimmten. Egal wie viel Ralf Peter B. auch hin- und her rechnete, nie kam er auf das Geheimnis hinter der Adobe-Arithmetik.
Erbost bat er Adobe erneut um korrigierte Rechnungen. Schließlich geriet er durch die "Diskalkulie" des Grafiksoftwarespezialisten inzwischen in Verzug mit seiner turnusmäßig fälligen Umsatzsteuervoranmeldung. Die neuen Rechnungen erreichten ihn am 6. Oktober. Nun passten die Mehrwertsteuersätze, und durch wüste hin- und her Schiebereien bei den Versandkosten war es Adobe gelungen, den Gesamtrechnungsbetrag dem Abbuchungsbetrag von der Kreditkarte des Kunden anzupassen. Doch nach wie vor stimmten die ausgewiesenen Mehrwertsteuerbeträge nicht. Mit der Berechnung des im Online-Shop erteilten Auftrag hatten die Zahlen aber nach wie vor nichts zu tun.
Erneut bat der genervte Kunde Adobe um Rechnungskorrektur, doch das Unternehmen verwandelte die dringende Anfrage des Kunden in einen Internet-gestützten sogenannten "Support Case" und schob das Problem damit auf die "lange Bank". Notgedrungen wandte sich Ralf Peter B. an die c't-Redaktion. Ein Weltunternehmen wie Adobe, so schrieb er uns, sollte doch in der Lage sein, eine fiskalisch und arithmetisch korrekte Rechnung auszustellen.
Kompliziete Buchhaltung?
Bei der Prüfung der vom Agenturchef an uns übermittelten Belege kamen wir aus dem Staunen gar nicht mehr heraus: Kein einziger Beleg war rechnerisch gesehen fehlerfrei. Bereits das Shopsystem "verrechnet" sich bei der Ermittlung des Mehrwertsteueranteils und "vergisst", den Steueranteil für die Versandkosten anzugeben. Zudem weist Adobe auf allem Belegen die Mehrwertsteuer weder mathematisch noch fiskalisch korrekt aus.
Bei Produkten mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen sind diese gemäß den Vorschriften der Steuerbehörden nun mal getrennt auszuweisen – das sollte Adobe eigentlich wissen. Weiter Fehler, die die Steuerprüfung auf den Plan rufen können, finden sich auf den beiden offiziellen "Rechnungen" bei den Versandkosten: Adobe berücksichtigt diese gar nicht bei der Mehrwertsteuerberechnung. Zulässig ist das aber allenfalls, wenn reine Portokosten berechnet und auch als solche mit einem Mehrwertsteuersatz von "0 Prozent" ausgewiesen werden. Bei Versandkosten, die ja aus Porto-, Verpackungs- Handling- und gegebenenfalls Versicherungskosten bestehen, sind immer 19 Prozent Mehrwertsteuer anzusetzen und auch auszuweisen. Zu guter letzt passt dann auch noch der auf der letzten Rechnung angegebene Betrag nicht zu dem, den sich Adobe von der Kreditkarte des Kunden geholt hat. Rechnungschaos pur, und das bei einem international aufgestellten Unternehmen mit Weltruf – das darf doch eigentlich nicht sein.
Nachgefragt
Wir baten deshalb Christoph Sahner, Pressesprecher Adobe Deutschland, und zu erklären warum der Webshop von Adobe im Fall der Bestellung von Ralf Peter B. solch ein Chaos angerichtet hat und warum Adobe trotz mehrfacher Beschwerde des Kunden bis heute nicht in der Lage ist, dem Kunden eine rechnerisch und fiskalisch einwandfreie Rechnung zu übermitteln.
Hier seine Stellungnahme: "Der beschriebene Sachverhalt ist für unseren Kunden ärgerlich und widerspricht unseren Qualitätsansprüchen, weshalb wir uns zuallererst bei Herrn Ralf Peter B. für seine Unanehmlichkeiten entschuldigen. Unsere Kollegen vom Adobe Store haben uns versichert, dass eine korrekte Fassung der Rechnung an ihn unterwegs ist.
Die ursprüngliche Ursache liegt in der unglücklichen Verkettung zweier Faktoren. Einerseits war der Produktidentifikationsnummer eine falsche Mehrwertsteuerinformation zugeordnet, andererseits verteilte sich die Bestellung auf zwei Lieferungen. Letzteres kommt sehr selten vor, weshalb ein Fehler im Shopsystem bei der Zuordnung und Darstellung der Versandkosten auf zwei Lieferungen bis zu diesem Zeitpunkt nicht auffällig geworden war. In der Folge wurden Rechnungen erstellt, in denen die Mehrwertsteuer nicht richtig ausgewiesen war und gleichzeitig die auf zwei Rechnungen verteilten Versandkosten inkorrekt dargestellt wurden.
Die Fehler wurden zeitnah identifiziert und behoben und wir haben bei unseren Recherchen zu diesem Fall keinen weiteren Kunden gefunden, bei dem das gleiche Problem aufgetreten ist.
Bei Herrn B. jedoch wurden leider nochmals fehlerhafte Rechnungen erstellt, weil die von der kaufmännischen Software korrekt vollzogenen weiteren Prozessschritte auf doppelt fehlerhaften Daten beruhte. Da diese Software automatisiert buchhalterische und steuerliche Aspekte berücksichtigt, gestaltet sich die nachträgliche Korrektur zugrundeliegender Daten als schwierig. Warum in diesem besondern Fall die Rechnungen vor dem Versand nicht nochmals gesondert überprüft wurden, wird gegenwärtig noch eruiert. Dass hierbei unser Qualitätsmanagement nicht gegriffen hat, dafür möchten wir uns nochmals entschuldigen."
Epilog
Tatsächlich trudelte bei Ralf Peter B. am 23. Oktober ein Bries von Adobe aus England ein. Darin: Zwei Rechnungen über zusammen 272,88 Euro. Die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze waren nun wenn auch etwas unorthodox, aber doch immerhin ausgewiesen. Der Rechnung für die reine Buchlieferung hatte Adobe nun einen Versandkostenanteil von 85 Cent zugeweisen und den Gesamtrechnungsbetrag von 24,85 Euro mit sieben Prozent Mehrwertsteuer beaufschlagt – was fiskalisch durchaus zulässig ist.
Die zweite Rechnung für die Software und das zweite Handbuch könnte überpingelege Buchprüfer allerdings schon zu einer Nachfrage ermutigen: Adobe hat hier die Versandkosten anteilig auf die beiden Warengruppen verteilt und die Teile mal mit sieben, mal mit 19 Prozent Mehrwertsteuer beaufschlagt. Kreativ, aber nicht ganz im Sinne der Finanzbehörden.
Was Ralf Peter B. allerdings mehr verstörte, war die Gesamtsumme der Rechnungen: Gezahlt hatte er an Adobe 275,77 Euro, nun lag ihm fiskalisch verwertbare Rechnungen über zusammen 272,78 Euro vor. Fehlt also noch ein Beleg über die verbleibenden 2,99 Euro. Des Rätsels Lösung entdeckte er bei der Durchsicht seiner Kreditkartenabrechnung: Adobe hatte den Differenzbetrag stillschweigend am 2. Oktober gutgeschrieben.
Ende gut, alles gut? Für Ralf Peter B. ist die Welt nun zumindest "fiskalisch" wieder im Lot. Er kann endlich die lange überfällige Umsatzsteuervoranmeldung auf den Weg bringen und sich wieder mit ganzer Kraft seiner Firma widmen. Etwas irritiert ist der Werbe-Profi allerdings von Adobes Kommunikations-Stil: Die Übermittlung der neuen Rechnungen und die Gutschrift auf dem Kreditkartenkonto erfolgte kommentarlos – erfolgreiche Kundenkommunikation sieht seiner Erfahrung nach anders aus. (gs)
